営業関連 2019.08.30

営業のメールリスト収集の方法とは？ツール活用で生産性UPも

営業活動の中でもメールを使った営業は、従来のいわゆる飛び込み営業や電話営業とは違い、時間や場所を気にすることなくいつでもアプローチが可能で便利な方法です。
しかし営業メールを送信すればビジネスチャンスが生み出せるか、と言うと必ずしもそうではありません。

 

この記事ではメール営業の基本的な情報から、リスト取得の方法、おすすめのメールアプローチツールについてそれぞれご紹介していきます。

 

営業を効率化させるならAPOLLO SALES

 

メール営業は効果的？

前述したように営業メールは従来型の営業手法と比べ、手間がかからず便利で、なおかつ一定の効果が期待出来るため、リード（見込み顧客）を開拓していく上で重要な手法のひとつです。
特に営業リソース不足の厳しい個人や中小企業などでは、営業メールは顧客アプローチによく用いられています。ここでは、より多くのアポイントメントを獲得するために効果的なメール営業について考えていきましょう。

 

メール営業のメリット

メール営業のメリットとして、まず効率の良さが挙げられます。大筋を書いたテンプレート文章さえ用意しておけば、後は必要に応じて微調整をしながら貼り付け、送信するだけで多数の顧客にアプローチできます。
飛び込み営業や電話営業と違い時間も手間もかからず、いつでも送ることが出来るため営業の負担が少ないことが特徴です。また、メール営業であればメールリストや担当者、どちらのアドレスへ送信するにしても、担当者へ直接アピールすることが可能であるのも大きな利点です。

 

メール営業で留意すべきこと

しかし、前述したメリットを最大限に活かすには、ある程度書き方のコツを抑えていなければなりません。

 

まずメールの内容は、テキスト文章を読んでもらうため、簡潔でわかりやすい内容にします。それだけではなく、件名も重要です。まずは「開封してもらう」のが第一ですから、受信者（読み手）側が思わず開いて中身を確認してみたくなるような、魅力的な件名でアピールする必要があります。

 

例えば冒頭に【サービス開始のお知らせ】や、【必見】【重要】などとインパクトのあるキーワードを付けておくとメールボックス内で相手の視線を惹きつけることが出来ますし、後に続く件名も確認してもらえる可能性が高まります。メール営業では自社の宣伝をしながら、いかにあくまで簡潔に、相手にとってのメリットをわかりやすく伝えられるかどうかがアポイントメント獲得の鍵となるでしょう。

 

営業メールリストの収集の仕方

営業活動をする上で、最も重要なのが営業リストの収集・作成です。
しかしこれは重要である反面、非常に地道な努力が必要であり大変な作業とも言えます。ここでは、そんな営業メールリスト作成の主な手法について、いくつかご紹介していきます。

 

手動で作成

主導での営業リスト作成は最も時間と労力の掛かる方法です。電話帳や企業の四季報など、ありとあらゆる媒体をリサーチして対象企業のメールアドレスをリストアップします。
ターゲットとなる対象が明確であれば内容の合う媒体を調べて情報を収集出来るためリストの質は高まりますが、得られる情報は代表電話や代表メールアドレスであるため、手間をかけただけの成果が得られるかというと、確実性に乏しい面があります。

法人番号公表サイトを活用する

国税庁が運営している、法人番号公表サイトというものがあります。この法人番号公表サイトでは、色々な検索の仕方があります。例えば、地域（例：東京都）を絞ることで、その地域の企業の会社名と住所の一覧を入手することができます。また、他には法人番号と呼ばれる13桁の番号で、直接企業を検索することも出来ます。これらの作業によって入手した企業の情報は、会社名と住所しか無いため、電話番号とメールアドレスを別途調べる必要があります。

会社名を、都度検索ワードとして入力して、その会社のホームページに行き、電話番号とメールアドレスを入手していく作業は非常に手間がかかります。このようにして、労力をかけてリストを作成するよりも、次にあげる営業メールリストを購入したほうが効率的です。

 

営業メールリストを購入する

営業リストは、自社で保有しているものを企業が有料で販売していたり、場合によっては無料提供されていたりするケースもあります。

国税庁が提供する「法人番号公表サイト」のように、無料で入手出来るものでは会社名や所在地を入手出来るため、主にDM（ダイレクトメッセージ）には活用可能です。法人番号とは企業それぞれに与えられた13ケタの番号で、一般に公開されており誰でも自由に閲覧や利用をすることが出来ます。

したがって、営業メールでの活用に有効なリストを外部から得たい場合は電話番号やメールアドレスの情報も得られる有料のリストを業者から購入する必要があります。
有料リスト業者は数多くあり、報酬や情報収集の方法はさまざまです。より営業効率を向上させるには、自社で行っているアプローチ方法や必要となる営業リストの項目を明確にした上で有料リスト業者を選ぶことが重要です。

メールアプローチツールを利用する

営業メールリストを手動で作成するのも、有料あるいは無料で業者から購入するのにも一定の時間と労力が掛かってしまいます。営業リソースの少ない現場であればあるほど、その負担を少しでも軽くしたいと思うものですよね。リスト作成から営業メールの送信までを自動化したメールアプローチツールという新たな選択肢は、そんな現場の負担を従来よりも格段に軽くすることが可能です。

 

メールアプローチツールのメリット 

前述したようにメールアプローチツールではリスト作成から営業メールの送信までを自動で行うことが出来ます。ここでは、具体的にどういったメリットがあるのかご説明していきます。

 

営業リストの作成が簡単

対象となる企業の条件をあらかじめ指定するだけで、インターネット上に公開されている企業情報からリストを作成してくれます。リストの情報収集は自動で行われるため、その分の時間と労力をよりクロージング（顧客との契約締結）率を上げる他の活動へ使うことが出来、営業成果の向上につなげられます。

 

営業リストに自動でアプローチ

自動作成された営業リスト内の対象企業に対して、メールアプローチも自動で行うことが出来ます。手間なくアポイントメントを獲得することはもちろん、アプローチの結果を数値化して参照出来るようにし、営業活動の効率を以前よりも飛躍的に向上させていくことが可能です。

 

営業リソース不足を解決出来る

営業職のリソース不足はどの業界であっても頭痛の種です。そんな営業人材がいない、未経験である、中小企業やベンチャー企業をこれから始めたい、強化したいといった企業にうってつけのツールと言えるでしょう。導入サポートの充実したツールを選べば新規営業のハードルは下がり、それは人材不足の解消にもつながります。

 

おすすめメールアプローチツール『APOLLO SALES（アポロセールス）』

メールアプローチツールは多々ありますが、中でもおすすめしたいのがAPOLLO SALESというツールです。クラウドサービス（ソフトウェアなどをネットワーク経由でサービスとして利用者に提供するもの）を用いて企業の営業戦略を後押ししてくれる、非常に有用なサービスです。
ここではAPOLLO SALESについて、詳しくご紹介していきたいと思います。

 

APOLLO SALESの特徴

APOLLO SALESの大きな特徴のひとつとしては、充実したサポート体制が挙げられます。
利用開始時から専任担当者が付き、導入コンサルティングとしてツールの操作方法からアポイントメント獲得に効果的な営業メールの文面の提案といった部分まで、営業成果にフォーカスしたサポートを受けることが出来ます。

その効果は実際にこういったサポートを受けることで顧客へのアプローチ数が圧倒的に増加し、過去4年間の実績より導入後の4ヶ月の実績が上回った、という例もあるほどです。

 

使いやすさを追求したインターフェイス

メールアプローチツールの導入を検討しつつも、「既存のビジネス向けソフトウェアは使いにくい」というイメージを持っている方もおられるのではないでしょうか。APOLLO SALESのインターフェイスは効率を追求しゼロから設計された、とても使いやすい仕様です。
具体的には、営業リストの検索は対象項目へチェックを入れるだけ。営業メールの配信はあらかじめ予約しておくことが出来、送信したメールのうち開封された数、URLをクリックされた数まで、グラフでわかりやすく可視化してくれます。

 

APOLLO SALESは単に営業メールを作成するサポートだけではなく、その後の成果管理も用意に行えるのです。

 

既存の自社リストも活用可能

簡単に新規の営業リストを作成出来る利点があるとはいえ、これまで地道に獲得してきた独自の営業リストは活用出来ないというわけではありません。
既存リストに関してもCSV形式（分析データの受け渡しで頻繁に使われるファイル形式）で新規に作成するリストへのインポートが可能です。

 

面倒で手間の掛かる、膨大な量の企業情報の入力業務などは一切必要ありません。インポートした既存リストからAPOLLO SALESが自動で企業情報を抽出し、過去の営業活動との連携を難なく実施することが出来ます。

 

常にアップデートされる最新のデータベース

簡単に営業リストを作成出来ても、その元となる情報が古ければ意味がありません。APOLLO SALESでは企業データベースを日々アップデートし、常にユーザーへ最新の情報を提供してくれます。

また、APOLLO SALESの営業リスト作成ではURLなどから自社に合った特定の条件の企業情報をリクエスト、カスタマイズして抽出することが出来ます。このリクエストを基にAPOLLO SALESがWeb上で情報収集を行い、自社の条件に合ったリストを最新の情報で作成してくれます。

 

徹底された効率化・自動化

ここまでご説明してきたように、APOLLO SALESは単に簡単・便利なだけではなく、徹底した効率化と自動化を行うことにより前述したような営業リソースの不足を改善していくことが可能です。効率化によって浮いた時間をさらなるリードの新規開拓や営業の人材育成などへ割り振ることが出来れば、結果として営業成果向上とともに、営業力自体の強化も狙えるでしょう。

 

常に利益を追求していかなければならない企業にとって、営業成果向上・営業力強化は双方とも利益に直結する、「要」と言える重要な部分です。現状だけではなく、さらにその先まで見据えた営業戦略を、きわめて少ない操作時間で効率的にサポートしてくれる。営業成果向上のためのプロセスとしても、APOLLO SALESをおすすめする理由がよくお分かりいただけたかと思います。

 

APOLLO SALESのユーザーの声

では、実際にAPOLLO SALESを導入した企業ではどのような実績があったのでしょうか。ここでは一部ユーザーの導入の経緯、実績についてご紹介していきます。

 

GROVE株式会社

1000名のインフルエンサー（世間に与える影響力が大きい行動を行う人物）を抱え、従来は複数の企業で実施を実現していたプロモーションをワンストップで企画立案・提供する同社は、まず知名度を上げるためリード（見込み顧客）の獲得が不可欠と考えました。

APOLLO SALESではリストアップからDMの自動配信までを少ないリソースで行えるので従来よりも新規発注を取りやすくなり、月に数十万円のリスティング広告を利用するよりも費用対効果が高いと評価しています。

 

ベルフェイス株式会社

「5秒でつながるWeb会議システム」をコンセプトとしたオンライン商談システムの提供をはじめ、BtoB（企業同士の取引）に特化したインサイドセールスシステムの開発を行う同社では、アポイントメント数を伸ばすためにメールアプローチツールの導入を検討していました。

APOLLO SALESだと手間が少なく、それでいてワンクリックで1日最大1,000通、月に20,000通の営業メールを送れると考え、どんなに低くても0.1%（20社）のアポイントメントがとれるようです。月額数万円からという、非常にリーズナブルな料金形態も決め手の一つでした。

 

＜最後に…＞営業メールの効果を最大化するポイント

営業メールの効果を最大化するポイントは、次の4点です。効果的な営業メールを作成し、効率よく受注につなげていきましょう。

 

メール営業の目標を明確にする

まず、メール営業を行うにあたって、目標を明確にしましょう。ただ闇雲に、メール営業をしていては、効率も落ちますし、より良い結果を出すことは出来ません。目標はKPI（定量的な指標）を意識して具体的に立てましょう。例えば、最終目標を「半期で15件受注をする」という具合です。

具体的な目標が決まったら、それを細かく落とし込んでいきます。その作業の中で、最終的な受注件数の目標に応じて、メール営業をどれだけ送らなくてはいけないのかが見えてきます。必要以上にメール営業をする必要はありません。効率的にメール営業をこなしていくことが最終的な受注につながるといっても過言ではないでしょう。

 

ターゲットを明確にする

普通、営業メールは一度出来てしまえば、2通目以降はコピー＆ペーストでできあがります。しかし、このように量産したメールは相手に見透かされてしまいます。効果を最大化するには、ターゲットを明確にし、相手に合わせてある程度のカスタマイズをすることが重要です。ターゲットを明確にしてメール営業しただけで、メールの開封率が2倍になったという事例もあるくらいです。

例えば「40代」「男性」「製造業」「神奈川県」「従業員300人」といったように、配信するユーザーの情報を限定します。このように、配信するユーザーを絞ることで、ユーザーにとってより興味がある情報を届けることができるため、メールの開封率やメールに記載されたURLのクリック率があがります。

また、ターゲットに応じて「どうすれば共感を得られるか」「何が相手にとって役立つのか」の2点を考え、その内容を踏まえた上で、営業メールをターゲットに合わせカスタマイズしていきましょう。

 

営業メールの内容は返信しやすいものにする

次に、営業メールの内容は返信しやすいものにするのも重要です。そのためには次の3点を留意してメールの内容を作成していきましょう。

 

開封してもらえることを第一に考える

まずは、開封してもらえることを第一に考えましょう。メール営業で最も大切なのはタイトルです。タイトルが良ければ、メールが開封される確率があがります。ですので、タイトルをきちんと考えましょう。gmailを使用している人の場合は、全角50文字がひとつのタイトル文字数の区切りになります。

例えば、ヤフーのニュースのタイトルは最大13.5文字です。このようにタイトルは短ければ短いほど良いと言われています。

 

具体的に例を挙げると

・[重要]あなたの□□を解決する方法があります。

・[サービス開始のお知らせ]11月22日～提供を開始しました！

このように、［重要］と頭についているタイトルはついつい目が行って、開封したくなりますよね。また、自分に関係があるかどうかもポイントの1つです。

 

まず、メールを開いてもらわないことには、メール営業は何も始まりません。ついメールを開いてしまいたくなるような、人を引きつけるタイトルの作成を心がけてみてください。

 

相手のメリットをわかりやすく伝える

メールのタイトルが魅力的だったから、開いてみたものの、何を言っているのかがわからない長文が続いている。これでは、メールを読む気が失せてしまいます。そうならないために、タイトルからメール開封の次に、相手にとってメリットがあるということを伝える文章を書くことが重要になります。相手へ、私達がどんなメリットを提供できるのかをわかりやすく伝えると、相手も興味を持ちやすいです。具体的には、メリットは何か？その商品はどういったものかを考え、まとまりを意識して、特に伝えたいことは冒頭に書くと良いでしょう。

 

返信の障壁を低くすること

また、メールの内容を読んで「良いかも！」と思ってもらえた時に、なるべく相手のアクションを起こしやすくする環境作りをすることも重要です。次の3点に気をつけながら作成すると良いでしょう。

 

・まず相手にしてほしいアクションを具体的に明記しておく

相手にどのようなアクションを求めるのかは、様々です。ただ資料を見て欲しいだけなのか、面会のアポが欲しいのか、メールの返信が欲しいのか、具体的に相手にどうして欲しいのかを明記しましょう。具体的に明記することにより、相手側としても、対応をどうしたら良いかがわかりやすくなり、アクションを返してくれる確率があがります。

 

・面会以外の方法も記載しておく

よくありがちなのは、「ご興味があれば、お会いして是非説明させてください。」といった内容のもの。これは相手側にしてみれば、会議室の予約をわざわざ取る必要があり、余計な手間がかかってしまいます。そんな時のために、「面会以外にも電話やオンライン商談なども可能です。」と付け加えるだけでも、気軽に聞かれやすくなる体制ができます。

ポイントは、相手にできるだけ負担がかからない方法で返信を求めるかということです。

 

 効果分析をする

最後に、ただメールを送っただけではなく、どのリストから返信が来たのかなどの「分析」をしましょう。分析をすることで「このリストが返信されやすいな、何故だろう？」「あ、こういう企業傾向からの問い合わせがくるのか」「今度はそこに重点をあてた文章を書こう」という示唆が見え、より効果的な営業メールの作成に繋がります。

 

テキストテンプレートを複数パターン用意し、ABテスト（どれが効果的かを探るテスト）をするのも効果的です。

ABテストとは、AパターンとBパターンの2つのパターンを用意して検証を行うテストのことです。高い効果を出せるのはAパターンなのか、それともBパターンなのかはっきりとさせることができるので様々な場面で使うことができます。

例えば、パターンAは「現状のままの営業メール内容」、パターンBは「仮設を元に一箇所のみ修正を加えた内容」として送ると、結果に違いが出た場合「Bの変更点」によるものだと特定できるといった具合です。

主に、「件名」「テンプレート」「本文」を中心に、的確なABテストを行い、メール営業の効果を最大限に引き出しましょう。

このように、分析やABテストを駆使することで、より効果的な営業メールを作成していきましょう。

 

営業を効率化させるならAPOLLO SALES