営業関連 2019.01.22

BtoB企業のテレアポ営業を成功させるために必要な準備とは

企業活動の中心にある営業活動、その中でも新規開拓営業は多くの労力が必要である上に、売り上げ増や企業の活力維持のために欠かせない活動です。

BtoB企業でも、新規開拓営業の主流となる営業手法は現在もテレアポ営業（電話営業）です。

テレアポ営業には人手も時間もかかりますし、投入するリソースに見合う結果を得るためには、少しでも効率を上げる工夫が必要です。

テレアポ営業でよい成果を上げるために用意しておく準備、注意すべき点、そして営業効率を格段に上げるツールについてご紹介します。

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BtoB企業のテレアポ営業は難しい

BtoB企業に限らず、営業活動の中でも新規開拓営業には必ずといっていいほど多大な労力が掛かります。

既存顧客のクレーム対処よりもしんどいと感ずる営業担当者も少なくないはずです。

しかし、既存取引先に対して新たな提案を行って取引の幅を拡大することができても、売り上げはいずれ頭打ちになります。

また、売り上げが既存顧客に頼りっぱなしになってしまうのは経営リスクの観点からも問題です。

営業力の低下は売り上げ減だけでなく、既存顧客に対するフォロー力まで低下させることにつながりかねません。

そこで、新規顧客獲得のために、あらゆる営業手法の中でもテレアポ営業を採用するBtoB企業が多いでしょう。

新規顧客との取引は、新しい顧客の注文が思わぬニーズの発見につながることもあり、企業活動の幅を広げてくれます。

新規開拓営業は、どのチャネルを用いるにせよ、いずれもターゲットとなる企業のリストを用意して、順次アプローチしてアポイント獲得を図ります。

アポが取れた後はヒアリング、提案という流れで商談に入っていきますが、営業フェーズが進むにつれて顧客は絞り込まれていきます。

このため、成約に必要なアポイント数は多く、そのアポイントを揃えるためにアプローチしなければならない件数はさらに多くなります。

アプローチに電話を用いるテレアポでは、同時に電話をかけることができるのは当然ひとりにつき1本です。

このため、成約に至るのに十分な件数のアポイントを得るためには、膨大な作業時間を費やして電話をかけ続ける必要があります。

BtoB企業に限らず、営業リソース不足がテレアポ営業を難しいものにしている原因の一つです。

また、テレアポ営業には多くの人手に加えて独特のノウハウも必要です。

このため、自社でテレアポを実施する余裕のない企業向けにテレアポの代行を請け負う業者も存在します。

代行のサービス範囲は様々で架電リストやトークスクリプトを持ち込み、架電のみを請け負う場合もありますし、対象営業範囲を伝え、商品やサービスについてのヒアリングを受ければリストとトークスクリプトを作成してアポイント結果を納品してくれるといった部分までカバーする業者も存在します。

 

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アポ獲得に向けて必要なテレアポ営業の準備

テレアポ営業を実施するにあたって事前に準備すべき事項について見ていきます。

 

トークスクリプト

1件電話をするごとに行き当たりばったりで会話を始めていては、必要なことが伝わらないことが多いばかりか、キーマンに電話をつないでもらうことも難しい（いわゆる「受付NG」）ので、あらかじめ「トークスクリプト」という台本を用意しておきます。

会話はおおむねこのトークスクリプトに沿って展開していくようにしますが、トークスクリプトをなぞることだけに夢中になってしまうとせっかくテレアポ営業を採用している意味がありません。

電話は相手とリアルタイムでコミュニケーションが取れる部分が最大の利点であるので、相手の反応をうまくすくい上げる必要があります。

立て板に水の調子でペラペラとしゃべってしまうと、商品やサービスの情報は相手の頭に入っていかないことに注意しましょう。

相手が言葉を発しようとしている場合に、断られてしまうのではないかと言葉をかぶせてしまうのは逆効果です。

断りの言葉に対して言葉をかぶせてもそれは断られる結果にしかつながりませんし、発しようとしている言葉が質問であった場合はせっかくの関心に水を差してしまいます。

相手の質問があったりして、会話がトークスクリプトを外れていくのは、相手が関心を持っている証拠ですのでトークスクリプトに固執することはないようにします。

トークスクリプトを作成する際は、商品やサービスの内容を簡潔に伝えられるように心がけましょう。

テレアポ営業の目的は商談ではなく、アポイント獲得ですのでだらだらと長い話は必要ありません。

会話の冒頭で相手にとっての具体的なメリットを提示することで受付を突破して担当者に回してもらえる確率も上がります。

冒頭15秒に商品・サービスのメリットを盛り込めるようにしてみます。

あまりにもカジュアルな調子は不信感をあおって受付NGにつながりますから気を付けましょう。

電話を続けていく過程で、トークスクリプトに問題を感じることも少なくありません。

積極的に見直してブラッシュアップしてください。

 

営業先リストの作成

テレアポ営業での順次架電にはまず営業先リストを用意する必要があります。

新規開拓営業を行う場合は社内の既存のリストや名刺を使用するのでは足りなくなることがあるため、何らかの形で外部からリストを手配します。

この際に重要なのが、”営業先リストの質”です。

営業先リスト上のデータが古いということは、まずあってはいけません。

掲載電話番号が古いためにそもそも営業先につながらないということが多くあると、当然全体の効率は悪くなります。

単純に時間をロスするということだけでなく、本質的でない部分での徒労感の積み重ねも、オペレーターが人間である以上効率低下につながってしまうのです。

逆に良質なリストは営業先に関する情報が正確で多く記されているものです。

例えば代表取締役をターゲットとして電話をかける場合「社長様いらっしゃいますでしょうか」という呼びかけと「代表の○○様はいらっしゃいますでしょうか」という名前を盛り込んだ呼びかけでは受付突破率に差が出ます。

アポイント獲得は多くの架電の積み重ねの結果ですから、1件当たりのわずかな確率の差がアポイント件数の差となって表れるのです。

リストを入手するにはリスティング業者からの購入やリスト作成ツールの利用などの方法があります。

リスト販売業者のデータは料金も品質も幅広く存在します。

営業先リストが自社の営業に適したものであるかどうかを確認するために、小ロットでの購入が可能であれば利用してみるのも一つの手です。

リスト作成ツールは自分の手元で好みの条件を設定してその場でリストを得らえるのがメリットです。

 

電話を掛けるタイミングの見極め

リストやトークスクリプトを用意できたとしても、営業先企業のキーマンが電話に出てくれなければ意味がありません。

そこで重要になるのが電話の時間帯です。大手企業の場合は午前中は会議などで電話に出てもらえない可能性が高いため、午後の時間を狙いましょう。

一方、中小企業の場合は、キーマンとなる人が多忙になりやすく、会議や外出が連続している可能性があります。会社に帰ってくる夕方ごろのタイミングを狙うと良いでしょう。

この他にも、営業先企業の業種によっては、忙しい時間帯や対応してもらいやすい時間帯にある程度傾向がみられる場合もあるでしょう。

準備した営業リストをもとに、企業の規模や業種などから電話のタイミングについても戦略を練っておき、テレアポ営業に備えましょう。

 

質問への回答の準備

首尾よく会話を続けることができ、相手が商品やサービスに関心を持った場合、多くは質問を受けることになります。

質問を受けた際にスムーズに回答することができなければ相手の興味を大きく削ぐことになってしまいます。

こういったことのないように、あらかじめ想定される質問集を用意しておきます。

もちろん、想定にない質問がくることも考えられますので、営業対象の商品・サービスについての知識は完全なものにしておく必要があります。

新しい質問を受けた場合は想定問答集にも反映させておきます。

同じ内容についてよく質問を受ける場合はトークスクリプトに反映することも検討しますが、トークスクリプトの肥大化には気を付けなければなりません。

また、いよいよクロージング、アポイントの日時調整となったときに空きスケジュールが把握できずにあたふたしてしまうと一気に信用が下がってしまいます。

アポイント日時の決定の際はこちらから具体的な選択肢が提示できるとスムーズに決まることが多いため、自分のスケジュールはきちんと目の前に広げておきましょう。

 

テレアポ営業はもう古い？！

ここまでテレアポ営業の注意点等について見てきましたが、新規開拓営業の手法として一般的であるテレアポも万能ではありません。

特殊詐欺の横行や個人情報保護意識の高まりによって、世の中全体で未知の相手からの電話に対する警戒感が強くなっています。

もちろん法人にはどちらも関係のない話ではありますが、個人レベルで強く刷り込まれている意識は受け手の姿勢に確実に影響を与えていて、電話営業を難しくする一因になっています。

また、電話そのものは相手の作業を強制的に中断させる側面を持っています。

このため、自分のタイミングで処理できるメールなどと異なり、ビジネススピードの感覚の異なる相手とのコミュニケーションが難しいという性質があります。

現在の企業は代表電話番号のほかにお問い合わせ専用のメールアドレスをもっていることがほとんどです。

このため、新規開拓営業のチャネルとしてメール営業を利用することも可能です。

メールによるアプローチでは、同報機能を利用することで多くの相手に対して一括メッセージ送信ができるというメリットがあります。

この性質によりメール営業はテレアポ営業と比較して同時間当たりのアプローチ可能件数は桁違いで多くなります。

テレアポ営業での受付突破の壁と同様に、メール営業ではメールの開封という高い壁があります。

その上、仮に開封されて本文が読まれても、アポイントに至るには相手が返信をしたり本文中URLをクリックしてフォーム入力する必要があったりと、能動的なアクションを起こす必要があります。

このため、アプローチに対してアポイントが得られるいわゆるアポイント率はテレアポ営業との比較では低くなります。

アプローチ可能件数で勝り、アポイント率では低いのですが、必要工数に対するアポイント件数ではメール営業の方が一般に有利です。

このため、テレアポ営業以外のアプローチが新規開拓営業の手法として採用されることも増えています。

 

APOLLO SALES（アポロセールス）でテレアポ要らず！

営業自動化ツール「APOLLO SALES（アポロセールス）」は営業先リストの作成、リストに対するアプローチ、有望見込み客の絞り込みまでを自動化するツールです。

シンプルな操作体系によるわずかな操作で有望見込み顧客リストを手にすることができるため営業リソースに限りがある企業には特に魅力的なツールといえます。

ユーザーはまず営業先となる企業の地域や業種等を指定します。

APOLLO SALES（アポロセールス）は指定された内容に基づいて数十万件以上の企業データベースから営業先のリストを作成します。

この企業データベースはインターネット上の公開データを営業リストとして最適化したもので、日々更新されているためユーザーは常に鮮度の高いデータに基づいた営業活動が可能です。

できた営業先リストに対してはユーザーの作成した商品やサービス、イベントなどのメール文を一括送信することができます。

送信方法としては企業の問い合わせメールアドレスへのメールのほかに、企業Webサイトに設けられたお問い合わせフォームへの入力を簡略化する機能も備わっています。

お問い合わせフォーム経由での送信はメールより本文が読まれる確率が高く、有効なアプローチ方法ですが、各企業のお問い合わせフォームの形がそれぞれ異なっているために自動入力には限界があります。

APOLLO SALES（アポロセールス）は企業サイトごとに異なるフォームに適切な入力を簡略化するために、コピー＆ペーストをスピーディにできる機能があります。

また、オプション機能では入力代行サービスを利用することもできるため、限りあるリソースを有効に使いたい場合には特におすすめです。

メール文の送信後はメールの開封チェックやメール文中のURLがクリックされたかどうかをチェックすることができます。

アプローチ先の行動をもとに関心度別でアプローチ先リストを絞り込むことで、ユーザーは手間をかけることがなく有望見込み客のリストを得られるのです。

営業職が本当に必要としているのはアプローチ先のリストではなく見込み顧客です。

アプローチ先から見込み顧客を掘り起こす作業はテレアポ営業に代表されるように忍耐を必要とする比較的単純な作業の繰り返しです。

メール営業で必要とされる多くの準備項目と人手をバイパスして自動営業を実現するAPOLLO SALES（アポロセールス）は低コストでの新規開拓営業を支援します。

 

まとめ

BtoB企業の新規開拓営業で主流となるテレアポ営業の準備と注意点などについて見てきました。

テレアポ営業ではリアルタイムで顧客候補の声を拾い上げられるという大きな利点がありますが、多くのコストもかかります。

アポを取ってからの提案以降が営業活動の中心であると考えれば、手法を変え、見込み顧客掘り起こしの部分をツールに任せることも一つの手です。

さまざまな営業手法を研究して低コスト高効率の営業活動を実現しましょう。

メール営業、お問い合わせフォーム営業であれば、APOLLO SALES（アポロセールス）が営業活動の大部分をサポートすることができます。

是非、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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