営業代行サービス 2019.02.26

営業リストは購入しなくて良い？簡単に営業リストを用意する方法とは

効率的な営業活動には、「質のいい営業リスト」が欠かせません。

質のいい営業リストとは、「情報が最新である」「内容に重複がない」ことはもちろん、「自社のターゲットを抑えているか」「確度の高い企業かどうか」などという点も重要となってきます。また、ある程度の量も用意する必要があります。そういった営業リストをイチから作成するのは、手間も時間もかかるため、販売業者から購入しているという企業も多いでしょう。

しかし実は、リストは購入する以外にも、別の方法で用意することができることをご存知でしょうか？

この記事では、営業リストの必要性やリスト管理のコツといった基本のポイントから、業者から購入する以外にリストを準備する方法まで、詳しく解説していきます。

 

ネット上の情報からリストを自動作成！｜APOLLO SALES

 

営業リストの必要性

 

新規開拓営業を行う場合、インサイド、フィールドどちらのフィールドで行うにしても、またどのチャネルを利用するにしても営業リストが必要です。

 

営業リストが大量に必要な理由

新規顧客開拓営業の場合、顧客からのヒアリング、提案以前にともかく顧客（候補）企業の担当者とのアポイントを取り付けるところまでが一苦労で、訪問、電話、メール、どのチャネルであっても受付を突破するところが大きな関門です。

アポイントに至る確率が大変に低い新規開拓営業では、やみくもに当たっていてはまず成果を上げることはできません。

自社の製品やサービス、営業対象となるエリアにマッチした企業のリストを事前に用意したうえで、そのリスト上の企業に順にアプローチしていく、といった手段を取る必要があります。

ローラー作戦的に活動を展開するにしても、コストをかけて行う以上、最低限の戦術は必要です。

営業（およびその前段階を担うマーケティング）活動における顧客は営業対象の商品やサービスに対するニーズに気づいていないが、その商品・サービスについて知れば顧客となり得る潜在顧客、商品やサービスに関心を持っていることが明らかな見込み顧客、そして取引のある既存顧客へと変化していきます。

この段階を進むにしたがって、顧客（候補）の数は桁単位で絞り込まれます。

そのため、1つの成約に至るには多くの商談があり、商談の前にはさらに多くのアポイントがあり、数多くのアポイントを得るためには膨大な数の潜在顧客へのアプローチが必要とされます。

アプローチした顧客（候補）の数に対してアポイントに至った率がアポイント率となりますが、アポイント率は訪問営業、テレアポ、メールアプローチなどのチャネルにより異なります。

大量アプローチが可能な方法ではアポイント率は低く、アポイント率が比較的高い方法でのアプローチはアプローチ可能件数が少なくなり、おおむね相反する関係にあります。

人手不足、コスト削減圧力の波が押し寄せているのは営業も例外ではないため、営業活動もより効率的な形が求められています。

そのため「靴底を減らしてひたすら飛び込み営業を続ける」というような営業スタイルは通用しづらくなっています。

営業活動に効率を求めると、自然に営業担当者が社内にとどまった形で営業活動を行うインサイドセールスが中心になります。

インサイドでの新規顧客開拓営業、すなわち電話やメールで営業リスト上の顧客（候補）に対してアプローチを行い、アポイントが取れた顧客（候補）を訪問してヒアリングに繋げていくという営業スタイルです。

電話やメールによる潜在顧客へのアプローチでのアポイント率は高くないために、成約に繋げるには多くのアプローチをこなさなければなりません。

そのために、アプローチ先となる長大な営業リストが必要になるのです。

特に、メールアプローチによるアポイント率はテレアポよりも低くなります。

アプローチ相手が商品やサービスに関心を持っても、自ら返信やWebサイト上のフォームに入力するなどの手間がかかるためです。

このアポイント率の低さから、メールによるアプローチではより多くのリストを用意することが求められます。

 

営業リストは質も大切

テレアポやメールアプローチではアポイント率が低いといっても、リストに従ってアプローチを行う営業担当者の稼働や負担、リストの手配にはコストがかかることを考えるとアポイント率は少しでも高いに越したことはありません。

アポイント率には様々な要因が関わってきますが、その中でも大きな割合を占めるのが営業リストの質です。

リストの質とは「リストに盛り込まれた情報の量」「リストの情報の正確性」です。

例えばテレアポを実施する場合「社長様をお願いいたします」とするのと「社長の○○様をお願いいたします」とするので、どちらが受付突破、商談につながる率が高いのかは明らかです。

また、リストに盛り込まれた業種、業態、企業規模などの情報が充実しているほど、相手にあったセールストークにすることが可能です。

メールによるアプローチでも、代表者、あるいは受付担当者の名前を本文に差し込めるかどうかでも印象は大きく変わりますし、業種ごとに送信本文を変化させることも可能で、これもアポイント率に影響します。

リストの情報の正確性も非常に大切です。

リスト上の企業が移転、廃業などで連絡できない率が高い場合、テレアポでは営業担当者の稼働がそのまま無駄になるだけでではなく、徒労感からの疲労が増すことにもつながります。

メールアプローチでも連絡先が古い場合はメールの送信エラーの多発につながり、アポイントにつながる率を大きく下げてしまいます。

また、代表者や担当者の名前をはじめとする各種情報が古く、間違った情報をもとに営業活動を行った場合にアプローチ相手が営業担当者や自社に抱く印象は良いものではなく、アポイントにはつながりにくいでしょう。

営業活動の効率を重視するのであれば、使用する営業リストの質にも気を配る必要があります。

 

営業リストを管理するコツ

コツさえ掴めれば、営業リストは管理が簡単です。ここでは営業リストを管理するソフトやコツについてご紹介します。

 

Excelやスプレッドシートを活用する

手軽にコストを抑えて営業リストを管理する方法としてExcelやスプレッドシートでの管理が挙げられます。基本的なリストの形式は、横軸に「企業名」「住所」「ホームページのURL」「電話番号」「担当者名」「受注確度」「受注内容」などの項目を設定し、縦軸に「顧客No.」を記載していくと良いでしょう。新規見込み客が増えた場合には、新たに行を追加します。

この表をもとに営業活動の進捗状況を整理していきます。アプローチや商談を重ねることで受注確度が変化した場合には、情報を更新していきましょう。また、こうしてできた表にはフィルター機能をかけ、分類しやすいようにしておきましょう。

一方で、Excelでリストを管理する方法にはリスクも伴います。1件1件手入力で行うと、手間がかかるうえに誤入力の可能性もあるためです。営業リストに一行のずれがあるだけで、営業活動に支障が出る可能性があります。

また、個人で管理する場合はExcelで十分ですが、複数人で表を管理する場合はGoogleのスプレッドシートを活用すると良いでしょう。スプレッドシートは、複数人が同時に1つの表を編集できる便利なソフトです。表データはクラウド上で管理されるため、離れた場所でも複数の人がアクセスし、スムーズに編集・管理ができます。

 

ステータスを明確にする

Excelやスプレッドシートで営業リストを管理する場合、顧客ごとのステータスを明確にするとことをおすすめします。ステータスは、「商談中」「これから商談」「保留」など、これからすべき対応が一目でわかりやすいように工夫しましょう。これらのステータスを常に更新して、最新の状態にしておくことで、ミスなくお客様にアプローチをすることが可能になります。

また、ステータスは「認知顧客」「見込み顧客」「既存顧客」という分け方もできます。この中の「見込み顧客」については、商品やサービスに対する購買意欲や必要性によってさらに細かく分類しましょう。ステータスを細かく分類しておくと、よりリアルに状況がわかり、顧客に合ったアプローチを行うことができます。

さらに、ステータス管理しておくことで、今月は目標が達成できそうか、あと何件アポを獲得する必要があるかなど、目標に対する現在の進捗状況を素早く確認できます。

 

重複がないか確認する

作成した営業リストに重複がないかを確認するのも重要な作業です。もし管理している営業リストに重複があった場合、顧客に何度も営業してしまう可能性があり、クレームに繋がる恐れもあるので注意したいところです。そうならないために、重複のない正確な営業リストを目指しましょう。Excelやスプレッドシートを用いた重複データの削除方法をご紹介します。

Excelやスプレッドシートで重複を削除したいセルを選択し、「データ」 タブの「重複の削除」をクリックすると、データの中に重複があった場合に削除可能です。また、Excelやスプレッドシートは重複したデータが3つあった場合に全てを消さず、2つを消して残り1つのデータは残してくれるため、大変便利な機能です。

ただし、名前だけで重複データを削除してしまうと、同姓同名の別人物を削除してしまう可能性があります。同姓同名の人を削除しないために、重複の条件を「名前」「住所」「企業名」と複数選択をすると良いでしょう。

 

営業リストの収集方法

効率の良い新規開拓営業を行うためには、営業リストの量と質、両方が必要です。

営業リストの具体的な手配の仕方について見ていきます。

 

営業リストを購入する（リスト販売業者）

営業リストの手軽でポピュラーな手配の方法はリスト販売業者からの購入です。

リスト販売業者は非常に多くの数が存在し、販売されているリストの種類や量も極めて多岐にわたります。

1件当たりの価格も幅広く、特殊な属性をもつリストを高額で提供している事業者もあります。

リスト販売業者からの購入に準ずる入手法としてリスト生成ツールの利用があります。

リスト生成ツールでは営業担当者がツールに対してキーワード、業種、地域や企業規模などの条件を指定して、希望に近い形のリストを得られるようになっています。

また、リスト販売業者からの購入と比べて短時間でリストを入手できるのも特徴です。

リスト販売業者からの購入ではリストの件数での価格がほとんどですが、リスト生成ツールの利用では出力件数に応じた価格や、月額で利用金額が定められる場合など料金体系はさまざまです。

【購入するメリット】
・手間がかからない
・質のいい営業リストを大量に手に入れることができる

【購入するデメリット】
・コストがかかる
・販売業者を見極める必要がある

 

法人番号公表サイトを活用する

営業リストを用意する方法として、法人番号公表サイトが活用できます。法人番号サイトとは、国税庁が発表している企業情報を閲覧できるサイトのことを指します。

ちなみに「法人番号」とは、1法人に対し1つの法人番号が割り当てられ、登記上の所在地に通知されるものです。個人番号（マイナンバー）と違い、原則として公表されていて誰でも自由に閲覧できるのが特徴です。

法人番号公表サイトは、新設されたばかりの企業などを含むあらゆる企業を網羅しており、無料で利用することができます。また、都道府県ごとにデータを一覧で引き出すことも可能です。

しかし、集められる情報が主に「企業名」「住所」「法人番号」のみなので、営業リストに載せる情報量としては多くありません。

したがって、「企業名」や「住所」をもとに各企業のホームページを検索し、電話番号やホームページのURLなどの詳細な情報を調べる必要があります。

また、企業名と住所からインターネット上にある電話番号を取得できる「電話番号抽出ソフト」と、電話番号から企業のホームページのURLを取得できる「HPアドレス抽出ソフト」を駆使して詳細な情報を入手する方法も併用しましょう。詳細な情報を網羅している営業リストはさまざまな営業手法で用いることができます。

【法人番号公表サイトを活用するメリット】
・誰でも簡単に営業リストを作成できる
・コストがかからない

【法人番号公表サイトを活用するデメリット】
・手間も時間もかかる
・収集できるデータに限りがある

 

自社で保有している名刺情報をまとめる

他社へ訪問したり、展示会やセミナー、異業種交流会などで入手したりした名刺情報をまとめるのも、営業リスト収集する方法の1つです。名刺情報をまとめるメリットは、自社と1度は接点がある相手の営業リストなので、相手と接点がある担当者にアプローチをかければアポイントも取りやすいでしょう。

しかし、1度でも接点がありながらもリストアップされていなかったということは、その時点で営業をかけても見込みが低いと考えていた可能性もあります。

自社の製品・サービスが従来と変わらず、相手側の状況に変化がないのであれば、営業効果はあまり期待できないでしょう。双方に何かしらの変化が生じているようであれば、確度の高い見込み客になってくれる可能性があります。

ケースによって異なりますが、名刺情報の有効活用は効率が良いため、情報の一括管理という意味でもまずリストアップしておくのも良いでしょう。

最近は、無料の名刺管理ソフトも充実しています。名刺をスキャンしたりデータ入力したりすることで、AIが名刺をデータ化し、さまざまなシステムと連携ができようになりました。

例えば、スキャンした人に関する人事異動ニュースを受け取れたり、名刺データをもとにメモや議事録を登録・共有したりして、自分のスマートフォンから相手の所属部門や連絡先、会社の住所や過去のやりとりを簡単に確認したりすることも可能です。このような名刺管理ソフトを使うことでも、会社の人脈をフルに活用でき営業リストの充実に繋がるでしょう。

【名刺情報をまとめるメリット】
・自社内の情報を整理できる
・比較的低コストでリストを用意できる

【名刺情報をまとめるデメリット】
・社内すべての名刺情報を集約するのが難しい
・情報入力に手間がかかる

 

 

営業リストの購入はできれば避けたい

ハウスリストがあるという恵まれた状況でなければ、リストは外部からの入手を検討する必要があります。

しかし、リスト販売業者からの購入はできれば避けたいところです。販売業者で取り扱っているリストは性質がさまざまで、リストの出どころが不明なものもあります。

新規開拓営業の中で活用するにはリストの質も重要であるのは先に出てきたとおりですが、「質」というあいまいな判断基準が希望の水準に達したものであるかどうかは、リストを購入し、実際にある程度利用してみるまではわかりません。

リスト購入費用も決して安いものではないために、他の手段が検討できる場合はそうするに越したことはありません。

 

営業リストを購入せずに営業活動をしましょう

営業自動化ツールAPOLLO SALESは営業リストを用意することなく、すぐに新規開拓営業に取り掛かることができます。

通常、新規開拓営業は何らかの形で営業リストを用意するところから始まりますが、APOLLO SALESでは営業対象企業の地域や業種を細かく絞って条件を指定すれば、ツールが自動で営業リストを生成します。

営業リストの生成元となっているデータは、インターネット上に公開されてるデータを収集し、営業リストとして最適化した数十万件の企業データベースです。

このデータは日々更新されているため、常に最新の情報に基づいた営業リストが生成されます。また、自社で別途用意したリスト（ハウスリストなど）がある場合は、CSVファイルとしてインポートして利用することも可能です。

営業リスト生成後は自社のサービスや製品についての案内文をリスト上の企業にメールで一括送信することが可能です。

また、APOLLO SALESではアプローチ方法としてメールのほかに企業Webサイトに設けられたお問い合わせフォームからのアプローチを行うことも可能です。

案内文の送付後はメールの開封や本文に記入しているURLをアプローチ先担当者がクリックしたかどうかといった情報で効果測定を行うことができます。

この効果測定機能により、本文中のサービスや製品に関心を持っている有望見込み顧客を自動で絞り込むことができます。

ユーザー企業はAPOLLO SALESの利用により、リスト生成のための条件指定と案内文の作成という非常に少ない手間のみで見込み顧客のリストを手にできますので、限られた営業リソースをヒアリングや提案といった営業活動の中心部により多く振り向けることができます。

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APOLLO SALESの導入事例

ここでは、APOLLO SALESを実際に活用した事例をいくつか見ていきましょう。

 

動画制作G社

SNSのインフルエンサー多数をマネジメントするG社は見込み顧客獲得にAPOLLO SALESを利用。

1回のメール配信で約50件の引き合いがあり、少ないリソースで新規発注を得ることができた。

 

人材紹介A社

従業員数の非常に少ないA社だが、APOLLO SALESにより平日は1,000通/日のメール配信を実現し、月間平均20件のアポイントを得ている。

 

WebマーケティングP社

APOLLO SALESの利用開始から1か月で有効アポイント5社を得て、そのうち1社から受注。テレアポとの比較で商談時の温度感が高いと感じている。

 

まとめ

新規開拓営業において、営業先リストを手配することは必須でありながら、質の確保されたものを入手することはなかなか難しく、営業担当者の悩みのひとつとなっています。

APOLLO SALESは営業リストの生成から有望見込み顧客の絞り込みまでを自動化し、営業活動の効率化に大きく貢献します。ぜひ、導入を検討してみてください。

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