リードジェネレーション 2020.03.31

メールで効率よくアポを獲得するならシステムを活用しよう

営業マンがノルマを達成するには、見込み顧客とのアポをいかに効率よく獲得するかが重要です。見込み顧客のアポ獲得を行う手法はさまざまですが、メールでのアプローチが最も効率的です。

しかし、メールでどのようにアポを獲得すれば良いか分からず、試行錯誤をしている営業マンは多いでしょう。そこで、効率よくアポを獲得できるメールシステムを導入することをおすすめします。

ここでは、メールでアポを獲得するメリットやシステムを導入するポイントをお伝えするとともに、おすすめのシステムをご紹介します。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

そもそもメールでアポを獲得するのは効果的？

メールでアポを獲得する方法は、本当にテレアポや飛び込み営業などの従来の一般的な営業に比べて効果的な方法なのでしょうか。ここでは、メールを活用した営業方法のメリットを4点ご紹介します。

 

効率的である

テレアポや飛び込み営業といった一般的な営業は、企業に対して1件1件アプローチしていく方法なので効率が悪く、アプローチできる件数にも限界があります。

一方、メール営業は1度に多くの企業にアプローチすることができるので、テレアポや飛び込み営業などよりも効率的です。

また、メールは文章で伝えることができるので、電話といった口頭で説明する営業手法に比べて理解しやすいです。さらに、メール営業の文章は1つテンプレートができれば、誰でも簡単に営業を行うことができ、新人でもアポが獲得しやすい手法です。

テンプレートはブラッシュアップを重ねることで顧客獲得の精度が高まり、効率性も向上していきます。

メールは、アポ獲得だけでなく、見込み客の購買意欲を高めるリードナーチャリングを行う場合にも適しています。ここではメールで行うリードナーチャリングとして、メールマガジンとステップメールについて紹介します。

 

メールマガジン

メールマガジンとは企業から複数の購読希望者に対して一斉に配信するメールのことです。読者が自ら購読を希望してメールマガジンに登録しているため、見込み客はある程度自社の商品・サービスに興味を持っている状態です。そのため、質の高いコンテンツを提供することで購買意欲を高めることができます。

 

ステップメール

ステップメールとは、会員登録や商品の購入などユーザーのアクションをきっかけとして、あらかじめ用意していたシナリオとスケジュールに沿ってメールを送信する方法です。

メールマガジンは顧客によって内容を変えることはしませんが、ステップメールの場合は顧客の関心度の高さやセグメントによって配信内容を変えます。そのため、顧客のニーズに応える情報を顧客にとって適切なタイミングで発信する必要があります。

 

効果検証がしやすい

メールは、配信した後にどのリストの反応やアポ獲得率が良かったなどの効果検証がしやすいのも特長の1つです。また、メールの開封率やクリック率が数値化して分かるため検証がしやすく、PDCAサイクルを回しやすい営業手法です。

メール文章によるアポ獲得の精度を高めるには、ABテストの実施がおすすめです。ABテストとは、一定の期間内にメールの文章が一部違う2つのパターンを用意して、どちらがより高い効果を出せるかを検証することです。

ABテストのメリットは、段階的にかつ安全に改修を行うことができる点です。したがって、刷新した文章によって逆にクリック率が下がっているといった悲惨な目にはならないでしょう。

また、費用をかけないで工数が少なく開始できるのもメリットです。1から全ての文章をリニューアルするのは大変です。ABテストであれば、一部分の修正を行う点に意味があるため比較的着手しやすく、特別なツールや知識がなくとも気軽に始めることができます。

ただし、ABテストを行う際には注意すべきポイントが2つあります。1つは、ABテストは1箇所ずつ行うことです。2箇所以上を変えてしまうと、何が原因で成果が出たのかが分からなくなってしまいます。

2つ目は、「こういった顧客の心理があるから、こういうパターンを試そう」といったように仮説を持って臨むことです。仮説もなく漠然と文章を変えただけでは効果が表れません。

地道にABテストを繰り返すことにより、さらに訴求力の高いメールの文章になり顧客を獲得しやすくなるでしょう。

 

コストがかからない

TVCMや訪問営業などに比べて、多くのコストを必要とせずに行うことができることもメリットの1つです。メール営業は、配信システムを活用する場合やリスト取得に費用がかかる場合もありますが、広告出稿費や交通費といった費用が一切かからないため安価に始めることができます。

したがって、個人事業主や中小企業でも導入しやすいのが特徴です。また、郵送やFAXは送るたびに料金がかかってしまいますが、メールであれば何通送っても無料です。

コスト面から考えても、メールでアポイントを獲得することは有効な手段でしょう。

 

直接担当者に訴求できる

テレアポで営業をしても、「営業はお断りさせていただいています」と言われたり、運良く話を聞いてもらえたとしても「担当者が不在で詳細が分かりかねます」と再度の問合せを依頼されたりと、受付の段階で断られる可能性が高いです。そのため、テレアポ営業は受付を突破してキーマンに接触することが1つの課題となっています。

一方、メールは担当者のメールアドレスに直接送ることができ、担当者に直接自社の商品・サービスをアピールすることができます。また、メールだとテキストとして残ることもメリットの1つです。

テキストとして残るので相手のタイミングで確認でき、商品やサービスがすぐに必要のない場合でも、後々必要になったタイミングでメールを思い出してくれる可能性もあります。

 

メールで効率よくアポを獲得するならこのシステム！

メールは手動でも従来の営業手法より効率的にアポが獲得できます。しかし、リストの作成や一斉送信および効果測定には手間がかかるのも事実です。

よりで効率的にアポを獲得するには、「リスト作成システム」や「メール配信システム」を導入することをおすすめします。ここでは、この2つのシステムについて以下に詳しく解説します。

 

リスト作成システム

メール営業をしかけるにしても企業情報のリストが必要になります。リストの件数が多ければ多いほどアプローチできる数も増えますが、人力で1件1件インターネットなどの情報を調べてリスト化するのは大変な作業です。

また、リストは作成したら完成ではなく、定期的に更新しておく必要があります。社名変更や担当者の異動などに対応できていない状態のリストは、メールの送信エラーが起こりやすくなり、また重複して情報が掲載されていると二重送信の原因にもなってしまいます。

リスト作成および管理は手間がかかるため、効率化するためにもシステムを活用するのがおすすめです。リスト作成システムとは、ネット上に公開されている情報からリストに必要な情報を抽出してリストを作成してくれるシステムのことです。

リスト作成ツールの選び方は「取得可能な項目が多い」「項目の定義がきちんとしている」「企業情報の鮮度が良い」の3つを重視すると良いでしょう。

 

・取得可能な項目が多い

メール営業を行うために、必要な情報が取得できる項目がきちんと網羅されているかが重要です。連絡手段のメールアドレス、電話番号、FAX番号はもちろん必要ですが、ターゲットの企業の資本金や売上高、本社の所在地や業種の情報も網羅されている必要がある場合もあります。

取得可能な項目が多いことは、セグメント分けしてターゲットを絞りやすくなるので、より効率的な営業活動に繋がります。

 

・項目の定義がきちんとしている

会社名、住所、資本金等の項目はツールによって定義の差はほとんどありません。しかし、業界や業種といった項目は定義が異なります。ターゲットの企業を抽出するうえで、業界や業種の情報が細かくかつ実態に沿った形で定義されていると精度が高まるため、有効なシステムとなります。

 

・企業情報の鮮度

企業情報の鮮度も大事なポイントです。企業名変更や住所変更、統合、廃業などは良く起こりますので、それらに対応するために、企業情報を更新する頻度は高いほど良いです。システムを導入する場合は、常に情報が更新されているものを選びましょう。

 

メール配信システム

取りまとめた営業リストから、自動でメールを配信してくれるシステムをメール配信システムと言います。通常のメールシステムの場合、一斉配信を行おうとするとメールサーバーに負荷がかかり、送信エラーが起こる可能性がありますが、メール配信システムであれば数千件のメールでも問題なく配信可能です。

また、メール配信システムは、あらかじめ設定しておけば指定した時間に一斉に送信することもできるので、外出中でも適切なタイミングでメールを配信できます。さらに、URLクリック率の集計や開封率なども自動で集計してくれるため、効果測定も容易に行えます。

 

メールで効率よくアポを獲得するならシステムの活用はマスト！

メールで効率よくアポイントを獲得するならシステムの活用は不可欠です。以下にシステムを利用するメリットをご紹介させていただきます。

 

営業マンはアポの準備に徹することができる

営業マンはメール営業に関わる業務以外にもやることが多いですが、システムを導入することで営業リストの作成やメール配信の手間が省けるため、スケジュール管理や営業で最も大事なアポイントの準備に専念することができます。

アポイントの準備では、見込み客に最も最適な提案を行えるような資料の作成、ヒアリング項目の精査などを行う必要があります。せっかくアポに漕ぎつけたのに、商談の準備が不足していたために成約を獲得できないといった事態は避けたいものです。獲得したアポイントを無駄にしないためにも、入念な準備で質の高い提案ができるようにしておきましょう。

 

効果検証が簡単にできる

システムを活用すると効果検証が簡単にできるのもメリットの1つです。

システムを使いメールを一斉配信すると、開封率やクリック率といった定量データとユーザーの声といった定性データを得ることができます。

システムでは、定量データとして開封率やクリック率をシステムで自動でレポートしてくれるものが多いです。つまり、レポートをわざわざ自分で作成する手間が省け、グラフなどで視覚的にも分かりやすく表示してくれるため、人は原因の解明や改善点の検討だけに専念することができます。

定性データはユーザーアンケートなどで満足度調査をすることで、ユーザーの声をもとにメール文面の評価や追加コンテンツ可能性を探ることができます。

定量データと定性データの2つのデータを元にフィードバックをして、テンプレートの文章をブラッシュアップしていけば、より多くの顧客を獲得できるでしょう。

 

このシステムがおすすめ！『APOLLO SALES（アポロセールス）』

数あるシステムの中でおすすめしたいシステムが「APOLLO SALES（アポロセールス）」です。APOLLO SALESはリスト作成システムとメール配信システムの両方の機能を持っています。

APOLLO SALESのリスト作成は、約60万件ものデータベースから最新のものを取得しているので、抜けやミスがなく確実な営業リストを作成することができます。

また、アタックしたい企業の条件を指定することで、自動で営業リストを作成するので、情報収集の手間が省けます。すでに持っている企業リストをCSV形式でインポートが可能です。

インポート後はAPOLLO SALESが自動で企業情報を取得して、これまでの営業活動との連携をスムーズに行えます。

一方、メール配信システムは、営業リストを元に自動でメール配信をするとともに、お問い合わせフォームへのアプローチも行ってくれます。お問い合わせフォームは、決裁権を持つ人が見る可能性が高いため、アポイントに繋がりやすく商談が成功する可能性が高いです。

手間をかけずにアポイントを取得できる他にも、メール配信した結果をスコア化してフィードバックしてくれますので、改善を重ねていけばメール営業の効率を飛躍的に向上させていくことができます。

 

まとめ

メールでアポイントを獲得することは、多くのメリットがあります。メールでアポイントを取る際は、システムを活用するのが効率的です。

システムには営業リスト作成とメール配信の2つがありますが、この2つを網羅しているおすすめのシステムは「APOLLO SALES（アポロセールス）」です。

APOLLO SALESは、豊富なデータベースから営業リストを作成することができ、自動でメール配信をするとともにお問い合わせフォームへのアプローチも行ってくれます。

APOLLO SALESを利用して、メールで効率よくアポイントを獲得していきましょう。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES