営業関連 2020.03.31

営業活動を効率化する方法とは？～事例から学ぶ効率化のポイント～

営業活動は昔から残業が多い、労働時間が長いといった問題が指摘されてきました。

成熟した市場において経済成長が鈍化傾向にあるいま、これまでのような人海戦術型の営業スタイルは通用しなくなってきています。

「働き方改革」の要請のもと、あらゆる企業でホワイトカラーの生産性を向上させるための営業活動の効率化が求められており、人口減少時代の到来見込みがこの傾向に拍車をかけています。

今回は、営業活動を効率化する方法について考えます。まず効率化したほうがいい理由を解説し、次に効率化するさまざまな方法を事例とともに紹介します。

最後に、自社に合う営業活動の効率化方法を探すときに留意すべきポイントについて説明します。

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営業活動を効率化したほうがいい理由

企業が利益追求を使命とする以上、営業活動を効率化した方がいい理由の筆頭は、まずもって生産性向上による収益拡大です。

ただ、営業活動の効率化は、収益拡大以外にもさまざまなメリットを企業にもたらします。ここでは、それらを具体的に見ていきましょう。

 

売上UPにつながる

市場が飽和状態に向かうのに合わせて、営業活動の手法も変化しています。これまでの説得型から提案型へ、そして近年では顧客の課題を解決するための情報提供をも含んだ提案を行う「ソリューション営業」が増えてきました。

ただし、心理学における「単純接触効果」を持ち出すまでもなく、顧客との接触の機会が多いほど好感を呼び、成約の可能性が高まるという現実は変わりません。

メールや電話を使って営業活動を効率化して、1回でも多く顧客との接点を増やすことを考えましょう。そして、効率化によって生まれる時間を新たな顧客開拓のために使えばそれだけ商談の機会も増え、結果的に売上UPにつながる可能性が高まります。

 

営業の質が向上する

営業活動の効率化により、新たに使えるようになった時間を営業の質を高めることに使うことができるようになります。

特に近年見られるようになってきたソリューション営業は、ヒアリングや商談の中から顧客のニーズをくみ取り、課題を見つけて、その解決手段を提示していく手法を採ります。

営業活動を効率化することで削減できた時間を、リアルタイムでの顧客対応やこれまでの営業活動における課題を洗い出し、顧客への新しい提案を考えるなど今後の営業戦略を練ることに使うことができれば、営業の質を高められるでしょう。

 

営業マンの負担軽減

営業マンの仕事を端的に言えば、契約を取ってくることです。この「契約を取ってくること」から我々がイメージするのは通常、商談に関する一連の「外回り」の営業活動、つまりアポイントを取った顧客のもとを訪問し、商品説明を行い、契約を獲ってくることではないでしょうか。

しかし、営業マンの仕事はこのような「外回り」の営業活動だけではありません。顧客リストの作成・提案書の作成に始まり、顧客からのリアルタイムの依頼・要望に対処することなど、社内でも処理すべきさまざまな仕事があります。

営業活動の効率化により、このような多岐にわたる活動を行う営業マンの負担を軽減することができます。

たとえば、メール営業を自動化して顧客を獲得するためのツールを導入すれば、効率的に顧客を獲得・管理ができるようになります。アポ獲得に関する業務を自動化することで、業務時間の削減とアポイント獲得という心理的プレッシャーの強い業務における営業マンの精神的負担を軽減できるでしょう。

 

人件費の削減

営業活動には莫大な人件費がかかります。特に、これまでのように人員をつぎ込み足で稼ぐ営業手法では効率が悪く、労働時間が長くなることが避けられませんでした。

そこで、ツールを活用することで営業活動を効率化して、人件費の削減を図りましょう。

たとえば、ツールを活用した問合せフォーム営業を導入すれば、アポイント取りから営業を掛けたい企業のHPのお問合せフォームへの自動入力、さらに営業リストの作成までを自動化できるので、大幅な業務時間の削減が見込めます。営業マンの長時間労働と残業が抑制できるので、人件費の削減が達成できるでしょう。

営業活動の効率化は残業を減らすだけでなく、営業マンの従業員満足度を向上させるので、人材の定着率を高めます。結果として新しい人材を雇う必要がなくなるので、人件費の削減が実現します。

 

営業効率化には「ツール」の導入が必要不可欠？

前章で触れたとおり、営業の効率化にはツールの活用が必要不可欠といえるでしょう。

もちろん、営業フローの見直しなど、日々の行動を改めて効率化を図ることも重要ではありますが、「ツールを活用して、営業活動を一部自動化する」ということが一番効果的であるといえるでしょう。

ちなみに、具体的にツールとは、「メール配信ツール」や「リスト作成ツール」のことを指します。

次章では、こういったツールを活用し、営業の効率化に成功した事例を見ていきましょう。

 

＜事例紹介＞営業を効率化する方法とは？

営業の効率化は、実際のビジネスの現場においてどのように図られているのでしょうか。ツールを活用して営業を効率化する方法を見ていきましょう。ツールにもさまざまありますが、ここでは4つの事例をご紹介します。

 

＜事例①＞メール配信ツールを活用して効率化

B社は、A社のメール配信ツールを導入することでアポイント獲得数を向上させ、営業の効率化を実現しています。

A社のメール配信ツールは、作成されたリストをもとにクリック1つでメールを自動配信できます。

A社のメール配信ツールの自動入力・自動送信機能の簡便さと、テレアポ代行など他のツールに比べたときの費用対効果の高さも導入の決め手になりました。

1日最大で1,000通、1ヶ月にすると2万通もの数のメール送信が見込め、最低ラインの0.1%のアポイント獲得だったとしても20社は取れる、とB社では見ています。

 

 ＜事例②＞リスト作成ツールを活用して効率化

次は、U社のリスト作成ツールを活用して営業の効率化を実現させたT社の事例をご紹介します。それまでのT社ではリスト作成のために試行錯誤しましたが、うまくいきませんでした。

膨大な時間を費やして全て手作業で作成してみたものの精度の低いリストしか作成できない、名簿業者への依頼の際には入手に何万円もの代金を請求されたといったこともあったそうです。

U社のリスト作成ツールは、起動しておくだけで企業情報データを自動で収集してくれます。このリスト作成ツールは、幅広いサイトからデータを収集でき、かつ情報の精度が高いという利点があります。

ツールで作成したリストをもとに営業メールを送信したところ、T社のウェブサイトへのアクセスが増加し、問い合わせの件数も増えたということです。

操作の容易さ、充実したサポート体制、そして1件当たりの費用の安さも合わせて考えると、営業の効率化の効果は大きく、T社では今後収集した企業情報データを活用してテレアポを行うことを検討しているそうです。

 

＜事例③＞オンライン商談ツールを活用して効率化

Y社は、iPadを活用したPOS-レジシステムの開発を手掛け、そのシステムを主に飲食・美容系のサービス産業に向けて提供している会社です。当初は電話やメールでの営業を行っていましたが、B社のオンライン商談ツールを活用することで営業の効率化を図ることに成功しています。

このツールを活用することの最大のメリットは、移動時間やメール作成にかかる時間が削減できることです。削減できた時間を、何よりもまず顧客との対話を通じた関係づくりに使うことができます。実際に1商談における所要時間の短縮効果は1/5であり、社内にいてこれらが全て完結するので、浮いた時間をメール作成や架電といった頻度の高い業務に充てることも可能にしています。

移動時間からの解放は、これまでは物理的・時間的に訪問が難しく営業を掛けることができなかった地域への商圏の拡大をもたらしました。オンライン商談ツールであれば、遠く離れた顧客へのアプローチを容易にするだけでなく、顧客が忙しいときでも短時間、場合によっては5分～10分という時間でのサービスの提案にも躊躇なく取り組むことができます。

 

＜事例④＞顧客管理システムを活用して効率化

P社は、U社の顧客管理システムを活用して営業の効率化を実現しました。それまでは営業訪問ルート作成に毎日1〜2時間を要していたのですが、U社の顧客管理システムに備わっている顧客情報と地図を組み合わせたツールを使って訪問ルートを作成することで、5分～10分に大幅短縮されました。

また、自社が設置したい駐車場候補地が見つかったらその場で即物件登録することで紙の地図が不要になり、これまで訪問前の計画に費やしていた時間とその煩雑さから解放される効果もありました。

このように訪問前と外回りの営業活動における業務の効率化によって、帰社後の事務作業も大幅に軽減されたこともあり、現場からの報告がスムーズに伝わるようになりました。今では、営業部内の業務連携の効率が高められ、訪問件数が大きく増加できていると言います。

 

自社に合う営業活動の効率化方法を探すには？

営業活動を効率化するといっても各企業によって抱える課題はさまざまですし、その課題に対応した営業活動を効率化させるツールもいろいろあります。

ここでは、自社に合う営業活動の効率化方法を探すためにまずおさえておくべきことに触れ、次にツールの導入をする場合に気をつけるべきことを解説します。

 

現状の課題を洗い出す

営業活動と一言でいっても、商談開始とクロージングはもちろん、顧客リストの作成・アポ獲得・顧客への提案資料の作成・上司への報告など、そこにはさまざまな業務があります。自社の状況を分析することなしに、やみくもに「営業活動を効率化しよう」と掛け声を挙げてツールを導入してみても、効果が上がらないばかりか却って余計な仕事が増えてしまうことにもなりかねません。

営業活動を効率化するときに最初に取り掛かるべきことは、自社の営業が今どのように業務に取り組んでいて、どの段階のいかなる作業に躓いているのかを明らかにすること、つまり、 現状の課題を洗い出すことです。

たとえば多くの場合、顧客獲得のためのリスト作成は営業活動の準備段階であるにもかかわらず、時間が掛かり、その管理も手間を要するやっかいな業務です。

自社の現状がこの段階に時間と人員を取られていて、その後の営業活動に滞りが生じていると判断できるならば、ツールの導入を含め効率化の手段を講じることを考えるべきでしょう。

また、商談は売上に直結するという意味で、営業活動における本丸です。費用と距離の問題で顧客との対面でのコンタクトの困難さが商談の機会を奪っていると考えられるならば、これを改善する方法を探ることは当然です。

このように、営業活動における課題は営業チームによって異なります。営業活動における現状の課題を洗い出すことができて初めて、営業活動を効率化するうえで自社にふさわしいツールの選択が可能になるでしょう。

 

目標を明確にしておく

営業活動における課題が明らかになったら、次はその課題を克服してどのくらい効率化したいのかについて、具体的な目標を明確にすることが重要です。目標を明確にすることでこれを可視化でき、営業チーム内で共有できるので、効率化がどの程度達成できたのか、いつ誰がどの段階で躓いたのかがはっきりします。

具体的な目標としては、KPI（重要業績評価指標）の活用が有効です。KPIには訪問件数・受注件数・受注率などがあり、これらの数値がどの程度達成できているかを数値化することで、目標に対しての現在の進み具合がひと目で判ります。

自社の現状における課題の克服に必要なKPIを設定することで効率化の達成度を測り、マネージャーとメンバーとが共通した客観的な指標を持つことができるので、その後の具体的な営業プランの立案が容易になります。

また、KPIは目標に向けた過程における改善点を明らかにする効果もあるので、PDCAサイクルの効率化が期待できるでしょう。

 

ツール・システムを導入する場合は導入実績を参考にする

営業活動を効率化させる最も効果的な方法がツール・システムの導入です。自社の現状の課題を洗い出し、KPIなど客観的な指標を用いて効率化のための具体的な達成目標を立てたら、次はどのツール・システムを導入するかを決めることになります。

ツール・システムの選択にあたっては、システムを提供する会社が明らかにしている導入実績を参考にしましょう。参考にする際は、過去にどのような業種が導入したことがあるのか確認するようにしましょう。同業種が活用していれば、自社で活用できるかどうかのある程度の目星がつけられます。

また、各企業が導入したツールをどのくらいの期間続けて使用しているかという「ツール継続率」を確認しておくことで、そのツールの信頼度や中長期的な使い勝手の良さを事前に判断することができるでしょう。

ツール・システムの導入にはコストが伴います。また、システムはいったん導入したら継続的に使用していくものですので、長いつきあいになります。

システムの選択に際しては、ベンダーに対して率直に疑問点を投げかけ、こちらの問いに真摯に答える姿勢を持っているかといった企業マインドを探ることも大切です。

 

営業の効率化を実現！「APOLLO SALES」

営業の効率化を図ることができるツールは数多くありますが、その中でぜひ導入していただきたいのが「APOLLO SALES（アポロセールス）」です。

APOLLO SALESは、「自動アポ獲得ツール」で、営業リストの作成からアプローチというアポ獲得における一連の流れを自動化することができます。

営業リストの作成では、アプローチしたい企業の特徴（条件）を指定するだけで、インターネット上の企業情報からリストを自動作成。営業リスト作成の手間が省けるため、大幅な効率化が期待できるでしょう。

さらに、そのリストをもとに自動でメールまたは、お問い合わせフォーム投稿でアプローチ可能です。

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まとめ

この記事では、営業活動を効率化する方法について解説してきました。近年は、働き方改革や人口減少によって営業活動の効率化は企業の規模や業種を問わず最重要経営課題になっています。

企業にとって厳しい時代にあって、自社にふさわしいツール・システムを導入することで業績を上げている企業も少なくありません。

営業活動の効率化を考えている担当者の方は、本記事を参考にして自社の営業課題にふさわしいツール・システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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