営業関連 2019.12.25

メールで営業活動を行う時代～メール文の書き方からリード獲得のコツまで解説～

近年では、手軽なオンラインマーケティングとしてメール営業に力を入れる企業が増加しています。テンプレートの組み方や営業リストの作り方などを間違わなければ、メール営業は有用なリード獲得手段として用いることができます。

そこで当記事では、メール営業によって効率的にリードを獲得するコツと、実際にアポ取り用メールを書く時のマナーや例文などをご紹介します。
営業効率を向上できる支援ツールについても紹介しているので、メール営業によって獲得できるリードを増やしたい方はぜひ参考にしてみてください。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

 

メールで営業活動を行うメリット・デメリットとは？

メール営業は、アウトバウンド営業の手法として幅広い業界で用いられています。メールのみでアポイント獲得を目指す関係上、営業担当者と顧客の接点が少ないという特徴があります。ここでは、メール営業を行うメリット・デメリットを解説します。

 

メールで営業活動を行うメリット

メール営業では文章で説明を行えるので、前もって商材の適切な紹介文を考えられるというメリットがあります。
紹介文の完成度が高ければ、口頭では説明が難しい商材でも分かりやすく、手短に説明することができます。一度文面を作成できれば、2件目以降は非常に少ない手間で営業を実施できるようになります。

新規開拓である場合、テレアポで上手く説明しても顧客の記憶にはあまり残らない可能性が高いです。商材に対する関心が低い状態だと、口頭で説明された営業内容は2割程度しか記憶に残らないというデータがあります。

しかし、メールはデータとして残るので後から随時確認することが可能です。相手にとって現時点では不要な商材でも、将来的に必要となった場合にリードを取りやすくなるメリットがあります。

そして、メール営業では担当者のアドレスが分かっていれば直接担当者へアプローチを実施することができます。テレアポや訪問営業では受付から取り次いでもらう所が第一関門になりやすいですが、メールは確実に担当者のメールボックスまでは届けられます。もし相手企業の問い合わせ用アドレスに送る場合でも、担当者を指名することで直接届けられる可能性は高いです。

 

メールで営業活動を行うデメリット

さまざまなメリットがあるメール営業ですが、デメリットも存在します。営業メールはタイトルを見た時点で削除されることが珍しくなく、場合によっては迷惑メール扱いされるリスクもあります。文面を読んでもらうには、開封を促せるようなタイトルを付けたり、送信する相手やタイミングを工夫したりするといった努力が必要になります。

そして、テンプレートを利用して複数社へメールを送っているときは、文面の修正や宛先の指定などを間違う可能性が高くなってきます。修正にかかる手間を減らしているほど、人為的ミスが起こりやすいので注意が必要です。

メール営業は気軽にアプローチができる方法ですが、アポイントを取るには顧客側がメールの返信を行う必要があります。テレアポよりも顧客が能動的にアクションを起こすことが要求されるので、商材に対して強い興味がなければ返信をされない可能性が高いです。相手の興味・関心を引きつける紹介文作りをすることと、返信があった場合は必ず優先的に対応することを忘れず実施するようにしましょう。

 

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

 

＜メールで営業活動＞リード獲得をするためのコツ

相手の購買意欲を引き出せる営業メールを制作するには、いくつかのコツを理解したうえで実践する必要があります。ここでは、メール営業によって効率良くリードを獲得するコツを4つの項目に分けてご紹介します。

 

＜コツ①＞開封を促すタイトルをつける

営業メールを開封してもらうには、相手が興味を持つタイトルをつけることが重要です。例えば「今なら割引キャンペーン中！」といったように、とりあえず開封しようかと思わせる必要があります。

毎日多数の営業メールが届く会社や個人であるほど、タイトルの時点で興味が持てないメールはまとめて削除する傾向があります。営業メールのタイトルを付ける際は、読み手がすぐに読める程度の長さで伝えたいことをはっきりさせておくことがポイントです。

 

＜コツ②＞相手への配慮を忘れずに

購買意欲を引きつけるタイトルができたら、メールを開いた相手への配慮が行き届いた本文を作る過程に移ります。営業メールを送ったことに関する挨拶から、締めの挨拶までをしっかりと工夫する必要があります。冒頭は「初めまして」や「お世話になっております」でも間違いではありませんが、新規営業であれば「突然のご連絡失礼致します」というように少し文面を工夫することで、相手に与える印象は良くなります。

そして、営業メールであることを意識した表現や言い回しを心がける必要があります。論文のような書き方だと読みづらくなり、カジュアルすぎる書き方でも伝えたいことが分かりづらくなります。人が読むことを意識して、適切な文体になるように心がけましょう。

 

相手へのメリットをわかりやすく・簡潔に伝える

相手への配慮の一環として、営業メールの文面は読みやすく、商品やサービスを導入した場合に顧客が得られるメリットを明確に伝えるようにしておく必要があります。一見して読みづらい、意図が分かりづらい営業メールは、細かく読もうとせずに削除する人がほとんどでしょう。

要点を簡潔に伝えるように心がけて、多忙な相手でも手早く営業メールを読めるように意識して文章を構成することがポイントです。

 

複数パターンを用意して相手によって送り分ける

複数の相手へ営業メールを送る際は、地域や業種などに合わせて2~3パターンの文面を使い分けるようにすることが大事です。全て同じテンプレートを用いていると、文面をコピペして無差別に送っていると判断されやすく、迷惑メール扱いを受ける可能性が高くなります。

営業速度を上げるうえでテンプレートを用いるのは必要なことですが、先述したように2~3パターンは文面を用意して使い分けることで画一的な印象を与えないように工夫することが重要です。

そして、営業支援ツールを用いてメールの開封率や返信率などのデータを取得、分析することも忘れずに行うようにしましょう。
営業結果に応じて文面や送信先などを変更して、継続的に営業効率を上げていく取り組みをすることがリード獲得数を増やすポイントです。

 

効果的な営業メール文の書き方

ここからは、実際に営業メールの例文を紹介しながら、新規営業を行う際の効率を上げられるメールの書き方を解説します。

まず、新規営業メールの冒頭では相手の会社名、担当者名を表記した後に、簡単な自己紹介を行うようにしましょう。自分が所属する会社名、所属部署、自分の名前を忘れずに表記する必要があります。いずれも略称ではなく、正式名称で表記することが大事です。

そして、相手の会社に営業メールを送った理由をしっかり書いておくと、無差別なスパムメールではなく、営業メールであることを示せます。

例えば「貴社営業部の○○様よりご紹介を頂き、連絡させていただきました。」といったように明記することで、メールを読み進めてもらえる可能性を向上させられます。単にWebサイトから連絡用アドレスを知った場合でも、率直に理由を表記したほうがメールの信ぴょう性は向上します。

挨拶が一通り終わったら、本題である商品やサービスの紹介および提案、そしてアポイントのスケジュール設定に関する確認などを書いていきます。アポ取りを行うところでは、自社からいくつか候補となる日時を提示して、選んでもらうようにしましょう。
最初から相手に合わせるようにすると、結果的にアポイントの日取りが決まらなくなる可能性があります。

最後に、営業メールに対して興味を持った相手へ向けて、何らかの反応を促す一言を忘れずに書いておくようにしましょう。

例えば「御多忙の折恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです。」「何かご不明な点がございましたら、お問い合わせください。」といったように一文を添えておくと、相手に対して何らかの反応を促すことができます。

 

営業メールから商談につなげるポイント

営業メールを使ったアプローチを行う際は、送る前の準備だけでなく送った後の行動も重要です。以下のようなポイントに注意しながら施策を進めていきましょう。

 

送信したメールの効果測定を行う

営業メールは送りっぱなしではなく、回数を重ねながら改善を繰り返していく必要があります。
送ったメールの開封率や、本文中に記載したURLからの訪問数、コンバージョン率など、さまざまな指標をもとに、成果が出ているかを検証しましょう。
開封率が低いなら、メールの送信時間やタイトルを見直す、Webサイトへの訪問率が低いならリンクにつける誘導文を見直すなど、トライアンドエラーを繰り返しましょう。

 

返信にはすぐに対応する

営業メールに対して返信が届いた場合、すぐに電話やメールでのアプローチを行うようにしましょう。返信が届いたということは、興味を持ってくれているという証拠であり、一番顧客が熱を持っているタイミングです。
このときの返信については、文章を練り込むなどの作り込みはほどほどにし、返答のスピードを高めるようにしましょう。

 

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

メールでの営業を効率化してくれるツール

質の高い営業メールを作成することは重要ですが、営業リストの確保やメール作成、送信作業などを効率化することも合わせて行う必要があります。ここからは、メール営業を効率化できるオンライン営業支援ツールAPOLLO SALES（アポロセールス）についてご紹介していきます。

 

APOLLO SALES（アポロセールス）で効率化！

APOLLO SALES（アポロセールス）は、独自の法人顧客データベースから自動で潜在顧客をピックアップして営業リストを作成してくれる営業支援ツールです。
ユーザー側は検索したい法人顧客の業種や特徴となるワードを指定、検索するだけで、システム側が作成した営業リストを獲得することができます。

APOLLO SALESの強みは、60万件以上にのぼる顧客データベースと高精度なリスト作成機能です。顧客情報はネットワーク上で常に更新されており、ユーザーは常に最新の顧客情報を把握することができます。

そして、継続的にAPOLLO SALESを使用することによって、独自の学習型AIがユーザーの検索データを蓄積して検索結果に反映する機能も備えています。
つまり、APOLLO SALESを使い続けていると、更に最適化された営業リストを取得できるようになります。さらに、自動送信機能を用いることで最大1,000件にメールを一括送信できます。営業リスト上の相手にボタン一つで送れるので、メール作成にかかる時間や労力を削減することが可能です。

導入後のカスタマーサポートが充実していることも、APOLLO SALESの強みとしてあげられます。導入初期における運用方法だけではなく、アポイント獲得につながるメールテンプレートの作り方や、顧客リストを最適化する方法などについても相談、対応を受け付けているようです。メール営業に注力してこなかった会社でも、APOLLO SALESを導入したことで新規顧客を増やせるようになった事例は多数存在します。

APOLLO SALESはメール営業にかかる人手を削減できる機能が揃っているので、とくに中小企業が導入する営業支援ツールとして優れているといえます。

 

APOLLO SALES（アポロセールス）の導入事例

APOLLO SALESは、サービス開始から1,000社以上の会社に導入された実績を持つシステムです。数多くある導入事例の中から、何件かをご紹介します。

1件目の事例は、人材派遣サービスを運営するA社です。新規開拓が伸び悩んでいることからAPOLLO SALESを導入したとされます。導入前はほとんど既存顧客を維持する形だったが、利用開始から半年も経たずに多数の新規顧客を獲得することができています。結果的にはAPOLLO SALESが主要な営業手段になっており、大きく業績を伸ばした事例といえます。

2件目の事例は、営業コンサルティングを行うA社です。APOLLO SALESを導入した理由はアプローチ数を増やすことであり、実際に導入してからは1日にメール1,000件を送れるようになっています。アプローチ数が格段に増えたことで、常に一定数以上のアポイントを獲得できるようにもなったとされます。簡単なマウス操作だけでメールを一括送信できるので、人的リソースを節約しながらアポイント数を伸ばすという目的を達成できています。

3件目の事例は、人材紹介業を行うA社です。
APOLLO SALESの持つ効果分析機能を活用することで、顧客が持っている課題や悩みをデータ化して把握できるようになったとされます。導入前よりも良質なアポイントが取りやすくなり、アポ取りにかかる時間も大幅に短縮されています。

 

＞＞APOLLO SALESへのお問い合わせはこちら！

 

＜APOLLO SALES（アポロセールス）はテレワークでも有効！＞
新型コロナウイルスの感染拡大にともない、テレワークを実施する企業が急増しており、対面や電話での営業が難しくなりつつあります。
ここで自動営業ツールAPOLLO SALES（アポロセールス）を活用すれば、テレワークを導入した企業に対しても、今まで通りアプローチすることができます。自身もテレワークをしながら、自動でアポを獲得することができるため、非常に有効なツールだといえるでしょう。
テレワークでの営業活動に課題を抱える企業は、ぜひお問い合わせください！

 

＞＞APOLLO SALES（アポロセールス）をテレワークに活用したい方向けの専用紹介ページはこちら＜＜

 

まとめ

適切な営業メールの書き方や、リード獲得数を伸ばせるメール営業の実施方法などを紹介しました。タイトルで興味を引き付けて、本文で顧客側に自然と行動を促せるように誘導することが営業効率を上げるポイントです。当記事で紹介したリード獲得のコツと、おすすめできる営業支援ツールなどを上手く活用して、メール営業によるリード獲得数を確実に伸ばしていきましょう。