営業関連 2018.12.05

営業メールでアポイント獲得率を上げるには？

日々の営業活動で苦労されているという方は、珍しくないと思います。

営業リストの作成からアポの取り付けまで、契約の成立までは長い道のりがありますよね。インターネットが主流になってからは、営業メールを送付する事も大切な営業活動の一部になっています。

上手く営業メールを使いこなせれば心強い武器ですが、お客様から良い反応がなかなか得られずに悩まれている方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな営業メールでアポイント獲得率をアップさせるためのポイントをまとめてみました。

営業メールの基本からメール本文の構成やポイント、課題について掘り下げています。

最後には最近は何かと話題の人工知能（AI）を使った営業のお役立ちツールまでご紹介致します。

営業メールとは

営業メールとは、営業活動のために送る電子メールの事を指します。

通常の営業活動と同じように、お客様に商品を売り込んだり、商談のアポイントを取ったりする事が目的です。
営業メールの最大の特徴としては、電話や対面の営業とは異なって相手の時間や場所を気にせずに営業ができる点が挙げられます。

お客様のメールアドレスさえ分かれば、相手の都合が良い時間にメールを確認してもらえます。

メールでのアポイント獲得がおすすめな理由

メールでアポイント獲得がおすすめの理由は4つあります。以下に詳細をまとめで紹介します。

 

効率的な営業手法である

一般的に営業というと、テレアポや飛び込み営業を思い浮かべる方もいるでしょう。しかし、テレアポや飛び込み営業は、1件1件アプローチを行う必要があるため、費用と労力がかかるうえ、1日にアプローチできる件数も限られてしまいます。

 

一方、メールでのアポイント獲得は、1度に多くの企業にアプローチができるので非常に効率的な方法です。従来のコミュニケーションは1対1が基本ですが、メールを使うことで1対複数の情報発信ができます。メールは1度に10名でも100名でも送信することが可能で、メール配信システムを使用すれば10万人へ一斉に配信することができ、テレアポや飛び込み営業と比べて格段に効率が良い営業手法です。

 

また、テレアポや飛び込み営業は、相手の都合によっては断れてしまい、商品やサービスの良さを伝えることができずに終わるケースが多くありました。しかし、メールであれば相手のタイミングで開封してもらうことができるというメリットがあります。

 

さらに、メールは送信しても数秒で相手に届くのも良いところです。郵送の場合は1～2日のタイムラグが生まれますが、メールでは送信したら即座に相手のメールボックスに届きます。

 

人材不足の問題を解決

総務省統計局の調査によれば、日本の人口は2008年をピークに年々減少しています。したがって、労働人口も減少の一途をたどっており、企業は人材不足という課題に直面しています。中でも中小企業の人手不足は深刻です。企業が成長するためには、新規顧客の獲得は重要なことですが、人手不足によって営業に手が回っていない企業も多く存在します。

 

この人材不足の問題を解決する方法として、メールでアポイントの獲得を行うことは有効な手段です。人材不足でいつも悩まされている営業部門にとって、テレアポや飛び込み営業は多くの人員を必要とするため、容易に行える営業手段ではありません。一方、メール営業であれば、少ない人員でリード（見込み客）を獲得することができるため、少数精鋭の営業部門でも効率的に新規獲得に向けたアプローチを行うことができます。

 

また、メール営業は人件費のコストダウンや他の部署に人材を回すことができるため、導入によって人材不足の問題を解決できる可能性が出てきます。

 

相手が理解しやすい

人は、会話の内容を20％程度しか記憶できないそうです。そのため、テレアポのように口頭で内容を伝えられるよりも、文章で伝えられた方が理解しやすい傾向があります。さらに、聞き慣れない言葉が出てくる営業トークは、なおさら記憶できないでしょう。

 

また、営業の電話を受けた多くの人はメモを取っていませんので、テキストに残るメールで伝えた方が理解度は高まるでしょう。さらに、メール文章は何度も確認することができる特徴があります。口頭で伝えるだけでは、どこかで認識の齟齬が生まれてしまいますが、テキストに残ることで勘違いを防ぎ、情報を正確に伝えることができます。

 

担当者に直接アプローチできる

テレアポや飛び込み営業は、受付で断られるケースが多々あります。いくら商品を魅力的に説明しても「営業はお断りしています」と言われるケースや、うまく取り次げたとしても「担当者が不在のため改めて連絡ください」と伝えられケースなど、担当者にたどり着くことは非常に困難です。

 

一方、メール営業の場合は、「担当者に直接」アピールすることができるため、受付を突破する労力がかからなくて済みます。また、企業の問合せ全般を受け付けるメールアドレスは、お客様の声が届く可能性があるため、社長や役員など、会社の意思決定に重要なポジションの人物が閲覧している可能性もあります。会社のキーマンに商品やサービスを知ってもらうことができれば、成約してもらえる可能性も高くなるでしょう。

営業メールでアポイント獲得するコツ

営業メールを送付する上で押さえておくべきコツは何があるのでしょうか。

ただ闇雲に営業メールを送っていては、お客様から良い反応は返ってきません。

営業メールの構成や盛り込むべき内容、相手から反応が得られなかった場合の対処法を紹介します。

文章の構成を的確に行う

営業メールの肝は文章の構成です。

その中でも特に大切なのはメールのタイトルといえます。

それぞれポイントを見ていきましょう。

【タイトルについて】

Webページなどを閲覧していても、まず目に飛び込んでくるのはタイトルです。

同様に営業メールでもタイトルが一番重要です。

タイトルが魅力的でなければ、メール内容まで読んでくれるお客様はほとんどいません。

タイトルを見て必要としている情報が含まれていると感じれば、自然とメールの本文を読み進めます。

ではどのようなタイトルにすべきなのでしょうか。以下のルールを守ると良いタイトルに近づきます。

・タイトルは短いほど頭に入りやすい

・16文字ぐらいにまとめるのがベスト

営業メールのタイトルは長すぎても相手は本文を読もうと思いません。

限られた文字の中で相手に伝えたいことを端的にまとめましょう。

例文：【株式会社◯◯御中】〇〇の件に関して

【構成について】

続いては営業メール本文の構成についてです。

以下の構成をベースに営業メール本文を組み立てると、相手に内容が伝わりやすいです。

①挨拶・自己紹介
②用件
③メリット
④時間設定

挨拶の後にすぐに結論（用件）を入れているのがポイントです。

メールを読んでいる相手が、何を目的としているメールなのか迷わずに済みます。

「③メリット」では、なるべく内容に具体性を持たせると、文章に説得力が出ます。

営業メールの目的によってメールの情報量は異なりますが、なるべくコンパクトにまとめるように意識すると良いでしょう。

事例などなるべく詳しい情報を入れる

続いてのポイントはメールに「事例などなるべく詳しい情報を入れる」です。

ただここで気を付けて頂きたいのは、無理に情報を詰め込むのは避けたほうが良いという点です。

情報量が多すぎると、相手はメールを読むのに疲れてしまいます。

それを踏まえて以下の情報を入れましょう。

・相手が求めている情報を提示する
・相手のニーズに合った商品を紹介する

上記に具体例を添えると、より効果的です。

どうしても伝えたい情報が多くなる場合は、参考のURLを記載するなど工夫すると良いでしょう。

反応のない企業には再度送る

頑張って営業をしたのに全く反応が返ってこなかった。

これは全ての営業担当者が経験していると思います。

営業メールであれば尚更で、反応が無い事の方が圧倒的に多いです。

ポイントはこの反応が無い事をどう捉えるかです。

相手から返事がないからといって、すぐに「相手が必要としていない」と決めつけてしまうのはまだ早いです。

営業が得意でなかったり、営業を始めたばかりだったりすると、どうしても営業しない理由を探してしまいがちです。

「メールの返事がない」＝「必要としていない」と考えるのは楽かもしれませんが、お客様の意志を自分に都合よく決めるのは止めましょう。

まず、なぜ相手から反応がないのか考えてみましょう。

例えば以下の理由が考えられます。

・メール自体を読んでいない

・忙しくて返信していない

・メールを読んだが興味が湧かなかった

・金額があわなかった
・スペックが合わなかった
・競合他社の方が優位だった

理由を読んで気付かれた方も多いと思いますが、「営業を必要ない」と判断する以前のお客様も存在します。

「メール自体を読んでいない」場合がそれに該当します。

また返信を忘れている可能性もあります。

そのようなお客様に対して、何もしないのはビジネスチャンスを逃す事になります。

反応が無い相手に対しては再度アプローチする事を忘れないようにしましょう。

営業メールで発生する課題

営業メールを送付していると、いくつかの課題も出てくるはずです。

その中でも代表的な課題をここでは取り上げたいと思います。

少しでも営業メールの課題をクリアにしてしまいましょう。

【リードの数が伸び悩む】

営業メールの目的の一つにはリード獲得が挙げられると思います。

まずはリードという言葉について改めて復習しておきましょう。

リードとは：
英単語の「Lead」には「案内する、指揮する」という意味の他に、「きっかけ、先手、手がかり、糸口」という意味もあります。

営業などで用いられるマーケティング用語における「リード」は、「見込み客」という意味を表しています。

「見込み客」を増やせれば、商品の契約数も増加が期待できますよね。

営業メールはプッシュ型営業にあたります。

企業主体の営業スタイルで、プル型営業（顧客主体の営業）に比べると古くから使われている営業手法です。

営業メールでリードを増やすポイントになるのは以下の2点です。

①営業メールの送付先

②営業メールの送付内容

既にふれている内容も含まれていますね。

送付先はどこでも良いから送るのではなく、ある程度リストを精査しておきましょう。

上記2点でお客様からの印象は決まります。

相手にどのように思われたいかをよく考えて、特に「営業メールの送付内容」をブラッシュアップすると良いでしょう。

【お客様のニーズを上手く引き出せない】

営業メールにめでたく返答が来ても、ゴールはまだまだ先です。

お客様に商品に少し興味を持って頂いたら、お客様自身の口から明確なニーズを引き出さなければなりません。

商品を購入する事のメリットや理由を明確にする必要があります。

ここでよく失敗してしまいがちな例としては、お客様の課題やニーズをあまりヒアリングしようとせずに、自社の製品やサービスの情報ばかり伝えてしまうことです。

お客様がまだ必要としていないのに、一方的に多くの情報を渡してしまうとお客様は混乱してしまいます。

まずは焦らずにお客様との信頼関係を構築する事に注力しましょう。

商品を紹介したい気持ちを少しおさえて、「今お困りの事は何ですか？」など、お客様に声をかけてみましょう。

お客様から本音や真意を聞き出すことができれば、ゴールまで大きく前進したと言えるでしょう。

【クロージングで失敗してしまう】

「お客様と会話は弾むのに、いざ契約するとなると上手くいかない。」そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

クロージングに成功しなくては、今までの営業メールでの努力も報われません。

クロージングを上手にこなすためのコツをいくつかご紹介したいと思います。

①決断できない3つの理由をなくす

お客様が商品の購入を決断できない主な理由は以下の３つです。

1.より安い商品はないか
2.より良い商品がないか
3.この営業担当者を信じて平気か

これらの不安を解消する事で、お客様は決断がしやすくなります。

 

②クロージングのタイミングを見直す

クロージングを行うタイミングは特に決まっておらず、チャンスがあればいつ行っても平気です。

そのチャンスというのは、お客様が営業の話を聞いていて、「なるほど！」と納得した瞬間です。

しっかりと納得して商品を購入してくださったお客様は、製品を使い続けてくれる事が多いそうです。

クロージングのタイミング次第で、今後の売り上げも変わってきそうですね。

 

③テストクロージングを行う

営業初心者の方や、契約が取れずに苦戦している方にお勧めの方法です。

テストクロージングとは、お客様との商談で段階的に質問や確認をして、合意を得ながら話を進めるテクニックです。

「見積書にはご納得頂けましたか？」「それでは、〇〇日に書類を送付しますね。」など、こまめに確信して話をしてみましょう。

こうする事で相手が商品やサービスにどの程度興味を示しているのか、契約する気がどの程度あるのかを確認できます。

 

④.4 ABテストを行う

ABテストとは、特定の期間に文章の一部分を変更したものを2パターン用意して、どちらがより効果の高い成果を出せるのかを検証するテストのことです。ABテストを行うことで、メールの開封率や返信率が高まる効果が期待できます。テストは次の手順で行うと良いでしょう。

 

まず、ABテストをはじめる前に仮説を立てておきましょう。仮説もなく闇雲に変更するだけでは、ABテストを実施する意味がありません。ユーザーの心理に基づいたパターンの仮説を立て、従来のメール文章と1ヵ所に変更を加えた文章を用意します。

 

重要なのはABテストを実施する際は、1ヵ所だけ変更を行う点です。2ヵ所以上を同時に変えてしまうと、どちらの変更によって効果が出たのかが分析しづらくなってしまいます。したがって、焦らずに1ヵ所ずつテストを行いましょう。

 

このように小さな部分から改善を繰り返していき、最終的に訴求効果の高いメール文を送れるようにしていきましょう。

 

⑤PDCAを回す

PDCAとは、PLAN（計画）、 DO（実行）、 CHECK（検証）、 ACTION（改善）というサイクルを回すことで、課題の解決や状況の改善を図るうえで最も基本的な手法です。もともとは、工場製品の生産における品質管理や生産管理を円滑に進めるために考えられたものです。最後の ACTION（改善）までたどり着いたら、最初のPLAN（計画）に戻ってサイクルを繰り返します。PDCAサイクルの各項目のポイントは以下のとおりです。

 

・PLAN（計画）

過去の実績や将来の予測などを参照に業務計画を立てます。目標はできるだけシンプルで実現性が高いものにします。

 

・DO（実行）

計画に従って、業務を実行します。あとでCHECKできるように、活動内容を残しておきましょう。

 

・CHECK（検証）

計画通りに進んでいるか、目標がどこまで達成できているかを評価します。評価は数値で判断すると良いでしょう。

 

・ACTION（改善）

検証結果で見えた課題の解決策を考えて改善します。CHECKを見ながら、良かった点は継続して、悪かった点はどのように改善するかを考えていきましょう。

 

メール営業のPDCAは、「メール文章を考える→実際に送信してみる→返信や開封率の検証を行う→検証を元にメール文章の良し悪しを考える」というサイクルになります。重要なことはPDCAサイクルを止めずに回し続けることです。常にメール営業の効果を分析することで、より良いメール文章を作成できるようになり、営業メールでアポイントを獲得することができるようになるでしょう。

 

リスト作成やメール送信を自動で行う！

リスト作成にメールの送付、営業の活動はどれも骨が折れるものばかりです。

限られた時間で少しでも多くのお客様に営業をしてチャンスを掴みたい。

どの営業担当者もきっとそう考えるでしょう。

そこで、そんな営業活動を少しでも効率的に行うためのお勧めのツールをご紹介したいと思います。

今回ご紹介するのはAPOLLO SALES（アポロセールス）というツールです。

APOLLO SALES（アポロセールス）はリストの作成から営業メールの送付まで行ってくれる優れものです。

どのようなツールなのか詳しく見ていきましょう。

【APOLLO SALES（アポロセールス）について】

APOLLO SALES（アポロセールス）は、人工知能を用いた営業ツールです。

特にメールアプローチ機能が充実しているのが特徴です。

APOLLO SALES（アポロセールス）の機能の主なポイントを紹介します。

①企業リストの作成が容易
興味のある企業の条件を指定すれば、インターネット上にある企業情報からリストを作成します。

自動で企業リストの収集を行えるので、今までの情報収集の手間が無くなります。

②作成したリストに対して自動でアプローチ
作成した営業リストに対して自動でメール送信でき、企業ホームページのお問い合わせフォームへのアプローチが簡略化できます。

今までの人手によるアプローチの手間も削減できます。

さらに、アプローチ結果をスコアにして見える化し、テレアポの効率をぐっと向上させる事ができます。

③既存の営業リストを活用可能
既存の企業リストをCSV形式でインポートできます。

一度インポートしてしまえば、APOLLO SALES（アポロセールス）が自動で企業情報を取得し、これまでの営業活動との連携を行います。

④データベースは常に最新の状態
APOLLO SALES（アポロセールス）は日々Web上にある企業情報を読み込んでいるため、常に最新の企業リストに対してメールを送ることができます。

⑤営業の人材不足の解決に繋がる
営業人材が少ない、他の業務で忙しくて営業に手が回らないなどの悩みを抱えている企業は少なくはないと思います。

社員1人を雇うとなると、かなりの費用がかかってしまいます。

APOLLO SALES（アポロセールス）であれば、月額数万円～開始することができるため、あまり費用を掛けることのできない企業にもおすすめです。

【APOLLO SALES（アポロセールス）導入の効果一例（顧客の声）】
・効率的なリードの獲得が可能になりました。
・営業先のリストアップからDMの自動配信まで行えるので、限られたリソースでも新規受注を取れました。
・月に数十万のリスト作成を行うよりも、費用対効果が高いと感じています。
・やはり自分に工数がかからないのが大きな魅力です。
・リストを出してクリックするだけで1日最大1000通のメールを送れるので助かっています。
・ツール導入後のサポートが充実しており、顧客へのアプローチ数が圧倒的に増えました。
・DM開封の有無やURLをクリックしたかどうかも分かるので、クライアントの課題が数字で伝わるようになりました。
・よりニーズにあったアポイントに繋がると実感しています。

営業メールでアポイント獲得に困ったらこちら！

今回は営業手法の中の、「営業メール」について詳しくご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

ご紹介したいくつかのポイントをおさえれば、営業メールは心強い営業手段になるはずです。

また、APOLLO SALES（アポロセールス）を活用して、営業メールの送信を省くことができます。

ご興味いただけた方はぜひお問い合わせください。