営業関連 2020.02.28

メール営業で欠かせないリストの作成方法とは？

効率的な営業方法として「テレアポ」は代表的な手法です。

テレアポは外回りの営業に比べて手間が少なく、低コストで行えるというメリットがあります。一方で、受付や受電者の段階で断られてしまい、担当者にたどり着きにくいというデメリットがあります。

また、口頭で説明するため、担当者の記憶に残りにくく、認識に齟齬が生じる事態も考えられます。そこで、テレアポより効率的な営業手法として「メール営業」を用いてはいかがでしょうか。

今回は、メール営業の紹介とメール営業をより効率的に行えるツールである「APOLLO SALES（アポロセールス）」についてご紹介します。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

テレアポよりも効果的といわれる「メール営業」

メール営業はテレアポよりも効率的な営業手法です。ここでは、テレアポと比較しながらメール営業のメリットをご紹介します。

多くの企業に訴求でき効率的

メール営業は1つテンプレートを作ってしまえば、切り貼りするだけで一斉送信できます。テレアポで1件1件一から説明していたことが一瞬で済んでしまうのです。

また、メール営業ではテレアポと異なりアポイントの時間にも気を使わなくて良くなります。このように効率的な営業をして多くの企業に営業することができれば、リードを獲得しやすくなるでしょう。

担当者に直接訴求できる

テレアポの1番の課題は、受付窓口を突破することです。受付にいくら商品やサービスの魅力を伝えたとしても効果はほとんどありません。受付はほとんどの場合、担当者に「営業の電話がきていること」しか伝えてくれません。

また、営業電話は断るよう統一されている可能性もあります。このため、テレアポで担当者に直接訴求することは非常に困難で、多くの場合は「担当者は不在である」などの断られ方をします。

しかし、メール営業の場合は受付を介さずに担当者のアドレスに直接送ることができるため、担当者の目に留まりやすく、直接訴求することができます。

内容を理解しやすい

テレアポは電話のため、口頭で説明することになります。人間は会話の内容を2割程度しか記憶できないというデータがあり、営業の会話においては聞きなれない単語が多いのでなおさら記憶しておくのは難しいでしょう。また、多くの場合、営業電話を受けているときにメモを取ってくれることはありません。

対してメール営業はテキストであるため、上手く文章を構成できれば担当者が理解しやすいです。また、テキストとして相手の手元に残るため、売り込もうとしている商品・サービスが現在必要でなくても、後から必要になってメールを見返してくれるメリットがあります。

メール営業に欠かせないリストの作成方法とは？

テレアポ同様、メール営業も「営業リスト」は欠かせません。どんな優秀な営業マンでも営業リストがなければ結果を出すことは難しいでしょう。では、どのように作成すれば良いでしょうか。ここでは作成方法について5つの手法をご紹介します。

＜作成方法①＞自ら収集する

自ら企業リストを収集する場合、地道に電話帳や企業情報誌を調べるなどの方法があります。営業担当者を商談やアポに専念させたい場合、パートやアルバイトを雇用して顧客情報を集めている企業もあるでしょう。

しかし、パートやアルバイトの採用活動には労力とコストが必要なうえ、手作業で収集するため顧客情報が重複したり、間違っていたりするデメリットもあります。ここでは、具体的な作成方法について3つご紹介します。

インターネットで調べて作成

最も身近にあるインターネットを使って営業リストを作成する方法です。業種名などで検索をかけると、ターゲットとなる企業のWebサイトが表示されますので、サイトから必要な情報を取得します。

効率的に進めるためには、ターゲットとなる企業が多数掲載されているポータルサイトや業界のサイトなどを活用しましょう。1つのサイトに複数の企業情報が集約されているので、リスト化が効率よくできます。また、企業のホームページには大抵「お問い合わせフォーム」というものがついています。

このように、企業を1つひとつ確認してもリストは作成できますが非常に手間が掛かります。

法人番号公表サイトを活用する

法人番号公表サイトという会社情報がまとまっているサイトがあります。法人番号は日本国内にある株式会社、有限会社などに割り当てられる13桁の番号です。

無料公開されているリストには、会社名や所在地といった情報が記載されていますが、電話番号やメールアドレスは記載されていません。

したがって、法人番号公表サイトでリストのベースとなる情報を取得し、メールアドレスなどの営業活動に足りない情報はWebサイトから収集するなど、併用して用いるのがおすすめです。

＜作成方法②＞イベントを活用する

セミナーや展示会など、全国で毎日のようにさまざまなビジネスのイベントが行われています。ビジネスのイベントは多くの来場者を集めるためにWebページやチラシなどに企業の情報を載せている場合も多く、出展社の一覧も見つけやすいです。自社の営業のターゲットとなる業界のイベントがある場合はチェックしてみましょう。

メール営業をするだけなら、企業一覧があれば良いですが、アプローチをしたい担当者がイベント会場にいる場合は、営業活動も視野に入れて実際にイベント会場に足を運んでも良いでしょう。

＜作成方法③＞社内で保有している名刺を活用する

社内のメンバーが交換した名刺に記載されているメールアドレスを収集し、リストを作成する方法です。名刺には、営業が各自で保管している名刺や、過去の取引企業の名刺、問い合わせがあった企業の名刺、展示会やイベントで獲得した名刺などがあります。名刺の多くは埋もれてしまっていて、活用されていないケースが多くあります。

そのため、埋もれた名刺に記載されているメールアドレスの中にアプローチできるものはないかチェックしてみましょう。また、名刺を持っているということは1度接点がある相手なので、比較的アプローチしやすい営業リストが作成できます。

＜作成方法④＞購入する

企業情報を収集している会社から、業種や企業規模などでセグメントした企業リストを購入する方法です。手間をかけずに、1度に大量のリストを入手することができることが最大のメリットですが、コストが掛かるのがネックです。

また、リスト内容を事前に確認することができず、ターゲット外の企業が多く含まれないように、業種や地域、企業規模などのセグメント方法を事前に調査しなくてはなりません。

営業リスト収集会社によって料金体系や取得できるデータ、リスト情報の収集元などが異なりますので、購入する前に数社を比較すると良いでしょう。

＜作成方法⑤＞リスト作成ツールを活用する

営業リストをExcelで作成、管理している企業が大半ですが、非効率的な管理方法です。また、リストを担当者ごとに個別に管理している状態も営業の効率化を阻害する要因です。

また、リストは1度作成した後も定期的に情報の更新を行う必要があります。古い情報のままのリストを用いてしまうと、メールが戻ってきたり、担当者名を誤ってしまったりといった無駄やミスが生じてしまいます。さらに、数千社にコンタクトしたい場合は、人手でリストを作成しようとすると膨大な時間を必要とします。

営業リスト作成・管理は、リスト作成ツールの使用がおすすめです。リスト作成ツールを用いれば、コスト抑制・効率化を図ることができます。次の章で詳しくご紹介します。

リスト作成方法としてツールがおすすめな理由

ここではリスト作成ツールのメリットを2つ紹介します。

リストをすぐに手に入れることができる

リスト作成の際、自らWeb検索して企業情報を数百件収集し、Excelにまとめる作業を毎回行うと非常に工数が掛かります。また、ターゲットとなる企業が上手く絞り込めているかも分かりませんし、企業データが重複している可能性もあります。

質の低い営業リストの作成に多くの工数をかけてしまっていては、営業活動の質も下がってしまいます。

そこで、リスト作成ツールを使うことで、自社のターゲット企業の最新情報を基に精確に収集することができるうえに、Excelにまとめる作業も不要になります。多くの企業は営業リストの作成自体が大きな手間と考えて、営業リスト自動作成ツールによって効率化する企業も増えてきています。

リスト作成ツールを導入すれば、ツール導入前に掛かっていたリスト作業時間をアポや商談に回すことができるうえ、精度の高い営業リストによって営業活動全体の質も向上させることが可能です。

細かく条件を指定できる

自分で検索して収集した企業情報には、古い情報や自社のターゲットとして適さない企業が含まれている可能性が多くあります。また、企業リスト収集会社からリストを購入する際は情報が古いケースや、セグメントが不十分なケースがあります。

質の良いリストを入手するためには、企業規模や業種、売上高など細かい条件指定のもと調査しなくてはなりません。自力で調査すると複数の細かい条件での検索はかなりの時間を必要としますが、リスト作成ツールを使えば細かく条件を指定できるため、質の良いリストを短時間で作成することができます。

おすすめのリスト作成ツールとは？

ここではおすすめの営業リスト作成ツールとして「APOLLO SALES（アポロセールス）」を紹介します。

APOLLO SALES（アポロセールス）は、独自構築された60万件もの法人データベースを保持し、日々アップデートがされて最新の情報に更新されています。この巨大な法人データベースを使用して、ターゲットとなる企業の業種や地域を指定することで、営業リストの自動作成を行います。リストの作成にはAIが使用され、APOLLO SALES（アポロセールス）を使い続けることにより、AIに学習データが蓄積され、より精度の高い営業リストが作成可能になります。

現在はさまざまな営業リスト作成ツールがありますが、APOLLO SALESはユーザーインターフェースが非常にシンプルなことも大きな特徴です。APOLLO SALESは使いやすさを第一に考え、一から設計し直されました。結果としてユーザーインターフェースは非常に簡潔になり、「リスト検索」「キャンペーン作成」「効果測定」の3つの画面を見るだけで業務を行うことができます。3つの画面はとても簡潔なので、APOLLO SALESの利用者はツールの習熟に時間を取られることなく、直感的に操作を行うことができます。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

また、APOLLO SALESが他の営業リスト自動作成ツールと異なる点は、ツールの機能が営業リストの自動作成にとどまらない点にあります。商品やサービスに関するメール文章をあらかじめ設定しておくと、作成した営業リスト上の企業へ自動でメールを送信することができます。さらに、問合せフォームへの投稿もできるので、メール営業と問い合わせフォーム営業営業の両方で活用ができます。

さらにメールを送信した後は、どのくらいメールが開封されたのか、本文上のURLがクリックされたのかなどのターゲットの関心度合いをスコアリングすることができ、分析を重ねれば今後の活用に活かすことができます。

営業リストの作成とリストの顧客へのアプローチには、人的リソースを最も多く必要するため、マンパワー不足の企業には頭の痛いポイントでした。しかし、営業活動の本来の目的は、営業リストを活用してアポイント獲得やサービスの成約を目指すところにあります。したがって、営業リストの作成に手間取っているのでは本末転倒の状態ではないでしょうか。

APOLLO SALESは、新規顧客獲得の導入部分を大幅に簡略化できるというメリットがあります。また、サポートも充実しており、APOLLO SALES契約すると専任のサポート担当者が任命されます。サポート担当者はツールの導入方法や使い方だけでなく、営業リスト作成のコツやアポを取るためのメール営業文のノウハウなどにも相談に乗ってくれますので、安心して導入することができます。

まとめ

この記事では、メール営業がテレアポより効果的な理由とメール営業リストの作成方法、営業リストの作成ツールのメリットとおすすめのツールとしてAPOLLO SALESについて紹介してきました。

メール営業が効果的だと分かったものの、手作業で営業リストを作成するのはコストが掛かるので難しく感じた方も多いのではないでしょうか。

また、メール営業をしていて営業リスト作成の自動化を検討されている方で、ツール選びに迷われている方もいるでしょう。そのような方々は、ぜひAPOLLO SALESの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES