営業RPAツール 2019.09.30

【メール配信システムとは？】導入メリットからおすすめシステムまでご紹介

どうやって顧客を見つけ出すか、営業マンは昔からこの難題と格闘してきました。
これまでは、直接訪問する、あるいは電話をかけるといった数をこなすことで歩留まりを稼ぐ手法が一般的でした。しかし、インターネットが当たり前になり、ネット上の多くの情報を取捨選択できるユーザーに対応するためには、従来の時間がかかる営業スタイルではなく、より効率的な営業方法を採っていく必要があります。

 

今回は、こうしたインターネット時代に新しく登場し、今や営業活動に欠かせないものとなったメール配信システムについて解説します。
メール配信システムは、メールを活用した営業手法であるメールマーケティングを効率化するものとして生み出されました。メール配信システムの基礎知識と、導入することによるメリット、メール営業におすすめのメール配信ツールをご紹介します。

営業を効率化させるならAPOLLO SALES

 

メール配信システムについて

 メール配信システムは、メルマガなどのEメールを用いたマーケティングを効率化するためのシステムです。具体的にどのようなシステムなのでしょうか。概説と機能に分けて解説します。

 

メール配信システムとは

メール配信システムは、ユーザーに向けてメールを配信するシステムです。メールマーケティングでは多数のユーザーに対してメールを送る必要がありますが、これを手動で行うと負担が大きくなってしまいます。メール配信システムを活用すれば、リストに載った多数のユーザーに向けて自動で一斉送信でき、予め送信時刻を設定しておくことで営業時間外のメール送付が出来るようになるなど、時間短縮・業務の効率化が実現します。

また、パソコンやスマートフォンといった受信する端末に相応しいデザインや表示形式を採ることができるため、より宣伝効果の大きいメルマガを配信することとができます。さらに、サーバやプロバイダのルールに準拠した暗号化や証明に関する適切な処理が行えるメール配信システムを利用すれば、メールが受信ブロックされることを防ぎ、メールの不達を避けることができます。

 

メール配信システムの機能

続いて、メール配信システムにはどのような機能があるのか説明します。メール配信システムを最大限に活用するためには、機能をよく理解しておくことが大切です。

 

自動配信

メール配信システムの最大の強みが、一斉自動配信の機能です。メール配信システムは、一斉配信を前提としたメールサーバを備えており、大量のメール配信を自動で迅速・確実に一斉処理してくれます。この機能により、ユーザーによってメールが届くタイミングが異なってしまうということがなくなり、緊急告知や時間勝負の期間限定キャンペーンに関するタイムラグの懸念が解消されます。

 

また、メールの自動配信の時刻を予約することもできます。メールは、ユーザーの属性により読んでもらい易い時間帯が異なりますが、メール自動配信の予約機能を使えば、それぞれのユーザーに相応しい時刻に一斉配信することができます。

 

メール配信リストの管理

メール配信システムを使うことにより、 メール配信リストの管理が自動化できます。配信リストの管理を手動で行う場合、ユーザーの登録や退会といった手続きに膨大な時間が掛かるだけでなく、送信漏れや退会者へメールを誤送付するなどのミスを犯す恐れがあります。

しかし、メール配信システムを活用すれば、リスト管理も自動で行うことができます。自動化により、手間が省け、ミスも防げるようになり、業務の効率化が実現します。そして、メール配信システムは高いセキュリティ環境でリスト管理をするため、個人情報の漏洩という最大の懸念を避けることができます。

 

メールのカスタマイズ

メール配信システムを提供するサービスの中には、HTMLソースを記述しなくてもHTMLメールを作成できるエディタを搭載しているものがあります。文字サイズやフォント、カラーなど効果的なレイアウトを考え、読みやすい配置やデザインにすることで、訴求力の高いメールを作成することができます。

 

メール配信システムを導入するメリット

ご紹介してきた通り、メール配信システムを使えば、メールマーケティング業務を効率化することができます。では、メール配信システムの導入することで具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つのメリットをご紹介します。

 

業務効率の大幅アップ

メール配信システムの導入によって実現する業務の効率化は、手動で行っていた殆どの手順が自動化されることだけではありません。

 

メール配信システムには、メールを送信したいユーザーのリストを作成する方法として、最も効果的とされる専用のメルマガ登録フォームが用意されています。
入力フォームは、スマホに対応しており、アドレスの入力間違いを防ぐ『ダブル・オプトイン方式』を採用しているため、メール配信システムを導入することで抜け漏れのない完成された入力フォームを手に入れることができます。

また、HTMLメールでのメルマガ配信はスマホ時代に必須の条件ですが、メール配信システムを活用することで一般的なウェブHTMLと仕様が異なるHTMLメールを簡単に作成することができます。

 

このように、メール配信システムを導入することでメールマーケティングにおけるあらゆる場面での業務がやり易くなるので、結果としてヒューマンエラーによるミスが減り、ミスに対処するためのコストも削減されます。その結果、業務効率の大幅アップが実現します。

 

効果測定がしやすい

効率の良いメールマーケティングを実現するためには、メール配信後の効果を測定することが重要です。メール配信システムを使って、費用対効果が見込めるか、効果を上げるにはどうすべきかについて、客観的なデータを基に分析します。

具体的には、ユーザーの開封率やリンクのクリック率などの数値の確認と、それらのデータの収集・蓄積による分析です。そして、取得したデータをメールマーケティングの効果測定に使うことで、PDCAサイクルの改善を図ることができます。メールの体裁・内容はもとより、送るタイミングを最適化するなど、より良いメルマガ配信のためにメール配信システムの分析機能を最大限に活用しましょう。

 

ターゲットを絞りやすい

大量の情報を既に得ているインターネット時代のユーザーは、好みや行動対象をある程度確立しています。そのようなユーザーの全てに同じ内容のメールを届けることは効果が薄いだけでなく、興味がないユーザーからすれば迷惑なだけでしょう。また、このようなユーザーと関連性の低いコンテンツを送り続けることは、ブランド力の低下をもたらします。

 

メール配信システムを導入すれば、ユーザーを性別や年齢層はもちろん、興味関心の対象により分類し、ターゲットを絞った精度の高いメール配信、「セグメント配信」が可能になります。

 

購入頻度の高い商品群による分類など、詳細な購買データ分析に基づいた精度の高いセグメント配信が出来れば、メールの開封率やリンクのクリック率が増加すると共に、メルマガの解除率を抑えることができます。そして、ユーザーの興味を惹くコンテンツを含んだメルマガを継続的に配信できれば、やがてユーザーの関心を自社の製品・サービスに導くことができるようになるでしょう。

 

そして、メール配信後に蓄積されていく効果測定のデータの管理をきちんと行うことも大切です。なぜなら、これらのデータは最適な内容を適切なタイミングで配信するなどメール配信をより効果的なものにするだけでなく、これから行うマーケティング戦略を決める際の材料となる貴重な財産だからです。

配信停止リストを管理しやすい

メール配信停止希望があった企業やユーザーに営業メールを送信してしまうと、信頼を失うばかりかトラブルに発展してしまう恐れがあります。

そのため、配信停止リストは極めてセンシティブな情報で、正確かつ高いセキュリティの下管理する必要があります。手動で配信停止の管理をしていると停止漏れが発生してしまう恐れがありますが、メール配信システムであればユーザーにURLをクリックしてもらうだけで自動的に配信停止の処理が可能です。また、メール配信システムはメール配信停止リストの管理がしやすいため、過去に配信停止希望のあった企業やユーザーに対する誤送信が防げます。

ターゲットを絞りやすいメール配信システムを導入して、費用対効果が高いメール配信を実現しましょう。

 

 

メール配信システムを導入するときのポイント

メール配信を効果的に行うために、メール配信システムの導入前に準備しておきたいポイントがあります。これらはご紹介したメール配信システムのメリットを最大化する上で欠かせないポイントであり、システムを活用する営業部員に是非押さえておいてほしいことです。

 

目的・目標を明確にする

自社でメール配信を行う目的は何か、よく考えましょう。まずはとにかく情報発信をしたいと考えているのか、それとももっと売り上げを伸ばしたいのか、目指す目的によって必要となる機能が変わってきます。たくさんの機能を備えたシステムであっても、不要な機能が多くて使いこなせないのでは意味がありません。

 

そして、目的により掲げるべき目標が明確になります。売り上げ向上のためのメール配信が目的であれば、既になされたメール配信の効果測定・分析を通して、課題に対して今まさにどのように取り組んでいけばもっと売れるようになるのかという目標が見えてきます。

 

メール配信を行う目的・目標が明確になれば、どのようなメール配信システムを採れば効果的かを考えることができます。

 

ターゲットを定める

ターゲットを絞ったセグメント配信は有効な手段ですが、ただシステムにお任せするだけでは良くありません。メール配信を行う目的・目標を明確にすることと同様に、どんなターゲット層に狙いを定めて売り込みをかけたいのかをはっきりさせておきましょう。ターゲットを定め、ターゲットアプローチできるようメールの改良や配信結果の分析を重ねれば、効果的なセグメント配信ができるようになります。

 

効果測定を丁寧に行う

最初は反応が良かったメルマガが、コンテンツのマンネリ化などによってしばらく経つと閑古鳥が鳴く状態に陥ることがよくあります。ユーザーをメルマガの固定客にするためには1回や2回の配信結果で判断せず、長い目で見たコンテンツの選択・改良が大切です。

 

そのためには、こまめにメールの開封率やリンクのクリック率などのデータを取り、その都度効果測定を行っていく必要があります。効果測定によって、例えばメールの開封率から効果的な件名の傾向の把握が、クリック率からメールのコンテンツの内容や構成の見直しができますし、クリックされた時刻の推移を分析することで配信タイミングの最適化を図ることができます。

 

メール配信の効果測定はもちろん配信後に行うものですが、このようにデータをしっかりと管理して、定期的に丁寧な効果測定をしていくことが重要であることをメール配信システム導入の前に理解しておいて下さい。

 

メール配信システムで気を付けるポイント

メール配信システムの導入を決めたら、システムを扱う上での注意点を押さえておきましょう。ここでは、メール配信システムで気を付けるポイントについて説明します。

 

事前承諾(オプトイン)を必ず得る

2002年に成立・施行された『特定電子メール保護法』により、ユーザーからの事前承諾(オプトイン)が無い宛先への広告目的のメールの送信が禁止されています。

 

特定電子メールとは「広告や宣伝を目的として送信するメール」を指します。直接的な売り込みだけでなく、メール内に広告を出し、宣伝目的のリンク先に導く形であっても特定電子メールに該当する点には注意が必要です。メール配信システムを使って送信するメールには、商品やサービスの紹介ページへのリンクが貼られていることが一般的ですから、特定電子メールとしてオプトインが必要だと考えて間違いないでしょう。

 

なおこの法律に違反した場合、行為者への処罰の他に、法人に対して3000万円以下の罰金が課せられます。

 

受信拒否(オプトアウト)できることを明示する

特定電子メール保護法には、メール本文中に受信拒否(オプトアウト)がいつでもできることと、その連絡先をはっきり記載することも義務づけられています。罰則については、オプトイン無しで送信した時と同様です。

 

迷惑メールになっていないか確認する

迷惑メールになっていないか、送信前に確認することも大切です。送信者の表示義務を怠ると迷惑メールと判断され易くなります。送信者欄・メール本文中ともに送信者の氏名を明記することが大切です。住所や連絡先についても、メール本文から分かるようにしておきましょう。その他、受信拒否(オプトアウト)しているユーザーへの配信や、メールの内容が虚偽の場合も迷惑メールと見做されます。

 

配信のタイミングを配慮する

メールを配信するタイミングにも配慮が必要です。せっかく配信しても読まれないのでは意味がありません。

 

曜日では、週明けで慌ただしい月曜日より次の火曜の方が落ち着いて読んでもらえるとよく言われます。また、ユーザーの属性によって時間帯を細やかに設定することも大切です。主婦層には家事が一段落着いた遅い朝に、サラリーマンであれば帰宅後の夕方以降にという様に相手がゆとりをもってメールを読んでくれそうな時間帯に配信しましょう。

 

メール配信”ツール”もおすすめ

今まで見てきた通り、メール配信システムを使うことによって、メールに関するマーケティング業務の多くを自動化できるので、人員の省力化を含めた営業活動の効率化が期待できます。ですが、メール配信システムが効率化に関与できるのはあくまでメール配信に関わる部分だけです。マーケティング業務全体のより一層の効率化を実現したいなら、メール配信ツールがおすすめです。

 

メール配信ツールとは

メール配信ツールは、メール配信に関する自動化・省力化・効率化に留まらず、メール配信の前に自社にとってメールを配信するに値するユーザーを選別する段階、つまり見込み顧客のリストを作成する段階から関わります。そして、メール配信後の効果測定・分析はもちろん、その後のアポ取り、つまり面会や商談などの約束を取り付けるサポート業務までをトータルに行います。

 

ですから、メール配信に関わる業務については一定の改善がみられたものの、マーケティング業務全体にもっと強力な助けが欲しいという場合にはメール配信ツールの活用をおすすめします。

 

おすすめメール配信ツールは『APOLLOSALES』

メール配信ツールには、評価の高いものだけでもいくつかあります。その中でも、リストの精度・扱い易さ・サポートの充実など多くのアドバンテージを持つのが、APOLLO SALESです。APOLLO SALESは、専用の法人データベースを使って見込み顧客を抽出した上で、メール配信や問い合わせフォームへの入力による営業活動全般を自動化するツールです。以下、APOLLO SALESの特徴をご紹介します。

独自の法人情報データベース

メール配信の前に、精度の高い見込み顧客リストを作成しておくことが営業活動の成否を決めると言っても過言ではありません。効率的な営業活動の観点から独自に取得された、60万件以上に及ぶ法人情報データベースを用いることにより、精度の高い見込み顧客リスト作成が実現します。日々更新されるデータベースは、常に最新のビジネス環境に適応した営業活動を可能にします。

 

AIを積極活用

見込み顧客リストの作成に活用されているのが、AIです。このAIによって、元となるデータベースから人間とは比べようもないほど速く確実に、自社の製品・サービスを必要とする企業を選ぶことができるのです。また、AIには学習機能があるので、APOLLO SALESを使い続ける度に学習データが蓄積され、リストの精度が向上していきます。

 

扱い易いインターフェイス

APOLLO SALESのインターフェイスは、簡潔で扱い易いものです。「リスト検索」「キャンペーン作成」「効果測定」の3つの画面は直感的に操作することが可能です。業務担当者は、ストレスなく短時間で使い方を習得でき、余った時間をその他の業務に振り向ける事ができます。

 

アポを取ることに特化したサポート体制

APOLLO SALESのサポート体制は、アポを取ることに特化しています。APOLLO SALESと契約すると、直ちに専任のサポート担当者が付きます。サポート担当者は導入時や使い方に関するサポートだけでなく、効果的なリスト作成の方法やアポを取れる営業文章を書くコツなど、あらゆる相談に応じます。

配信するメールの内容は？

メール配信システムを導入すればリードを獲得できるわけではありません。リード獲得のためには、メールを開封して読んでもらえるように工夫する必要があります。ここでは、リードの獲得につながるメールのポイントについて3つ紹介します。

 

タイトルはインパクトのあるものにする

メール開封率を上げるにはタイトルが最も重要です。ここではタイトルにインパクトを持たせるための方法を4つご紹介します。

 

先頭の14字に重点を置き、記号を使ってメールタイトルを装飾する

メールの件名は基本的に30文字程度の長さで構成します。30文字の中でも、人が文章を見た時に一目で処理できる文字数は14文字程度なので、最も重要な情報は先頭に入れましょう。ポイントは、メールの情報を一文で示すよりも、テンポ良くフレーズを並べることです。インパクトを与えるためには、短い1フレーズだけのシンプルな構成も効果的です。また、自社のメールを統一した命名規則のメールタイトルにすると、読み手であるユーザーが自社のメールだとメールタイトルから認識してくれて迷惑メールに埋もれてしまうのを防げます。

 

さらに、「！」や「？」を使って強調したり、「■、◆」などのタイトルを装飾する記号を入れたりすることで、メールボックスの中で存在感を際立たせることができ、ユーザーの目にも留まりやすくなります。

 

感嘆詞を入れ、相手に問いかける内容で関心を誘う

感嘆詞とは、「えっ！？」や「なんと！」など感情が高揚した時に使う言葉のことです。感嘆詞を使用すると、読み手の感情を高揚させて興味を引き出すことができます。また、メールの件名を問いかける形にすれば、問いかけられたユーザーは自分にも関係のある情報だと感じて興味を持ってくれます。

 

意外性でインパクトを強める

意外性のあるメールタイトルは、ユーザーに強いインパクトを与えるので効果的です。今までの常識を覆すようなタイトルにすると良いでしょう。ユーザーがメールを見た時に考えていそうな内容を入れてみましょう。たとえば、「このメールを読まないつもりですね」などの挑発的なタイトルも有効なテクニックです。ただし、意外性のあるメールタイトルを何度も送ってしまうと意外性が薄れてしまうので、重要なタイミングで使用しましょう。また、現実離れした大げさなタイトルはユーザーが疑いを持つため避けた方が良いでしょう。

 

緊急性をもたせ早く開封させる

ユーザーがメールに興味を持っていても「あとで読もう」と思われてしまうと、開封率が下がってしまいます。すぐに開封したくなるようなメールタイトルにするために、インパクトをつけることも必要です。ユーザーはメールタイトルに「品数限定」、「本日解禁」、「速報」などの単語が入っていると、早くメールを開封した方が得をすると考えます。ユーザーが早く開封するメリットを感じるタイトルをつけることができれば、メールの開封率が向上し、アポ獲得や受注につながりやすくなるでしょう。

 

メリットをわかりやすく端的に伝える

ここでは、本文でメリットを分かりやすく端的に伝える方法を2つ紹介します。

 

具体的な利益をイメージさせる

メリットがあることがすぐに伝わるように、「無料」や「格安」などユーザーの興味を引く単語を文中に入れるのが効果的です。セール情報の場合は20％OFFとだけ書くのではなく、もとの値段から実際にいくら下がり、値下げ後の値段はいくらなのかといった具体的な数値を例示してあげるとユーザーが分かりやすくなります。

また、製品やサービスのメリットについても、「どのような問題を解決できるのか」や「解決した結果どうなるのか」という点をイメージできるような書き方を心掛けましょう。企業が抱えている悩みや問題を指摘した内容や、「業務の時間を30分短縮して定時に帰宅」などユーザーにとって望ましい展開やビジョンを提示すると効果的です。

 

スマートフォンに収まる文字数を意識

近年はスマートフォンの普及によりメールをスマートフォンで読むユーザーが多いため、スクロールしなければ読めないほどの長文は最後まで読んでもらいにくいのが現状です。特に冗長表現の多い長文は、大事なメリットの部分を読んでもらう前にメールを閉じられてしまいます。したがって、文字の量はスクロールせずに読める程度に抑えて、端的にメリットが伝わるようにしましょう。

 

視覚的に訴求する

現在はブロードバンドが普及し、HTMLメールの利用が増えています。HTMLとはホームページを作るために開発された言語です。通常のテキストメールは白黒の文字が並ぶだけのものですが、HTMLメールは本文中の文字の色やサイズ、フォントを変えることができます。

また、HTMLメールを使用すれば、自由なデザイン画像などを使って視覚的に訴えることができます。たとえば商品やサービスの案内メールを送る場合、画像を挿入することでユーザーに視覚的に商品やサービスのイメージを伝えることができるでしょう。さらに、HTMLメールを用いて自社のブランドカラーやロゴを繰り返し見せることによって、自社のイメージをユーザーに強く印象付けることができます。

 

メール配信リストによって内容を変える

メールを配信する際、通常は配信リストをもとにメールを送信します。その際、業種や購買意欲などの観点でリストを分けて管理しておくことをおすすめします。なぜなら、ユーザーによって知りたいことや購買意欲はことなるため、メールの内容もユーザーに合った内容を送る必要があるからです。あらかじめリストを分けて管理しておけば、リストごとに送信するメールを簡単に変えることができます。

 

効果的な内容のメールを送るには、ターゲットとなる企業の営業担当者やユーザーのペルソナを適切に描けているかがポイントです。ペルソナは、ユーザーの年齢や家族構成、職業、性別といった基本的なプロフィールの他に、趣味や嗜好など細かな設定も加えて具体的な人物像を設定します。ターゲットのペルソナを明確にすることでターゲットのニーズに合わせた情報提供や商品・サービスの紹介が可能になり、メールの開封率が上がります。

 

また、メール配信リストによってメールの内容を変えることで機械的な印象を避けることができます。メールは声のイントネーションや表情、ボディランゲージを伝えることができないため誤解が生じやすいツールです。いつも同じような内容のメールを送り続けるのではなく、季節を感じるようなコメントや相手を思いやった温かみが感じられるメールを書きましょう。

 

メール配信システムをうまく活用しましょう

ここまでメール配信システムについて、その機能・メリットから導入する際に気をつけるべき事まで解説してきました。
そして、メール配信ツールの活用により、メール配信部分に留まらないメールマーケティング全般の効率化が図れることをご紹介しました。

メールを使った営業がもっと効率的にできないか悩んでいる営業担当の方は多いでしょう。APOLLO SALESを活用すれば、メール配信だけでなくアポイントメント取りというゴールまでを視野に入れた、費用対効果の高い営業活動が実現します。ぜひ導入をご検討下さい｡

営業を効率化させるならAPOLLO SALES