営業関連 2019.11.29

営業リストの作成方法は？｜効率化が図れるサービスも比較

「営業活動で苦労している」
「少しでも効率的に業務をこなしたい」

そんな悩みを抱える営業職の方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。一口に営業活動と言ってもその仕事の範囲は多岐にわたります。

特に中小企業の場合は仕事が分業されておらず、営業のリスト作成から大事な商談まで一手に担当するケースも珍しくありません。そんな際、一番時間を割きたいのは営業のどんなステップでしょうか。可能であれば商談の準備を念入りに行いたいですよね。

そんな願望を実現させるための1つの方法が、その他の営業ステップの効率化を図る事です。そこで今回は営業活動の中でも特に手間がかかる営業リストの作成に注目します。
様々な作成方法を比較して、メリットとデメリットも明確にします。最後には業務をより効率化するための一押しの方法もご紹介するので、ご期待下さい。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

 

営業リストの基本知識

営業リストは、企業が営業活動を行ううえで重要なものです。ここでは、営業リストの基本的な知識や、質の良い営業リストについて解説します。

 

営業リストとは？

営業リストとは、営業対象となる個人や企業の情報をリスト化したものです。リストに掲載する情報は、電話番号やメールアドレスなど営業手法によって異なります。

 

営業活動を効率的に行うためのリストなので、名刺以上に有益な情報を含んでいて、情報にすぐアクセスできるようにしておくことが大前提です。また、リストを管理する際は基本的なターゲット情報に加えて、誰がいつどのような手段でリードにアプローチしたのかなどの履歴やステータスなどが記載してあると運用がしやすくなります。

 

万が一営業リストの情報を漏洩してしまうと、会社の信用を失い、多大な不利益が生じる恐れがありますので、営業リストの取り扱いには十分注意しましょう。

 

営業リストの質がいいとされる条件

営業リストはただ集めた情報を、機械的に掲載すれば良いというわけではありません。効率的に営業活動を行うには、質の良いリストである必要があります。ここでは、質の良いリストの定義をご紹介します。

 

重複がない　

質の良い営業リストの大前提は、リスト内に情報の重複がないことです。よくあるケースとしては、旧住所と新住所が混在してしまうケースや、「株式会社」と「（株）」といった表記違いがあるケースです。

 

営業リスト内での情報の重複があると、同じ内容のアプローチを何度も同じ企業に行ってしまう可能性があるためです。重複してアプローチを行ってしまうと、クレームが発生してしまう可能性もあります。

 

また、リストの情報が重複していると、正しい情報が判別できないといった事態も招きます。さらには、正しいステータスや進捗状況の共有ができずに受注のチャンスを逃してしまうといったことにも繋がるため、必ずリストの重複がないかどうかチェックをしておきましょう。

 

リストの重複を避けるためには、エクセルであれば「重複の削除」によって判別可能ですが、膨大なデータを管理するのが大変な場合は、重複データの自動整理機能がついた営業リスト自動作成ツールの利用がおすすめです。

 

最新の情報である

企業の情報は日々更新されています。したがって、営業リストも情報の変化を常に反映した状態である必要があります。

 

役員の役職や問い合わせ部署が変わった、オフィスが移転したなどの情報が反映されていないリストで営業をしていても効率が悪く、実のならない営業に終始する可能性が高いです。また、古い情報をもとに営業活動を行うことは、電話をかけても繋がらない、人事異動を知らずに電話をしてしまいクレームになってしまったなど、営業担当者のモチベーションを著しく下げてしまいます。

 

リストは作成したら終わりではなく、必ず定期的に更新して精度を維持するようにしましょう。

 

ターゲットが絞られている

営業リストを作成する際、とにかく数を集めれば良いと思っている方もいるでしょう。しかし、ターゲットが不明確なまま闇雲にリストを作成しても、効果的な営業活動を行うことはできません。効果的な営業活動をするには、自社製品のストロングポイントをよく熟知しておき、スイートポイントに当てはまる企業に対してアプローチをかけることが重要です。

 

効果的な営業活動を支える質の高いリストを作成するために、ターゲットを明確にしたうえで情報を集める必要があります。そのためには、ターゲットのペルソナを設定しましょう。ペルソナは、企業がターゲットであれば業種や従業員数、売上高などを詳細に設定しますが、設定が難しい場合は既存顧客をモデルにペルソナを構築してみましょう。

 

営業リストの作成方法4つ

それでは早速ですが、営業リストの作成には、どんな方法が主にあるでしょうか。一般的に企業で用いられている方法は以下の4つです。

 

①自ら作成する

②リストを購入する

③リスト作成サービスを使う

④リスト作成ツールを使う

 

営業リストの作成を担当された経験がある方も、上記のいずれかの方法を用いているのではないでしょうか。これら4つの方法にはそれぞれメリット・デメリットがあります。一覧にすべき規模や何を対象とするかによって、最適な方法は異なります。

上記4つの方法について詳しく掘り下げて解説するので、それぞれの方法の特徴をよく理解しましょう。そして、最もマッチした営業リストの作成方法を選択しましょう。

 

＜営業リスト作成方法①＞自ら作成する

この方法は、最もアナログな営業リストの作成方法と言えるでしょう。またリストの規模が小規模であったり、部分的な手直しであったりする場合、一度は誰もが自分で営業リストの作成を行った経験があるのではないでしょうか。では具体的に自ら営業リストを作成するにはどうすれば良いのか、メリットとデメリットについてもみていきます。

 

リストの作成方法

実際にどうすれば自ら営業リストを作成できるでしょうか。以下に代表的な方法を記載します。

 

①法人番号から企業リストをダウンロードする

国税庁の法人番号公表サイトにて法人番号から企業一覧表をダウンロードできます。ただし、電話番号やメールアドレス、企業サイトのURLは記載されていません。使いやすい情報にするためには追記や加工が必要です。

 

②企業のHPなどから調べる

企業名が分かればインターネット上にて必要な企業情報を収集する事も可能です。企業HPの他に最近ではSNSサイトなど、自ら情報を発信している企業も多いです。

 

③名刺を整理する

少なくとも一度は会った事のある相手です。今は取引が無くても将来は分かりません。一覧表として改めて整理してみましょう。

 

自らリストを作成するメリット

上記で紹介した方法の共通点でもありますが、何といってもリスト収集自体にお金がかからない点が最大のメリットでしょう。インターネットが当たり前で重要なインフラになっている現代では、必要としている企業の情報もインターネット上で見つかる可能性も高いです。

時間と手間をかければ、確実に自分の求めている営業リストに近づくのもこの方法のメリットとも言えます。営業リストに投資するリスクを犯したくないという場合は、この方法を検討してみても良いかもしれません。

 

自らリストを作成するデメリット

まず、とにかく時間がかかる点が挙げられます。10件のリスト作成なら問題ないかもしれませんが、もし千件、1万件の営業リストが必要となったらどうでしょうか。

営業リストの作成だけで日が暮れてしまいそうですよね。そしてこの営業リストですが、1度営業リストを作成したらそれで完了ではありません。
企業の情報も時間の経過で変わります。利用価値のある情報を営業で使うためには、定期的な情報のメンテナンスは必須です。こういった作業を全て手動で行うのは、膨大な時間がかかる恐れがあります。

 

＜営業リスト作成方法②＞リストを購入する

自分で営業リストを作るのは時間をかければ少しずつでも前進するものの、とても効率が良い方法とは言えませんでしたね。

お金はかからないかもしれませんが、自分自身の人件費という側面から考えれば会社のコストはかかります。ではどうすればもっと効率的に営業リストの作成を完了できるでしょうか。

それならば単純に営業リストを購入してしまおうというのが2つ目の方法です。この方法についても掘り下げて詳しくみていきましょう。

 

リストの購入方法

営業リストは大変多くの業者が販売しています。インターネットで検索するだけでも多数の営業リスト販売業者が見つかるはずです。購入方法は業者によっていくつか方法があります。1つは購入したいリストの件数に比例して、購入価格が決まるものです。

例えば1件5円の単価であれば1000件のリストであれば5000円で購入できるといった形式です。
リストの単価も1件3円～30円までと業者によって幅があります。他には月額の利用料金が決まっているものがあります。利用料金も月額5000円～3万円程とこちらも幅があります。

リストを購入するメリット

営業リスト購入の最大のメリットは、何といっても営業リスト作成の工数を大幅に削減できる事でしょう。もし何もないところから営業リストを作成しようと考えたら、途方もない時間がかかります。しかし営業リストを購入してしまえば、そんな手間を省けます。

もちろん購入したリストを使いやすいように加工すれば、多少の時間はかかるでしょうが圧倒的に楽なはずです。また必要な費用もそこまで高額でないので、試しに営業リストを購入してみたという方も多いです。

 

リストを購入するデメリット

自社にマッチした営業リストの販売業者を選ぶのに苦労する点です。販売業者のチェックポイントはいくつかあります。
例えば、一覧化された情報の更新はしっかりと行われているか、情報はよく整理されているかなどです。これらを考慮して、販売業者の目利きを上手に行えないと、余計な手間が発生します。

情報が古いために空振りし、必要な情報にまとまりがなく整理に時間がかかるなどです。対価に見合った情報を入手できるように、販売業者の選定は慎重に行いましょう。

 

＜営業リスト作成方法③＞リスト作成サービスを利用する

営業リストを購入ですれば随分と効率的に営業活動を行えそうです。しかし、より営業の精度を上げるために、より良い営業リストを手に入れるためにはどうすれば良いでしょうか。
その際に検討して頂きたいのが3つ目の方法であるリスト作成サービスの利用です。どんな方法なのか詳しくみていきましょう。

 

リスト作成サービスとは

自社のニーズにマッチしたオリジナルのリストをカスタマイズしてまとめてくれるのが、リスト作成サービスです。

業者によってサービス内容に差異はありますが、より具体的で実用性のある情報抽出を行ってもらえます。例えば企業の「業種」や「売上高」といった静的条件と「新設された」や「女性比率が高い」という動的条件を組み合わせたリスト作成が行われます。企業ごとに異なる需要に応えられるのがリスト作成サービスと言えます。

 

リスト作成サービスを活用するメリット

より精度と品質の高い営業リストの入手に成功しやすい点が挙げられます。営業リストは数が膨大にあればいいものではありません。

期待を胸に大量のリストに営業をしても、空振りや反応の悪いお客様が続いては心も折れます。数は少なくても品質の高いリストであれば、お客様のリアクションも変わってくるはずです。リスト作成サービスを利用すれば、こうした期待値の高い営業リストを入手可能です。
データを抽出する条件を工夫して、新たなお客様を見つけましょう。

 

リスト作成サービスを活用するデメリット

少し欲張りな話ですが、「リスト作成サービス」なのでそれ以上の営業活動は行ってくれないのが短所とも言えます。

本稿では営業リストの作成に焦点を当てていますが、実際の営業活動には関連した業務が複数あります。可能であれば、一連の業務も併せて行えると更なる営業活動の効率化が図れます。

例えば営業リストからメールによる自動アプローチや、営業活動の分析の実施を行ってもらえたら助かるはずです。自社のどの業務を効率化したいのか、改めて考えてみても良いでしょう。

 

＜営業リスト作成方法④＞リスト作成ツールを活用する

今までに紹介した方法はどれも一長一短ありましたが、営業活動の生産性向上に役立つ方法が多くあったはずです。そんな中で最後にご紹介したいのがリスト作成ツールを活用した方法です。どの様な方法でどんなメリットがあるのか、早速みていきましょう。

 

リスト作成ツールとは

リスト作成ツールとは、これから営業を行うための複数の企業情報を取得して、一覧化されたリストを作成するためのツールです。企業情報の取得方法は使用するリスト作成ツールによって異なりますが、主に次の2つがあります。1つ目はプログラムでWEBサイトを自動的に巡回して取得するもの、2つ目が用意されたデータベースから必要な企業情報を入手するものです。条件さえ設定すればリスト作成ツールが自動で営業リストの作成を行います。またリスト作成ツールによってはこれに付随した他の営業活動、例えばメール送付なども自動で行ってくれます。約2～3万円程の月額料金から利用できるツールが多いです。

 

リスト作成ツールを活用するメリット

リスト作成ツールを活用するメリットですが、主に以下の3つが考えられます。

 

①リスト作成と付随した営業活動も自動化できる

リスト作成ツールの種類にもよりますが、リスト作成＋αの機能が実装されているツールが多いです。上手に活用すれば更なる営業活動の効率化が図れます。

 

②好きなタイミング、好きな条件で企業リストを作成できる。

ツールを自由に好きな時に使う事ができるので、急にリストが必要になった際にも対応できます。仕事帰りにツールを動かしておけば、翌日には必要な情報が揃っているでしょう。

 

③精度の高いリストを生成できる

日々データベースはアップデートされるので、鮮度の高い情報で常に営業活動を行えます。

 

最適なリスト作成ツールを選定できれば、営業活動の心強い味方になってくれるでしょう。

 

リスト作成ツールの選び方

世の中には、さまざまなリスト作成ツールが存在します。ここでは、自社の営業リスト作成にぴったりなリスト作成ツールを見つけ出すためのポイントをご紹介します。

 

まずはツール導入の目標を明確にする

ツールを導入して何を達成したいのかという目標がクリアになっていないと、リスト作成ツールを選ぶための指針を立てられません。また、目標が明確でないと、導入してもそれほど効果が得られない、導入コストが見合わないといったことが起こる可能性もあります。さらに、目標がないまま導入すると、現場の混乱を招く恐れもあります。そのため、まずは目標を明確にしましょう。

 

例えば、ツールを導入して業務効率を向上させたいと考えているのであれば、ツールの導入によって業務に充てる時間をどのくらい削減するか明確な数字にして目標にします。また、業務の工数を細分化し、ツールを導入することで省ける工数や短縮できる工数が可視化できると現場の理解も得やすいでしょう。

 

導入実績を確認する

リスト作成ツールを比較検討する際は、導入実績も確認しておきましょう。導入コストが安いツールでも、導入実績がない場合、導入しても効果が得られるかは分かりません。

 

導入事例では、具体的な数値とともにツールを導入して改善ができたことについて紹介してあると導入後のイメージが湧きやすくなります。

 

なお、導入実績は一例なので、紹介されている導入実績だけを信用して導入を決めてしまうのはおすすめできません。導入実績はあくまで参考とし、機能や価格などを踏まえて総合的に導入するツールを検討しましょう。

 

ツールの機能を確認する

機能は多ければ良いというわけではありません。自社の業務を改善するうえで必要な機能が備わっているかしっかりと確認する必要があります。

 

また、操作性についても確認しておきましょう。いくら優秀な機能が備わっていても、操作が難しくて必要な情報にアクセスできない、といったツールだと現場に定着せず、導入コストが無駄になってしまう可能性もあります。

 

リスト作成ツールの中には、トライアル期間が設けられているものもあるため、ツールが自社に合っているかどうか確認してから導入を検討してみましょう。

 

費用対効果を確認する

費用の安さに目が眩んで、焦って導入を決めてしまうと良いことはありません。ツールを導入する際は、必ず費用対効果についても熟考しておきましょう。

 

どんなに安く利用できたとしても、全く使えないリスト作成ツールでは導入する意味がありません。また、多くの機能を備えた高額なツールを導入しても、機能を使いこなせないのであれば非常にもったいない出費となってしまいます。

 

ツールを導入する際は、どのような課題を解決したいのか、どの程度のコストをかけられるのかといったことを明確にして導入しましょう。

 

サポート体制を確認する

契約をしたものの、サポート体制がきちんとしておらず、運用がうまくいかないといった状態は避けたいものです。そのため、契約前にサポート期間や質問方法、サポートの範囲、対応時間などを確認し、導入や運用が問題なく行えるかどうか確認しておきましょう。

 

おすすめのツールを紹介

リスト作成ツールは数多くありますが、その中でも特にお勧めしたいのが「APOLLO SALES」です。APOLLO SALESは人工知能を用いた営業ツールで、多くの企業が導入しています。APOLLO SALESの主な機能は以下の2つです。

 

①営業リストを楽々作成

必要な手間は条件設定のみ。後はAPOLLO SALESが自動でWEB上から情報を集めてリストを作成します。時間がかかってネックとなるリスト作成作業は全てAPOLLO SALESにお任せです。

 

②お客様に自動アプローチ

リストの作成は営業活動のスタートラインです。APOLLO SALESは次につながるステップも人に代行して実行してくれます。メールやお問い合わせフォームよりお客様にアプローチを実施します。

 

更にメールの開封やURLのクリック状況も分かるので、営業活動の分析もAPOLLO SALESにて行えます。またツールと聞くと難しく扱いにくいイメージを持たれるかもしれませんが、心配は無用です。APOLLO SALESは直感的にすぐ使えるようにインターフェースにも工夫しています。
APOLLO SALESを導入すれば、その日から営業活動はより効率的に激変します。

 

まとめ

さて今回は営業リストの作成方法に注目してご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。主な4つの方法を比較したので、それぞれのメリットやデメリットもよく理解できたのではないでしょうか。

営業リストの作成は、1度作成したら終わりではなく定期的なメンテナンスが大切です。加えて大規模なリストとなってくると、アナログな管理には限界があります。

業務の効率化、そして情報の質の向上を同時に可能とするには、リスト作成ツールの活用、特にAPOLLO SALESがおすすめです。この記事がAPOLLO SALES導入のきっかけになれば幸いです。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES