営業関連 2019.01.22

電話営業でアポイントを取るためのコツや注意点

企業活動の中心にある営業活動、中でも新規開拓営業はとても重要です。

新規開拓営業は多くのマンパワーを必要とするためハードルは高いものですが、既存顧客へのフォローだけでは売り上げが先細りになる上、営業力も落ちていきます。

新規営業の顧客へのアプローチ方法もいろいろありますが、主流をなしているのは電話営業（テレアポ）です。

アプローチ先リストへひたすら電話をかけていく電話営業、技も力も必要です。

電話営業で少しでもアポイント率を高めるためのコツや気を付けておいたほうが良いこと、そして営業効率を高めるツールについてご紹介します。

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電話営業（テレアポ）をする理由

新規顧客に対する営業活動には”インバウンド型”と”アウトバウンド型”の2種の営業が考えられます。

インバウンド型は顧客側からのアプローチを中心に考えるものです。

自社の商品・サービスに興味を持った顧客からのお問い合わせ電話、お問い合わせメール、Webサイトに設けたフォームからのお問い合わせといった顧客側からの接触を起点とします。

待ち構えるだけで楽に見えるインバウンド営業ですが、実は顧客がニーズを感じて接触してくる際は目的や予算感がかなりカッチリと決まっており、提案の幅がそれほど広くないケースが多く見られます。

また、売り込みたい商品やサービスが全く新しいものであるなどで、世の中への認知度が低い場合、顧客（候補）がニーズを自覚することはなく、接触をしてくることもないため、インバウンド営業は成立しません。

アウトバウンド型は自社の商品・サービスについてまだ知らない、ニーズを感じていない相手（潜在顧客）に対してこちらから働きかけて営業活動を展開します。

ハードルは高くなるものの、潜在顧客の数という点では圧倒的に勝るために新規開拓営業ではアウトバウンドを中心に組み立てていく必要があります。

アウトバウンド型の営業は、潜在顧客へのアプローチの仕方で分類できます。

営業活動は潜在顧客から見込み客を掘り出し、アポイントを取ったうえでヒアリング、提案、商談と進んでいきますが、その過程で顧客は絞られていきます。

従って見込み顧客の掘り出しの段階では多数の潜在顧客にアプローチし、できるだけ多くの見込み顧客を獲得する必要があります。

アウトバウンド型の代表的な営業手法として、メール営業、電話営業（テレアポ）などが挙げられます。

メール営業では、ターゲットに商品やサービスの案内を送るメールアプローチは同報機能により一度に多数のターゲットにアプローチできるのが最大の利点です。

しかし、メール営業の課題は、メールが開封されにくいという点です。

アポイント率は電話営業（テレアポ）と比較すると桁単位で下がりますが、かかる人的リソースの比較では優位に立ちます。

企業へのアプローチに電話を利用するのが電話営業（テレアポ）です。

アプローチ先リストへ順に電話をかけ、商品やサービスに興味を持ってもらえた相手からとのアポイント獲得を目指します。

リアルタイムで相手と会話し、相手の反応を見ながら話を進めますので、営業職のスキルがアポイント率に大きく影響します。

同報機能が利用できるメール営業と比較するとアプローチ数に限界はありますが、個人の営業能力が高いほどアポイントにつながる可能性が高まるため、比較的高いアポイント率が見込めます。

 

 

電話営業（テレアポ）の準備をする

電話営業を行うのにも準備が必要です。

新規開拓時の電話営業で重要な要素が「トークスクリプト」と「顧客リスト」です。

それぞれの用意について見ていきます。

 

トークスクリプトを作成する

電話を次々にかけていくにあたって、1件ごとにその場で話す内容を考えながらかけていたのでは大変効率が悪くなります。

商品やサービスの案内をする上で言葉につまるようなことがあると、話を聞き続けてもらうことも難しくなります。

そのため、事前にトークスクリプトという台本を用意しておき、基本的にはその流れに沿って話を進めるようにします。

ただし、会話が続いていくようであれば、トークスクリプトの内容に固執することはありません。　

会話をする上でトークスクリプトを外れざるを得ない状態であるということは相手がこちらの話を聞き流さずに関心をもって聞いてくれているということです。

ですから、トークスクリプトを外れるのは歓迎すべき状況と考えましょう。

相手の反応に応じてこちらの話し方を変えていけるのがメールアポイントに対するテレアポの大きな利点ですので、スクリプトを外れた際の対応力も重要です。

そのためには営業対象となる商品やサービスについては最低限熟知しておきましょう。

電話営業（テレアポ）を進める上でたびたび同じ個所について質問を受ける場合や、相手の反応が悪い場合はトークスクリプトを順次見直します。

磨き上げられたトークスクリプトは電話営業（テレアポ）での大きな武器になります。

 

顧客リストを作成する

電話営業（テレアポ）を行う際は何らかの形で架電先のリストを用意する必要があります。

特にBtoBでは地域の電話番号に順次架電していくというのでは営業対象外となる相手が多すぎて全く現実的ではありません。

アプローチ先リストの質が悪い場合、電話番号が古くてつながらないなどで電話営業の効率は非常に悪くなります。

このようにリストの質は同じ作業時間で得られるアポイントの数を大きく左右しますので、質の良いアプローチ先リストが必要です。

リストの入手方法にもいろいろあります。

最も一般的な方法はリスト販売業者からの購入です。

業者リストは料金も質もさまざまであることから、地域を限定してみる、小ロットから試用してみるなどの方法で、自社の営業に適したリストであるかどうかを確認するのも有効です。

リスト作成ツールを利用することもできます。

リスト作成ツールは手元でリストの抽出条件を変えながら望む形のリストを得られるものが主流です。

リスト作成ツールはWebの自動巡回で得られたデータに提供元が独自のデータを加えたものを元データとしている場合が多く、比較的新鮮なデータが多いのも特徴です。

 

電話営業（テレアポ）コツ、注意点

準備を整えたら実際に電話をかけていきます。

個々の電話でのコツや注意点を見ていきます。

1件毎に注意点を意識して架電することで全体のアポイント率が上がります。

 

まずは受付突破を意識する

電話営業でまず苦しむのが「受付NG」です。

電話を最初に取った方の判断でキーマン（担当者）にまで電話がつながらずに「結構です」と断られてしまうケースが多々あります。

提案したい商品やサービスにどんなに自信があっても、受付を突破できなければ文字通り話になりません。

受付突破のためには相手にとっての具体的なメリットを提示することが大切です。

「仕入れコストを10%下げることができる」というように数値を含めるところまで具体化します。

ただしオープニングトークは受付突破が目的ですから長広舌は必要ありません。

無駄なく簡潔に、言い切りの形でメリットを伝えましょう。

最初の15秒だけでも具体的なメリットを盛り込むことは十分に可能です。

 

声のトーンや大きさに気をつける

営業職の印象、身だしなみの重要性については改めてご説明するまでもありません。

電話営業（テレアポ）では、声のトーン、大きさ、話し方が相手に与える印象の全てです。

意識しすぎて上ずってしまってはいけませんが、話し方もしっかり気を付けましょう。

電話営業（テレアポ）を受ける側から見ると、電話を受けることで現在の作業が強制的に中断させられており、少しでも早く切りたいと感じています。

その空気は電話口からもこちらに伝わってきますが、切られたくないと思うあまりに早口になってしまわないように注意しましょう。

相手はこれから話す商品やサービスについて何も知らない状態ですから、早口で情報をどんどん注がれても頭に入っていきません。

また、こちらの声が聞き取りにくくて、内容が相手に伝わっていない場合でも、それをわざわざ聞き返してくれることは少なく、そのまま流されてしまうことがほとんどです。

内容が相手にきちんと伝わるように、大きな声ではっきりと落ち着いて話すようにしましょう。

また、話を聞いてもらっている場合に、トークスクリプトをなぞるのに夢中になりすぎて、相手の質問をしたそうにしている雰囲気を聞き逃さないように注意します。

相手の発しようとしている言葉は断りの言葉かもしれません。

しかし、その断りの言葉を言わせないように自分の言葉を重ねたところで、結果はやはり断られることになります。

それより、相手の言葉を十分にすくい上げられるように注意しておくべきなのです。

 

クロージングの質を上げる

会話が進み、クロージングを迎える段階の詰めも大切です。

案内した内容に関心を持たれた場合、多くは商品やサービスについて質問を受けます。

想定される質問に対してはあらかじめ想定問答集を用意しておき、スムーズに回答できるようにしておきます。

多くのアプローチ先から繰り返しされる質問であれば、トークスクリプトにフィードバックすることも検討する必要がありますが、トークスクリプトが肥大化しすぎるのも問題ですので気を付けます。

電話営業（テレアポ）の段階の目的は商談ではなく、あくまでもアポイント獲得ですので話を欲張るあまりに長くなりすぎないように注意します。

面談の日時を決める際には相手にあれこれ考えさせるように完全に丸投げするよりは、こちらからある程度選択肢を絞って提案したほうが話がスムーズに進みやすくなります。

また、日時決定の際に自分でスケジュールがわからずに、対応に手間取ってしまうとスタート段階で相手の信頼を大きく損ねてしまいます。

せっかく取ったアポイントを5分アポに終わらせてしまわないためにも、スケジュール表は目の前に大きく広げておくようにします。

 

実は電話営業（テレアポ）は古い？！

ここまでは電話営業（テレアポ）による新規開拓営業についてご紹介しました。

電話営業（テレアポ）は広く行われている営業手法ではありますが、1本1本電話をかけていくという性質上、契約を得るのに十分な数のアポイントを得るために必要な作業時間は非常に大きなものです。

営業職の稼働時間に余裕のない場合は採用しづらい形かもしれません。

そのため、人的リソースも大きく使わずともできる”メール営業”を採用する企業もあります。

また、それでも人的リソースが厳しい場合に利用することを検討したいのが営業自動化ツールです。

潜在顧客リストからの見込み客の掘り出しという、非常に手間のかかる作業をPC上のツールが代行します。

そこで注目していただきたいツールが「APOLLO SALES（アポロセールス）」です。

営業自動化ツールAPOLLO SALES（アポロセールス）は「アプローチ先リストの作成」「アプローチ先リストからの見込み客の抽出」という営業初期段階の作業を自動化します。

操作体系は非常にシンプルであるため、ごく短時間の操作で成果を得ることができます。

APOLLO SALES（アポロセールス）では営業対象としたい企業のキーワードや業種を指定することで、数十万件の独自法人データベースからアプローチ先のリストを自動作成します。

AIが搭載されているため、独自法人データベースは常に更新され、常に新鮮なデータを用いて営業を行うことができます。

独自法人データベース内には、企業が持つ「info@」のメールアドレスを取得することができます。

キーワードや業種に基づいてアプローチ先リストを作成したあとに、そのアプローチ先に対してあらかじめ作成しておいたメッセージを自動送信できます。

メッセージの送付後、メッセージが開封されたかどうか、メッセージ文中のURLがクリックされたかどうかといった受け手のアクションを見ることができます。

それらの結果に基づき、あらゆる効果測定を行うことで、高い関心度をもつアプローチ先を絞り込むことができます。

こうして得られた有望見込み顧客のリストに対して、営業職があらためて個別のアプローチを行うことで効果的な営業活動を少ない工数で行うことができるのです。

 

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まとめ

現在も主流の新規営業活動の形である電話営業についていくつかのポイントを見てきました。

また、アポイントを得るための工数を劇的に減らすことのできる営業自動化ツールについてもあわせてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

APOLLO SALES（アポロセールス）でれば、人的リソースや営業工数に悩む企業の課題を解決することができます。

ご興味いただけた方は、ぜひお問い合わせください。

 

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