営業RPAツール 2019.05.01

リードを最大化させるためのRPAの活用術

現在日本では、高齢化や少子化の影響から、労働人口が減少し人材不足に陥りつつあるという問題があります。今までは、工場のライン業務を機械化するなど、現場の生産性を上げる試みをする企業が多くありました。しかし現在では、現場の生産性の向上だけでなく、デスクワークの生産性を向上させるためのサービスが注目されるようになっています。

 

特に注目を集めているのが、デスクワークなどの業務をパソコンやサーバー上のソフトウェアに代行させ自動化するRPAと呼ばれるツールです。RPAを活用することで、人件費のコストダウン、業務処理のスピードアップ、ヒューマンエラーの減少などの効果が期待できます。今回はその中でも、営業におけるリードを管理することのできるRPAについて紹介します。

 

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RPAとは何か？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語です。人工知能やルールエンジンを搭載したソフトウェアのロボットに、定形作業を中心としたデスクワークを代行させ自動化する技術です。

この場合のロボットとは、一般的に思い浮かべるような実体がある機械ではなく、パソコンやサーバー上で動作するソフトウェアです。

人間が行う作業を代行することができる、ルール変更などの環境の変化に強く柔軟性がある、人間と比較した場合に圧倒的な能力を持っている、という3つの特徴で定義されます。RPAでデスクワークを代行するロボットを擬人化し、デジタルレイバー、デジタルワーカー、仮想知的労働者と呼ぶこともあります。

RPAを用いる道具はRPAツールと呼ばれています。

現在、RPAという単語は様々な形で用いられています。広義でのRPAはRPAという技術的変革全体の総称ですが、狭義のRPAというとRPAツールを指します。RPAは人工知能やルールエンジンを搭載したソフトウェアに作業を代行させると説明しましたが、これは広義のRPAに関しての説明です。

狭義のRPAであるRPAツール自体は、ルールエンジンのみで動作しており人工知能は搭載していない、と考えると分かりやすいかもしれません。

広義のRPAには、大量のデータを解析し結果を出力するEPA（Enhanced Process Automation／エンハンスド・プロセス・オートメーション）、読み取ったデータをもとに自律的に意思決定することが可能なCA（Cognitive Automation／コグニティブ・オートメーション）といった、一般的に人工知能と呼ばれるものが当てはまります。

 

RPAツールの機能や活用方法とは

RPAの機能

RPAを活用すれば、これまでパソコンの画面上で行なってきた作業をほぼ完全に自動化することが可能です。今まで人間にしかできないとされてきた仕事も代行が可能になりました。具体的には下記のような操作が代替できます。

 

・キーボードを用いた文字入力などの操作

・マウスを用いたクリックやドラッグなどの操作

・パソコン上のアプリケーションの実行や操作

・条件分岐を含めた指定した手順の実行

・画面上に表示された文字、色、画像、図形の認識

・時間を指定した操作の実行

 

RPAと相性の良い業務としては以下のような作業が挙げられます。

・一定のルールに従って繰り返す

・データが構造化されている

・業務が標準化されている

・ヒューマンエラーが起こりやすい

・Windowsやクラウドのアプリケーションを利用する

 

RPAの活用方法

RPAは、膨大な量のデータを扱う作業においてその真価を発揮します。操作の工数が多ければ多いほど、RPAによる作業効率と人力による作業効率の差が大きくなるのです。

RPAによる作業はサーバー上で行われることが多いので、大量のデータを一気に処理しても処理が重くならず高速で作業することができます。また、人力による作業で発生する可能性がある操作ミスなどのヒューマンエラーも回避することが可能になります。

RPAが一番得意としている作業は、前述の通り、一定の手順やルールが定められている定型処理です。多くの企業では、レポートに出力する際の下記のような作業のフローで活用しています。

 

・基幹業務システムの画面から特定の項目を選択して数値をコピー、もしくはファイルにエクスポートする

・コピーやエクスポートしたものをExcelなどの表計算ソフトのワークシートに貼り付け、またはインポートして集計・分析する

 

上記のような手順やルールが定められている定型処理作業は、単純ではあるものの参照しなければならない基幹業務システムの数が多く、膨大な時間と手間が必要になります。こういった作業をRPAで自動化することで、業務における手間を減らし、作業時間を短縮することが可能になります。

 

RPAは営業にも活用できる！

RPAは営業活動にも活用することが可能です。これまで業務をシステム化しようとした場合には、重要性が高く負荷の高い業務、すなわち導入コストとROI（費用対効果）が見合っているものに関心が向きがちでした。

一方、複数のシステム間で連携したり、ネット上に表示された情報をExcelに入力してリスト化したりといった、Excelファイルと組み合わせる必要のある業務については、導入コストに対するROIが見合わないと見なされ、作業を自動化することはできずに全て人力で行う必要がありました。

RPAを利用すれば、こういった様々な企業のホームページから営業リストを作るといった繰り返し更新する必要があるような定型作業であっても、低いハードルで自動化を試みることができるようになったのです。

営業活動でネックになる業務とは？

では営業活動ではどのような業務がネックになるのでしょうか。以下で代表的な例とRPAの活用方法をご紹介します。

 

1.営業先からの資料や領収書の処理

RPAを利用すると、営業先や得意先から送られてくる資料をクラウド上の共有ファイルに保存しておくだけで、OCR（光学文字認識）変換、基幹システムへの登録、返信用書類の返送までの一連のプロセスを自動化することができます。

また、交通費の領収書など経費精算の必要がある書類を所定のフォルダに入れることで、自動的に経費精算システムに登録することができ、本来の営業業務に集中することができます。

2.週次、月次の繰越処理

行なっている業務の内容によっては、週や月の頭に繰越処理を行う必要がある場合があります。単純な作業ではありますが、毎週、毎月行う必要があり、高い正確性が求められる作業です。

RPAにこれらの作業を記憶させ、スケジュールを設定しておけば、週や月の頭に自動的に繰越処理を実行してくれます。これによって定期的に行う必要があった作業を自動化させ、作業負担を減らすことができます。

 

休み明け、朝一での資料作成

休み明け、月曜日の朝一番に行われる会議のために資料を作成しておく必要がある場合があります。

前の週の実績データをまとめて資料を作成する場合、担当者は早朝に出勤し資料を作成する必要があります。RPAを活用すれば、月曜日の朝の決まった時間に自動でデータを集計し資料を作成することが可能です。

 

APOLLO SALESで営業も楽々効率化できる！

これまで紹介してきたRPAツールは、汎用的なものか営業以外の業務を自動化するツールでした。汎用的なRPAツールでアポイントメント業務を自動化させたいと考える営業担当者も少なくないと思いますが、汎用的なRPAツールを用いてリードの管理までを自動化させることは技術的な問題により困難です。

こうした問題に対応するためのサーバー型RPAツールがAPOLLO SALESです。APOLLO SALESを使えば、メールやホームページのお問い合わせフォームの内容を活用し、アポイントメントを自動化もしくは半自動化することが可能になります。

 

1.APOLLO SALESの仕組み

APOLLO SALESでは、APOLLO SALES運営会社が独自に収集、管理している数十万件以上におよぶ法人データベースを活用しています。APOLLO SALESの検索画面から地域、業種、触媒を指定し、企業の条件を絞り込むだけで、営業のアプローチ先のリストを作成することができます。

APOLLO SALESのサーバーの法人データベースから、指定された条件に当てはまる企業のアプローチ先のリストが出力されるのです。

リストが作成された後は、メール配信予約画面で、リストとメール配信日時を指定すれば、あらかじめ登録しておいた文面の営業メールを自動的に送信することができます。

2.APOLLO SALESの使い方

このように、APOLLO SALESの操作はとても簡単ですが、高い精度の法人データベースと人工知能を活用した検索ロジックにより、自社の商品やサービスに関心を持つ企業を逃すことなく効果的にアプローチすることができます。実際にAPOLLO SALESを利用した企業の担当者によると、導入から2ヶ月程で1ヶ月あたり10件程度のアポイントメントを取れるようになったとのことです。

 

APOLLO SALESは、人手不足に陥りがちな中小企業で活用されることを想定して開発されたRPAツールです。直感的に利用できる作業画面により、営業の経験や人材が少ない中小企業でも活用できるようになっています。サポート体制も充実しており、導入の支援からアポイントメントを取りやすいメールの書き方までサポートを受けることができます。

APOLLO SALESは、簡単な操作で誰でも利用することができる、コストパフォーマンスに優れたRPAツールだと言えます。最初に導入する営業用のRPAツールとしては、APOLLO SALESがおすすめです。

 

企業のRPA活用事例

ここではAPOLLO SALESを導入している企業の活用事例をご紹介します。

B株式会社

B株式会社は、オンラインでの商談システムを提供している企業です。アポイントメントの数を増やすためのツールを探していた時に、APOLLO SALESを見つけ利用を開始しました。

自分に工数がかからず、リストを表示してボタンを押すだけで最大1000件のメールを送れる点を評価しています。IT、人材、広告会社をメインターゲットとしつつその他の業界にも広く配信しており、運用開始2ヶ月で1日1件から2件の返信をコンスタントに獲得できているようです。

株式会社A

株式会社Aは、無料求人情報誌を運営している企業です。在日外国人の人材を中心に採用支援をすべくメール配信を行っています。

APOLLO SALES導入前は過去の手持ちリストに当たっているばかりで、新規の開拓に課題を感じていました。APOLLO SALES導入当初こそ上手く使いこなせていなかったものの、サポートを受けて本格的に運用を開始してから2ヶ月で累計30社のアポイントメントを獲得しました。

ホームページや担当者への問い合わせも増加し、3社との取引が成約したようです。

株式会社L

株式会社Lは、女性向けの転職サービスを運営している企業です。APOLLO SALESの導入から2ヶ月で20件のアポイントメントを獲得し、うち3社と取引成約することができました。

インサイドセールスによる売上のうち2割をAPOLLO SALESで獲得しています。APOLLO SALESは、社長や役員との接点が多い点を評価しています。

株式会社J

株式会社Jは、SEM、SEOの企業でオウンドメディア構築の支援を行なっています。カテゴリと媒体を指定して複数のリストを常時作成し、これらに対して配信することで配信量を安定させています。

新規のアポイントメントについては新卒1年目がAPOLLO SALESのみで運用しており、運用開始から6ヶ月間で売上1000万弱、計4社からの受注を獲得しているようです。

 

まとめ

RPAは日本だけでなく世界中で既に広まりつつあります。RPAに任せられる仕事はRPAに行わせ、人間は人間にしかできない作業のみを行うのが当たり前になるかもしれません。

そのような時代に乗り遅れないように、今からRPAの導入を検討するのは非常に重要です。導入の前には、PoC（Proof of Concept）と呼ばれる実証実験を行い、自動化したい業務、ロボットが増えることを前提とした管理体制、RPAの内製化に向けての課題を確認することも忘れずに行いましょう。

 

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