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営業メールで新規開拓を行うときの重要ポイント8つ

営業活動に欠かせない存在の1つがメールです。
朝はメールチェックから仕事が始まるという方も多いのではないでしょうか。挨拶から商品の紹介まで、多様なやりとりをメールで行えます。
そんな便利なメールが、営業の新規開拓でも大活躍するのをご存知でしたでしょうか。メールを上手く使いこなせば新たなリード獲得も捗ります。
そこで今回は営業メールで新規開拓を行う時の重要ポイント8つを解説します。この8つのポイントを押さえれば、営業メールの効率もぐんとアップするはずです。記事の最後にはイチオシのメールアプローチツールも紹介するので併せてチェックしてみてください。

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営業メールで新規開拓を行うときのポイント~事前準備編~

早速、営業メールで新規開拓を行う際のポイントを大きく3つのカテゴリーに分けてお伝えします。

まずは「事前準備編」です。何事でも言えますが、準備を怠ると良い結果はついてきません。以下の3つのポイントを参考に、抜かりなく営業メールの準備をしましょう。

 

最新の営業メールリストを手に入れる

まずは営業メールリストを入手しましょう。営業メールリストがなければ、営業メールは送れません。
営業メールリストの質によってその後の営業の成果は大きく左右されます。そのため営業メールリスト作りに苦労されている方も多いですよね。
そんな営業メールリストを入手する方法はいくつかありますが、大きく分けると以下の4つがあります。

 

①自らリストを作成する

②リストを購入する

③リスト作成サービスを使う

④リスト作成ツールを使う

 

この中で最も効率が良く、リストの精度が高いのは4つ目の「リスト作成ツールを使う」方法です。どの方法にも一長一短あり、上手く使い分けるのが理想的ですが、膨大な数のリストをアナログに集めようとするのには限界があります。
そうした際はツールを上手く活用して、営業メールリストも作成してしまいましょう。是非お勧めしたいツールもありますので、気になる方は最後まで読み進めてみてください。

 

自社ドメインを取得する

次に必要な事前準備として、自社のドメインを取得しましょう。
ドメインに関して簡単に説明すると、メールアドレスの@マークに続く部分がドメインです。例を挙げると「ユーザー名@ドメイン名.com」といった構成にメールアドレスはなっているはずです。

 

このドメインが、営業メールにおいては自社の信頼に関わる重要なポイントです。
有名企業から送られているメールを見れば一目瞭然ですが、どのメールも独自のドメインが使われているはずです。
メールを受信する側もドメインをチェックして、メールの信頼性も判断するのではないでしょうか。

仮に自社のドメインを取得せずにフリーのメールをビジネスで使用していたらどうでしょうか。
お客様は不安を感じるはずです。そもそもメールを読んでもらえずに迷惑メールと判断されてしまう恐れもあります。このような事態を回避するためにも、自社ドメインの準備を忘れないようにしましょう。

 

添付ファイルがある場合は圧縮する

参考資料を送付する際など、メールにファイルを添付する場合もよくありますよね。そんな場合に気を付けたいのが添付ファイルの容量です。
容量が大きい場合だと、送付はできても、お客様が上手く受信できない場合があります。そんな時は忘れずにファイルをZIPなどに圧縮するようにしましょう。少し手間はかかりますが、こうした相手への気遣いは営業メールにおいて大切なポイントです。
また資料が複数ファイルある場合も、ファイルを圧縮しておくと親切です。

 

またファイルを圧縮して送付する場合にパスワードを設定するケースもあるはずです。機密性の高い内容が含まれている時など、このパスワードは便利な機能ですよね。
注意点としてはパスワードがどこに記載されているかお客様に分かりやすく伝える事です。例えば追って連絡するのであれば、「別メールでパスワードを送信します」など、お客様に忘れずに伝えましょう。

 

営業メールで新規開拓を行うときのポイント~メールの書き方編~

続いてのカテゴリーは「メールの書き方編」です。一番大切なメールの中身ですので、自身が作成したメールが以下の3つのポイントを満たしているか、よくチェックしてみましょう。

 

タイトルは目を引くものにする

営業メールは言うまでもなくお客様に読んで頂かなくては意味がありません。そんな営業メールの明暗を分けるのが、タイトルです。タイトルの内容次第で、そのメールが開封されるのかどうかが決まります。では具体的にどのようなタイトルがメールの開封率が高いかと言うと、お客様の目を引くかどうかが大きなポイントです。例えば次のタイトルはどうでしょうか。

 

「〇〇〇〇株式会社からのお知らせ」

 

極端な例ですがあまり興味は持てませんよね。具体的にどんな情報がメールに含まれているのか分かりませんし、情報が有益かどうか判断できません。では次のタイトルならどうでしょう。

 

「★抽選で10名様★大人気のイタリア旅行プレゼント!」

 

タイトルのインパクトが格段に違いますよね。
内容に緊急性もありますし、タイトルを目立たせる工夫がされています。メールを開くとどんなメリットがお客様にあるのか明確です。
これは一例ではありますが、このようにメールの本文が同じでもタイトルの付け方で印象は全く変わります。お客様の目を引くインパクトのあるタイトルを考えてみましょう。

 

相手への配慮を忘れない

メールを読んでいて不快に感じる瞬間があると思います。考えられる代表的な理由を以下に列挙します。

 

・必要な情報が不足している

・文章の表現が曖昧

・文章に失礼な表現がある

・無駄な情報が多い

 

これらはどれも相手への配慮が不足しているために発生します。メールで情報発信を行うのは簡単ですが、相手の立場に立ってメールの本文を見返す習慣をつけましょう。主なメールの5つのチェックポイントを以下に記載します。

 

①メールの本題や目的を先に伝える

②一文を50~60字以内に収める

③適度に改行をする

④「恐れ入りますが」など、相手を気遣う表現を使う

⑤署名を忘れない

 

上記のポイントに気を付けるだけで、お客様のメールに対する印象は変わります。どうすればより親切なメールになるか考えて工夫をしましょう。

 

本文は簡潔に

分かりやすいと感じるメールの文章は明確で簡潔です。そうしたメールは無駄な情報がなく、読んでいて気分が良くなります。ではどうしたら簡潔で分かりやすいメールが書けるのでしょうか。代表的な5つポイントを紹介します。

 

①箇条書きを活用する

文章が改行もなく続くと読むのに疲れます。適宜、箇条書きを使いましょう。

 

②一文一義の短い文章を心がける

長い文章は分かりにくいです。短い文章で一文に一つの意味を込めましょう。

 

③結論の後の理由は簡潔に

結論、理由、詳細の順にメールを書くと良いです。その理由はできる限り簡潔に書きましょう。

 

④簡単な用件は一行メールでOK

メールが短くても失礼ではありません。

 

⑤余計な事は記載しない

同じ内容を違う言い回しで繰り返す必要はありません。シンプルなメールを書きましょう。

 

上記を意識するだけで簡潔なメールに近付けます。自分の送ったメールをチェックしてみましょう。

 

営業メールで新規開拓を行うときのポイント~送信後編~

最後のカテゴリーは「送信後編」です。メールを送付した後も重要な仕事は残っています。結果を次に活かすかどうかは、以下の2つのポイントにかかっています。メール送付後の対応を丁寧にこなして、1件でも多くの商談に結びつけましょう。

 

返信が来たらすぐに対応

メールは内容も大切ですが、レスポンスの早さも重要です。
例えば自分が企業のHPに何か問い合わせをした場合、その返答はいつ頃までに欲しいでしょうか。きっと大半の人は遅くても1日以内、可能であれば早ければ早い方が嬉しいはずです。これは営業メールでも同様で、できる限り早い対応を心がけましょう。反応が早いだけで、お客様からの印象は良くなります。

 

中にはすぐに回答できないお客様からの問い合わせも含まれているはずです。そんな際は、返答を後回しにするよりは、現状を正直に伝えた方がお客様からの好感は高いです。お客様のストレスがたまり相手に不信感を抱くのは、メールの反応が全くない事です。メールの返答は極力早く行って、お客様からの信頼を勝ち取りましょう。

 

効果分析を行う

営業メールにおいても効果分析を行って、PDCAサイクルを回す事が重要です。PDCAサイクルとはPlan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)を繰り返す事で業務改善を図る方法です。営業メールの効果分析はPDCAのCheck(評価)に該当します。具体的には、メールの開封率や返答率、さらには商談化した件数を数字やグラフで振り返ってみると良いでしょう。

 

この結果を受けて、Action(改善)を忘れずに実施しましょう。メールの開封率が悪いようであれば、タイトルに工夫が足りないかもしれません。
返答率に問題を感じたら、メール本文の内容を再度見直してみましょう。こうした改善を日々積み重ねていく事で、業務改善は実現できます。

 

営業メールでの新規開拓を手助けするツール

最後に営業メールでの新規開拓を強力にサポートしてくれるツールをご紹介します。
営業ツールというと、大変多くのツールが存在します。

営業リストの作成、データ管理、WEB会議など、ツールによって様々な機能があります。共通しているのは営業活動をサポートし効率化してくれる事です。では本稿のテーマである「営業メール」に特化したツールはあるのでしょうか。以下で詳しくご紹介します。

 

メールアプローチツール

メールアプローチツールとは営業メールに特化したツールで、企業のメールアドレスに対して自動でメール配信を行えます。

1件1件のお客様にメールを送付するのはなかなかに骨が折れる作業ですが、これらを全てメールアプローチツールが代行してくれます。実際のメールアプローチツールの機能ですが、様々なものがあります。
例えばメールの送付機能に特化したものもありますし、営業リストの作成や分析など、関係する業務も併せて自動化できるツールもあります。

自動化したい業務に合わせて、最適なツールを選択すると良いでしょう。こうしたメールアプローチツールを活用すれば大きく業務の効率化が図れるので、近年多くの企業から注目されています。

 

おすすめは『APOLLO SALES(アポロセールス)』

色々なメールアプローチツールがありますが、その中でも特にお勧めしたいのが『APOLLO SALES』です。APOLLO SALESは人工知能を用いた営業ツールで、時間がかかる営業メールも効率化できます。既に多くの企業が導入しており、APOLLO SALESによって業務を改善しています。APOLLO SALESの主な機能は以下の3つです。

 

①楽々簡単!営業リスト作成

アナログに営業リストを集める必要はもうありません。APOLLO SALESが自動でWEB上から情報を収集し、営業リストを作成します。必要な手間は簡単な条件設定のみです。

 

②自動でお任せ!お客様へアプローチ

時間がかかるお客様へのメールでの挨拶もAPOLLO SALESが行います。企業のHPにある問い合わせフォームにもAPOLLO SALESは対応しているので、状況に応じて使い分けできます。

 

③便利で役立つ!分析機能

メール送信後の大切な効果分析もAPOLLO SALESにお任せです。メールがどれだけ読まれているかもグラフを見れば一目瞭然です。

 

営業メールにあると役立つ機能がAPOLLO SALESには全て詰まっています。さらにAPOLLO SALESは直感的にすぐに扱えるインターフェースなので、機械は苦手という方も心配無用です。APOLLO SALESを導入して、営業をより効率的にしましょう。

 

まとめ

今回は、営業メールで新規開拓を行う時の重要ポイント8つを詳しく解説しました。

事前準備・メールの書き方・送信後の3つのカテゴリーに分類して営業メールの考え方を整理しました。一つ一つは小さなポイントだとしても、積もり重なるとお客様からの印象は大きく変わります。

細かいポイントをどれも抜け目なくできていてこそ、営業マンへの信頼感は高まります。ご紹介した8つのポイントを踏まえて、スマートに営業メールを送付しましょう。
さらに営業の効率をアップさせたい方は、メールアプローチツール『APOLLO SALES』の活用も検討してみてください。

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設立 2016年4月
資本金 8,200万円(資本準備金含む)
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