営業RPAツール 2019.09.30

企業リストを収集できるツールで営業効率を大幅に改善する方法とは？

もっと効率的に営業リストを作成したいが、具体的な方法が分からない。そんな悩みを抱えている営業職の方は多いのではないでしょうか。

管理者の方からも、人材が不足して困っているのに、営業リストの作成など準備作業に時間を取られてしまってどうにかしたいとの話をよく聞きます。今までのようなアナログな営業手法だと、人は少なくても成果は求められる現状にマッチしなくなってきています。

ではどんな打開策が考えられるでしょうか。
そこで注目して頂きたいのが便利な営業活動のためのツールです。既に多くの種類のツールが登場しており、その用途は様々です。
もちろん、営業リストの作成を最新の情報から自動で行ってくれるツールもあります。今回はそんなツールの魅力について詳しくみていきます。特におすすめしたいツールもご紹介するので、注目してみて下さい。

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企業リストを収集する方法

そもそも、企業リストを収集するにはどの様な方法があるでしょうか。いくつかの方法が考えられるので、一度整理してみましょう。

 

自ら調べて企業リストを収集する

とてもアナログな方法ですが、一番馴染みがあると感じる営業職の方も多い方法ではないでしょうか。電話帳や四季報、さらにはインターネット上の企業のHPからなど、片端から色々な情報媒体を調べて企業の住所や電話番号、メールアドレスなどをリストアップしていきます。
読んでお分かりかもしれませんが、一番手間がかかり効率的な方法ではありません。
また営業活動で鍵となるキーマンの情報は、紙媒体やインターネットに載っていない場合がほとんどです。営業リストの利用目的によってはさらに質を向上させる必要があるので注意が必要です。

 

法人番号公表サイトを活用する

国税庁が公開している法人番号公表サイトから特定の地域を指定し、その地域にある企業の情報をExcel形式でダウンロードしてリスト化する方法です。

法人番号とは会社ごとに指定された番号です。法人番号は個人番号(マイナンバー)とは違い、全てサイトに公開されているので、誰でも閲覧可能です。そのため費用と手間をかけずにリスト化できることが最大のメリットです。
ダウンリードしたリストには企業の住所が記載されているので、リストからDMを簡単に送ることができます。更に法人番号の登録日時の絞り込みにより、近日登録された企業から新規の営業開拓を行うことも可能です。しかしこの方法で作成した企業リストに電話番号やメールアドレスは記載されていません。テレアポやメール営業を行う際は再度調べる手間がかかってしまいます。

 

企業リストを購入する

お金を払うことで営業リスト作成作業の時間短縮を狙ったのがこの方法です。
価格は会社によってさまざまですが、1件あたり1～300円ぐらいする場合が多いです。月額で情報を提供している会社もあります。
どの様な方法でお客様にアプローチをしたいのか、そのために必要な企業の情報の項目は何か、その辺りをまずは明確にしておくとリスト収集会社の選定も楽になります。
また、企業リストの更新頻度はどの程度か、企業リストは整理されているかも併せてよくチェックしておきましょう。その手間を惜しむと、たとえ楽に企業リストが手に入っても情報にノイズが多く、分類が不明瞭であるなど、あとで苦労することになります。

 

企業リストを収集できるツールを使う

一番おすすめしたい方法がこの企業リストを収集できるツールを活用する方法です。ツールを用いれば、企業リストの入手はもちろん可能ですが、それだけではく一連の営業活動の自動化が図れます。例えばメールによるお客様へのアプローチもツールが代行してくれます。
会社の規模や自動化したい業務に合わせて適したツールを導入すれば、営業活動の負担を確実に少なく出来ます。様々な種類のツールがあるので、自社にはどんなツールがマッチしているのか考えてみると良いでしょう。

そもそも質のいいリストとは

企業リストの収集について紹介してきました。営業の新規開拓において企業リストは欠かせませんが、リストはただ企業の情報を集めるだけではなく、売り上げに直接繋がり、営業の成功率を高める質のいいリストにしていくことが重要です。ここでは質のいいリストに共通する条件を3つ紹介します。

 

リストの情報が最新である

ビジネスの現場は変化が激しく、それに伴って企業の情報も日々変化しています。オフィスが移転すれば住所と電話番号が変わりますし、企業内では異動や退職などの人事の変化が頻繁にあります。企業リスト内でオフィスの移転に気付いていないと、無駄なDMや電話が増えてしまって営業担当者を疲弊させてしまいます。

更に人事の変化に対応していないと、先方の企業の失礼に当たってしまうのでクレームの原因となります。また営業リストの情報が古いままだと、他社の営業に遅れを取ってしまいます。
新規開拓の営業を効率良く行うためにも、企業リストが常に最新であることは必須条件です。

 

リスト内に必要な情報が含まれている

闇雲に沢山の企業を載せているだけでは、質の良いリストとは呼べません。営業にはテレアポやDMなど様々な手法があります。
いくら多くの企業の名前が載っていても、テレアポをしたいのに電話番号が載っていない、DMを送って営業をしたいのに住所が載っていなければリストの意味がありません。

企業にはそれぞれに合った営業のスタイルがあり、それによって手法も変わってきます。その手法によってそれぞれ必要な情報が載っていることが、質の良いリストの必須条件です。また、必要な情報として、営業の進捗状況が入力されていると更に質の良いリストになります。

リストに成約に至った企業、よい反応が得られた企業、検討中の回答が得られた企業、見込みがない企業の情報が記載されていれば、後少しで成約に繋げられる会社に絞って営業ができるので、手間が省けて効率化することができます。

 

リスト内の情報に重複がない

企業データの重複とは、同一の企業が別々の企業として登録されている状態です。この状態は会社名を正式名称以外の略称などで入力してしまうなど、些細なきっかけで起こります。

このままデータが重複したまま営業活動を行ってしまうと、同じ人に複数回DMやメールを送信してしまう、多重に電話をかけるなど迷惑行為になってしまい、自社の信頼を失います。

また重複することにより、同一の企業の古い情報と新しい情報が入り混じってしまうため、どれが最新の情報が分からず、リストの更新にも支障が出てきます。企業数が増えるほど重複の発見が難しくなるので、こまめにリストをチェックし、データの重複には十分に気を付ける必要があります。

 

リストを管理するコツ

リストを質が良くなるように作成した後、きちんと管理することも大切です。リストの管理が上手くできていないと、売り上げが伸びない原因が分からず、目標に達成することができません。また営業マン個人の成長も見込めないので、企業としての営業力も落ちてしまいます。ここでは、営業マンと企業が成長するためのリスト管理のコツを2点紹介します。

 

個人でなくチームで管理する

リストの管理は、個人ではなくチームで共有することを推奨します。理由は3つあります。

 

1つ目は営業活動の重複を避けるためです。
個人のみでリストを管理して営業活動を行っていると、他の営業マンの活動が分からず、同じ顧客に複数回アプローチしてしまい、顧客からの信頼を失ってしまう可能性があります。誰がどこでアプローチしているか把握し、重複した活動を避けるにはリストをチームで共有することが大切です。

2つ目は古いリストの情報を共有してしまうことです。
個人にリストの更新を任せると最新版に間に合わず、古い情報がチームに共有してしまい、営業活動に支障が出てきてしまいます。

3つ目は組織全体の営業スキルを高めることができるからです。
優秀な営業マンには営業に対する独自のノウハウやスタイルを持っています。これを独り占めするのではなく、新人や売り上げに悩んでいる人にも共有することで、組織全体の営業マンのスキルやモチベーションが上がり、結果的に企業全体の売り上げの向上に繋げることができます。以上を踏まえて、リストをチームで共有して営業活動に役立てましょう。

 

リスト内でステータス管理をする

リスト内で営業マンのステータス管理をすると営業の効率化に繋がります。ここではリスト内において、営業の効果が期待できるステータス管理を2つ紹介します。

1つ目はヨミの管理です。ヨミとは営業の進捗管理表のことです。
受注が見込める案件の可能性を確度と呼びます。その確度を段階ごとに分けて金額を集計し、自身の売り上げ目標と照らし合わせることで、どの案件に力を入れるべきかが分かります。案件を受注できるかどうかは担当した営業マンの感覚によるので、ヨミをリスト内で管理すればチーム全体で受注確度の基準を設定し、実現可能な売り上げ目標を立てることができます。

2つ目は案件の管理です。アポの日程や取引先など営業マンの5W1Hがリストにあれば各々の営業マンの状況を把握することができ、チームの課題が見えてきます。
見える化ができれば、その課題をどのように改善していくかをチームで議論し、次のアクションに繋げることができます。また課題を考える機会が増えれば、各々の思考力や課題解決力が鍛えることができます。

以上2点をリストで管理し、企業全体の営業マンのスキルを底上げしましょう。

 

企業リストを収集できるツールを使うメリット

 

続いて企業リストの収集にツールを用いるメリットについて紹介します。

 

業務を効率化できる

第一に今まで営業活動で必要だった工数を大きく削減できます。上手くツールを活用すれば、業務の効率化を実現できるでしょう。
企業リストの作成作業を仮に手動で行っていたとすれば、1件のリストを作るのに1～2分はかかってしまうのではないでしょうか。100件のリストを作るだけでも一苦労ですよね。
それが、ツールに代行してもらえば、行うのは条件を指定するだけです。他の仕事をしているうちに、企業リストは完成してしまいます。

 

最新のデータを手に入れることができる

営業リストを購入した際などによく遭遇するのが、情報がもう古くなっていた、というケースです。会社名が変わっていたり、廃業していたり、電話番号が繋がらなかったり、さまざまな変更があるものです。この様なケースへの遭遇頻度が多くなると、無駄な手間も沢山かかってしまいます。

一方でツールを用いると、常に最新の情報から企業リストが作成されます。最新のデータから営業活動が出来るので、お客様と話が食い違う事もありません。活きた情報で営業活動を行えます。

 

自分の欲しい情報を手に入れやすい

営業するためならどんな企業リストでも良いかというと少し違うはずです。自社がターゲットにしている条件に当てはまるお客様のリストを収集したのではないでしょうか。

確度の高い情報を元に営業活動をしたいですよね。そんな際もツールを用いると、自分の欲している情報を手に入れやすいです。それは入手したい情報の条件を細かく指定できるので、情報の質が高くなるからです。営業方針が変われば、それを条件にすぐさま反映できるので、求める情報を常に入手できます。

 

さらに効率化を目指すなら『APOLLO SALES』がおすすめ

そんなツールは多くの種類がありますが、特におすすめしたいのがAPOLLO SALESです。APOLLO SALESは営業活動の更なる効率化のために心強くサポートしてくれます。ではAPOLLO SALESは一体どんなツールなのか、詳しくご紹介します。

APOLLO SALESなら企業リスト収集からアプローチまで代行

ではAPOLLO SALESには一体どんな特徴があるのでしょうか。ここではAPOLLO SALESの5つのおすすめポイントをお伝えします。

 

ポイント1：企業リストを簡単に作成

面倒で時間もすごくかかった企業リスト作成作業ですが、APOLLO SALESを導入すれば一変します。それはAPOLLO SALESがインターネット上の情報から企業リストを自動生成してくれるからです。自ら企業情報を探してエクセルに入力するといったアナログな作業はもう必要ありません。APOLLO SALESに指示を出したら、待ち時間はお客様への資料作りなどに時間を使いましょう。

 

ポイント2：企業条件を指定して情報を抽出

APOLLO SALESはただ単に企業情報を沢山集めてくるわけではありません。必要としている企業リストの条件を指定して、マッチする情報のみをリスト化できます。例えば業種や会社の規模など、様々な項目で条件を指定できます。条件をカスタマイズすれば、自社だけの確度の高い企業リストを簡単に作成できます。APOLLO SALESを使いこなせば、これ以上ない営業の武器になるでしょう。

 

ポイント3：既存の営業リストは活用可能

既存の企業リストがあるけれど、導入したツールに活用できるのだろうか。そんな疑問を持っている方もいらっしゃるはずです。答えはもちろん活用できます。CSV形式にてインポートが可能です。これまで使っていた営業情報は引き継いで、そこに新たな企業情報を加えていく形でスムーズに営業活動を行えます。

 

ポイント4：お客様へのアプローチも自動で実行

APOLLO SALESは企業リストを作成したらそこで終わりではありません。作成した企業リストに対して、自動でメールアプローチも行えます。APOLLO SALESが一元的にお客様にメール送付すれば、アプローチ結果を分析するのも容易です。スコア化された情報を元に、その後の営業活動をより戦略的に進めていく事ができます。

 

ポイント5：扱いやすいインターフェイス

APOLLO SALESの画面は、説明書を見なくても誰もが理解できてしまえる馴染みやすいものです。難しいことを考えなくても、きっとすぐに扱い方をマスターしてしまうでしょう。APOLLO SALESの優れたインターフェイスを見れば、パソコンの扱いが少し苦手だという方も安心するはずです。

 

APOLLO SALESを使うメリット

ではAPOLLO SALESを使うと具体的にどの様なメリットがあるのでしょうか。営業活動が有利になる嬉しい利点がAPOLLO SALESには沢山あります。早速みていきましょう。

 

営業への負担軽減につながり大幅な業務効率化

必死に営業リストを作成して、1件1件地道にアプローチをする。営業というと思い浮かべる光景です。人数の多い営業部隊であれば、これでも活動できるかもしれませんが、今のままだと1つの商談にたどり着くまでにも相当な時間がかかる事でしょう。

そこにAPOLLO SALESを導入すれば、大幅な業務効率化が可能です。条件さえ指定すれば、企業リストの収集からお客様へのアプローチまでAPOLLO SALESが代行してくれます。
人材不足で嘆く企業の大きな戦力にAPOLLO SALESはなる事でしょう。また営業活動の負担が減るので、商談の資料作成など本来注力したかった業務に集中できます。

 

管理・分析が簡単

ツールを使わずに営業活動をしていると、管理や分析するのも一苦労なはずです。情報が一元化されていないので、定期的に情報を提出させて取りまとめなければなりません。

定期的に必要になる作業となれば、負担も増えますよね。APOLLO SALESを活用すればそんな悩みとはおさらばです。
APOLLO SALESが総括してメールアプローチを行うので、営業活動の成果はリアルタイムに分かります。グラフによる分析も簡単で、欲しい情報がすぐに手に入ります。営業結果をもとに次の営業戦略を考えるのも、スムーズに行えるでしょう。

 

APOLLO SALESの導入事例

最後に、実際にAPOLLO SALESを導入した会社の実例をみてみましょう。それぞれ具体的な効果が出ているのが分かるのではないでしょうか。自社にはどの様な変化が起こりそうか、是非想像しながら読んでみて下さい。

 

【事例1：A社】

新規のお客様を開拓していく事に課題を感じ、その解決策にAPOLLO SALESを導入しました。APOLLO SALES導入の成果は高く、導入後の4ヶ月の実績が過去4年を上回っていました。今後の営業にAPOLLO SALESは無くてはならなくなっています。

 

【事例2：B社】

APOLLO SALESに出会ったのは、アポ数を伸ばすにはどうすれば良いか色々なRPAツールを探していた時でした。APOLLO SALESの魅力は何といっても自分に工数がかからない点で、ボタン一つで1日最大1000通ものメールが送付できてしまうのには驚いたそうです。アポ数獲得のための大きな武器としてAPOLLO SALESを日々活用しています。

 

【事例3：G社】

APOLLO SALESはとにかく使いやすく、特に顧客リスト作成からメールの自動送付まで行えてしまうので大変重宝しているようです。会社のリソースは少なくても、新規発注を何件も取っており効果を実感しています。費用対効果がとても高いツールと言えば、APOLLO SALESと考えているようです。

 

【事例4：K社】

APOLLO SALESの魅力は、とても細かい部分まで情報の分析が可能な点と感じています。例えばメールの開封の有無が分かったり、メールに記載したURLをお客様がクリックしたかどうかも判別できたりするので、今後の対策を練りやすいのです。サポート体制も充実しているので、分からないポイントがあればすぐに相談できるのも助かっているとの事でした。

 

企業リストを収集できるツールを使いましょう

さて今回は営業効率を大幅にアップさせる、営業リストの収集ツールを中心にご紹介しました。今まで苦労していた営業リスト作成作業も、ツールをうまく活用するだけで負担がずっと軽減されるのが分かって頂けたはずです。

ただ単に作業が楽になっただけではなく、求めている最新のデータを高精度で入手できるのだから、ツールを上手く使いこなさない手はありません。

人手不足で困っている、営業活動の効率をもっと上げたいと考えている方は、是非ツールの導入を検討してみましょう。中でも一押の営業ツールはピックアップしてご紹介したAPOLLO SALESです。APOLLO SALESに興味を持った方は、是非公式のHPでより詳しい情報を調べてみて下さいね。

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