営業RPAツール 2019.09.30

法人リスト作成ツールは営業活動に欠かせないものなのか？

営業活動を行うためには、いくつか準備しなくてはならないものがあります。
名刺もそうですし、売り出したい商品の資料などが挙がるはずです。

そして中でもなくてはならないのが、「法人リスト」です。
誰をターゲットにするか明記されたリストなので、営業活動の方針に大きく影響します。そんな大切な法人リストですが、一般的にはどの様に作成されているでしょうか。

よく時間がかかってしまい、作成に苦労しているという話を聞きます。でも近年ではツールを上手く活用すると、効率的に法人リストの作成も行えるようになっています。今回はそんな法人リストの作成方法について詳しくみていきます。

1 法人リストとは
2
3 質のいい法人リストとは？
4 法人リストを手に入れる方法
5 法人リストを自ら作成するのは非効率的？
6 法人リスト作成ツールなら効率的な営業活動を実現
7 法人リスト作成ツールは営業活動に欠かせない

法人リストとは

そもそも法人リストとはどういったものなのでしょう。
法人リストとは、様々な企業や団体の情報をリストにまとめたものを指します。
法人リストの条件さえ工夫すれば、自社の商品に興味を持ってくださるお客様が眠っている可能性があるリストとも言えます。

この法人リストをうまく活用出来れば、営業活動を大いに飛躍させることにも繋がります。
法人リストに属性を工夫して持たせるのもポイントで、そうするとその時折に活用したい法人リストを簡単にリストアップできます。

質のいい法人リストとは？

では、「質のいい」法人リストとはどのようなものでしょうか。ここでは、クリアすれば質のいいリストと言える3つの条件をまとめました。

重複がない企業リスト

企業データの重複は、思っている以上にネガティブな結果に繋がります。データの重複とは、同一の企業が別々の企業として登録されている状態を指し、会社名を略称で入力してしまうなどの些細な要因で起こり得ることです。データの重複は以下の問題を生じさせます。

・どの情報が最新か分からないので、どちらの情報を更新すべきかわからない

・DMやメールを同じ人に複数送ってしまい迷惑をかける可能性がある

・売上データが分散し、正しい売上と利益の把握が困難になる

どれが最新の情報か一見して分かりにくくなるので、最終取引日や本日までの経過時間が分かりにくくなるというような、営業活動の成否に関わる事態になる可能性があります。顧客数が多くなるほどに特定の情報を見つけるのは困難になっていくので、データの重複は大きな問題です。

このような問題の発生は、企業としての信頼を失う結果になります。管理に自信のない方は、リスト管理ツールなどを導入することをおすすめします。リスト管理ツールは、ツール内で情報が重複してしまった場合に自動で整理する機能や、複数ある情報を1件としてカウントしてくれる機能があるため、誰でも簡単にリストの重複を防ぐことができます。

法人の細かい情報が含まれた企業リスト

企業リストとして、企業の電話番号、住所だけでなく、規模や事業内容、担当者や決裁者の情報など、情報が多いことは良いリストの条件です。情報が少ないとその企業のニーズが分からず、営業の提案レベルも下がってしまい、成約への可能性は低くなるでしょう。

また、担当者の名前を知っていることは、対象者に電話を取り次いでもらいやすくなり、アポ獲得率を上げることができます。

相手企業の情報を得たときには、小さな情報だと思っても逐一情報更新することをおすすめします。一見無駄に思える情報も、記載があることで商談時の話題が広がるなどの役に立つことがあります。また、事業内容などを把握したうえで的確な提案を行うと熱心さが伝わり、信頼できる担当者として好印象を抱いてくれる可能性があります。

さらに、インサイドセールスが収集した情報をデータとして蓄積し可視化することで、フィールドセールスとの連携がスムーズになります。その他にも、顧客の対応は担当者制になりがちですが、細かな履歴を残すことで誰でも対応が可能になります。営業の属人化を防ぐ点でも、法人の細かい情報が含まれた企業リストを作成することは有用です。

社内で保有している名刺情報を集める

過去に社員が受け取った名刺情報を集めることも法人リストを作る1つの方法です。例えば、展示会に出展したならば、そこで名刺の交換をしたり、アンケートを回収したりすることで企業情報が得られるでしょう。

現在は名刺情報をスキャナで読み取ってデータ化して保存する仕組みも存在します。また、リストの入力を外部に委託することも可能なので、名刺をリスト化する作業は容易になっています。

名刺の交換をするということは、多少なりとも自社に興味を持っている人たちです。リードとしては有望ですので、アプローチ次第で良い反応を期待できるでしょう。以前アプローチした際はあまり良い反応が得られなかった場合でも、状況が変わって成約に結びつく可能性があります。

なお、名刺からリストを作るときは、データが重複しないように注意しましょう。また、何年も前に交換した名刺は、情報が古くなっている可能性もあるため精査が必要です。

法人リストを手に入れる方法

さてそんな法人リストですが、入手するにはどんな方法があるでしょうか。ここではいくつかの代表的な方法をご紹介します。

自ら調べて法人リストを作成する

一番アナログな方法で最も時間がかかる手段です。
四季報や電話帳、さらにはインターネット上の企業のHPなどから、情報媒体を隅から隅まで調べて、自社好みのリストを作成していきます。

電話番号やメールアドレス、企業の住所など必要としている情報を順々にまとめてきます。相当の件数の法人リストを完成させられたら、達成感はあるはずですが、とても効率的な方法とは言いにくいです。

また、営業活動で鍵となるキーマンの情報は、インターネットや紙媒体にはまず載っていません。そのため、法人リストの利用目的によっては質を向上させるための工夫が必要です。

法人リストを購入する

法人リスト作成の時間短縮のために、お金を払って解決しようと考えたのがこの方法です。
法人リスト作成の単価は会社によって様々ですが、1件あたり1～300円ぐらいする場合が多いです。

月額料金にて情報を提供している会社もあります。また法人リストが必要なのは1度ではなく定期的に新しい情報のデータが必要になるはずです。

契約にもよりますが、その都度に対価として費用が必要になる方法だと考えて下さい。
月額料金であれば、支払の継続が必要になってきます。
法人リストを取り扱う会社の情報や提供されるリストの精度をよく調べて、品質の高い法人リストを入手できるようにしましょう。

法人リスト作成ツールを利用する

一番におすすめしたいのが、この法人リスト作成ツールを利用するというものです。
ツールを活用すれば、好きなタイミングで好きな情報を設定して、最新の法人リストを簡単に入手出来てしまいます。必要な操作は簡単で、基本的に条件を決めて実行ボタンを押すだけです。

あとはお客様へのプレゼン資料を作成しながら待っていれば、あっという間に法人リストは完成しています。営業活動で工数を沢山割いていた色々な作業を、ツールは代わりに行ってくれます。事業の規模やニーズに合わせて、最適なツールを探してみましょう。

管理にも手間がかかる

1度法人リストを作ったからといってそれで完成ではありません。リストは継続して管理していく必要があります。

通常、リストをもとに複数の担当者がアプローチを行います。その際、Excelなどでリストを分散して管理することはおすすめできません。バラバラにリストを管理していると、誰が何件アプローチしているのか分からず、顧客のステータスも把握することができません。

そのため、リストは共有して管理するようにしましょう。共有する際は、スプレッドシートでの管理がおすすめです。スプレッドシートであれば、リアルタイムに更新を反映できるうえ、複数人が同時に閲覧・更新できます。

リアルタイムに進捗管理ができることは、進捗共有を行う時間を削減し、月間目標の達成ができそうかなども細かに把握することができます。

しかし、都度アプローチ進捗を入力するのも手間であり、詳細に把握しようと入力項目を増やしてしまうと、営業担当者の負担となり、本来の営業活動に支障をきたしてしまう恐れもあります。

効果検証にも手間がかかる

法人リストに掲載されている見込み客の確度を検証するために、反応率や成約率を毎回入力して管理するのは手間がかかります。結果を書き込むだけであれば容易かもしれませんが、実際は定期的に法人リストの反応率や成約率の集計をして分析しなければなりません。

データの入力と分析に時間取られてしまっては、営業効率は悪くなります。また、件数が少なければ問題ありませんが、膨大なリスト数の法人リストの効果検証を行うとなると、非常に工数がかかりミスも発生しやすくなります。

法人リストを自ら作成するのは非効率的？

法人リストを今も自ら作成しているという方も多くいらっしゃるはずですが、作業は効率的でしょうか。慣れ親しんでいる方法だと、なかなか悪い点やデメリットといった側面は見えてきません。ここでは法人リストを手動で作成している場合の主なデメリットをまとめてみます。
悪い面を振り返って何か改善策はないか考えてみましょう。

手間も時間もかかる

法人リストを自らの手で1つ1つ作成する場合、確実な作業のように思えて、手間も時間も物凄くかかります。求められるリストの量が多くなればなるほど、比例して業務量も上がるので完成まで何日もかかってしまうことは珍しくありません。
作業を早く終わらせるためには、その分人を多く稼働させて同じ仕事を任せるしかありません。
全体の作業の一部分を手作業で行うのは仕方ないかもしれませんが、全ての工程を手動で行うのは、極めて非効率的な作業と言えるでしょう。

入力ミスがある可能性

リスト作成作業はコピー＆ペーストする場合がほとんどかもしれません。しかし、100件1000件と大量のリストを作成す場合に、全ての作業をミスなく正確に行えているでしょうか。
人間の作業ですから、いくら集中していても細かいミスは生じてしまいます。入力する欄を間違えてしまったり、必要な情報を消してしまったり、様々なミスが生じる恐れがあります。リストの量に比例してミスが起こる確率も高くなるので、情報の精度を重視する場合は注意が必要です。

情報を更新する必要

法人リストは1度作成したら終了ではありません。
ある程度、定期的に情報の更新が必要です。1年〜3年ほどで情報もアップデートしないと、企業の情報も古くなってしまいます。URLが変わったり、会社名が変わったり、住所が変わったりすることが想定されるからです。我々の生活が変わるように、会社の環境も日々変わります。
法人リストには最大限最新の情報を集める必要があります。
そうでなければリストの意味がありません。そのためのメンテナンスも手作業で行うと、そこでも大きな労力が必要です。

法人リスト作成ツールなら効率的な営業活動を実現

法人リストを手動で作っていては時間もかかりミスが発生するリスクもありと、あまり現実的ではないと分かって頂けたはずです。
では法人リスト作成を効率的に行いたいのであればどんな方法がいいのか。
答えは簡単で、ツールを活用する事です。実際にツールを探してみると多くの種類が見つかるはずです。法人リスト作成に加えて、他の営業活動も併せてサポートしてくれるツールが多く見つかるのではないでしょうか。

APOLLO SALES導入で得られるメリット

ではAPOLLO SALESを使うと具体的にどの様なメリットがあるのでしょうか。営業活動が有利になる嬉しい利点がAPOLLO SALESには沢山あります。早速みていきましょう。

メリット1：営業の負担軽減＆大幅な業務効率化

必死に手動で法人リストをコツコツ作る。そんな泥臭い活動も昔はある程度評価されたかもしれませんが、時代は大きくかわってきています。少子高齢で営業の現場にはとにかく人が足りません。無駄な工数は減らして、効率的な営業活動が求められています。そんな中、まさにぴったりなツールがAPOLLO SALESです。条件指定をしてあげれば、面倒な法人リスト作りは全てAPOLLO SALESが代行してくれます。営業活動の負担も減りますし、本題に対してもっと時間をかけられるように営業の現場が変わります。

メリット2：営業管理・分析が簡単

法人リスト作りからメールの送付まで、一貫してAPOLLO SALESが行うので、業務が効率的になると同時に管理も楽です。今までは社員から分析のためのデータを提出させたり抽出したり、手間がかかっていたはずですが、お客様へのアプローチ結果といった情報は日々リアルタイムで更新されます。見やすくグラフ化されているので、資料作成不要ですぐに議論できます。営業戦略の構築もスピードが増す事でしょう。

APOLLO SALESの導入実績

APOLLO SALESを実際に導入した会社の事例を最後にご紹介します。事例を読むと、どの会社でも短期間で具体的な効果が出ているのが分かるはずです。自社にはどんな変化が起こるのだろうかと、想像を膨らませながら読んでみて下さい。

【事例1：麹町パートナーズ株式会社】

APOLLO SALESの魅力いくつもあるそうですが、特に好感なのは細かい部分まで情報分析が可能な点だそうです。例えばメールの開封の有無や、メールに記載したURLがクリックされたかどうかも判別できるので、今後の対策を練りやすいそうです。困った事があれば、サポートにすぐに気軽に聞けるのも、大変心強く助かっているとの事でした。

【事例2：ベルフェイス株式会社】

RPAツールを探していた際に偶然、APOLLO SALESに出会ったそうです。アポ数を増やすにはどうすれば良いか色々と試行錯誤を重ねていて、APOLLO SALESの活用を思い付いたそうです。APOLLO SALESを使えば、自分の工数を大幅に削減できると感じたそうで、例えばボタンを押すだけで1日に最大1000通ものメールが送付できてしまうのには驚いたそうです。アポ数獲得のための大きな武器としてAPOLLO SALESは欠かせないとの事でした。

【事例3：株式会社アルバイトタイムス】

新規のお客様を開拓に課題を感じていたそうで、解決策を模索していたそうです。その打開策にAPOLLO SALESの導入を考えたそうです。最初は不安もあったそうですが、実際のAPOLLO SALES導入の成果はものだったそうです。なんとAPOLLO SALES導入後の4ヶ月の実績が、過去4年を上回っていたとの事でした。営業戦略の中心にAPOLLO SALESがいるとの事でした。