営業ツール解説・紹介 2020.02.28

《営業支援システムの基本》機能や導入時のポイントをご紹介

現代はインターネットが普及し、誰しもがパソコンやスマートフォンを持っているのが当たり前の時代です。

そんな中、営業活動の現場にもIT化の波が押し寄せています。従来は1日に営業先を何件も訪問し、帰社してから日報の作成などと平行して他の業務もこなす営業活動が主流でした。

しかし、現在では商談はウェブ会議システムを使って移動時間を削減するなど、ツールを活用する「営業活動の効率化」が広まりつつあります。そんな中で今、多くの会社が取り入れ始めているのが営業支援システム（SFA）です。

この記事では、SFAの機能・導入の際の注意点・SFAとの併用で役立つおすすめの営業ツールについて紹介していきます。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

 

営業支援システムとは？

営業支援システム（SFA）とは、営業活動をデータ化・可視化して営業活動の効率化を支援するシステムです。海外ではすでに広く普及しており、日本でも導入企業が増加しつつあります。2014年にNECが行った調査によれば、SFAを導入している企業は全体で37％、試験的な導入(一部導入)になると47％に上るとの結果が出ています。

近年ではインターネットの普及率上昇やITスキルを持った人材が増えたことによって、従来よりもシステマティックな営業活動が可能となりました。そこで営業支援システム（SFA）・顧客管理システム（CRM）のような従来にはなかった「新しい営業活動のためのシステム」が登場し、営業の現場を支えています。

SFAとCRMはともに営業の現場で活用されるシステムであるため、その機能を混同されることも少なくありません。基本的にSFAはその名の通り営業支援に特化したシステムで、売上などを可視化することのできる機能・チーム内のタスク共有で活用できるToDoリスト機能・日報の作成や管理ができる機能などが得意領域です。

対してCRMは主に既存顧客・見込み顧客に対するメール配信やアンケート結果の可視化など、顧客満足度の向上を目的として導入されるシステムとなっています。

この両者は元々個別のシステムですが、最近になってその境界線が曖昧になってきています。SFA・CRM双方のシステムが持つ機能を包括したツールも登場しており、「SFAを包括したCRM」のリリースも盛んに行われています。

営業支援システムの主な機能

営業支援システム（SFA）は、営業活動をデータベース化して管理することができます。利用するシステムによって特徴は異なりますが、基本的に搭載されている機能は顧客管理・案件管理・日報管理・スケジュール管理・商談管理の7つです。ここではそれぞれの機能について解説していきます。

顧客管理機能

営業支援システム（SFA）上では基本的な機能として、顧客情報の管理をすることができます。従来使用されていた「顧客データベース」との違いは、顧客情報を記録するだけではなくその顧客の担当者・決裁者・案件に関する情報・商談の内容など営業活動の中で必要となる情報を多岐にわたり記録することが可能な点です。

SFAの顧客情報管理機能で顧客情報を適切に収集・管理し情報を蓄積していくことで、今後の営業方針を吟味してマーケティングを展開することができるなど、営業活動の効率化ができるうえに成果を上げることが可能です。

また、営業担当者の異動などで人員の入れ替わりが起こった際の引き継ぎがスムーズに行える点もSFAの顧客管理機能が持つメリットの1つです。

案件管理機能

営業支援システム（SFA）の案件管理機能では、誰が・いつ・どのように案件を処理したかを可視化することができます。この機能は、営業先企業・営業先へ提案した商品・商談の進捗情報・受注見込みなどの項目を入力することで見込み顧客からのオファーを確実に受注へと繋げることを目的として作られています。

特に「誰が」「いつ」「どこに」「何を」「いくらで」提案したかという点を可視化し、チーム内で共有できるようになっています。

これらの情報をエクセルで管理する場合、どうしても「管理」が目的になってしまいがちですが、SFAの活用により営業活動が今現在どのような状態にあるのかが把握しやすくなります。会議などで進行中の案件を確認するフローもスムーズに行えるようになるため、その分の空いた時間を効率的にその他の業務や営業活動に使うことができるようになるというメリットもあります。

日報管理機能

営業活動を行っている会社のほとんどは日々の営業日報から商談の件数や金額、顧客との関係などを把握するため、営業日報の作成を業務の1つとしています。

それぞれの営業担当者が報告した日報の内容を上司であるマネージャーがまとめ、エクセルなどを使って数字を管理するのが従来の業務のあり方でした。しかし、このフローでは日報を作成するのにも時間を使い、マネージャーは商談プロセスの管理や分析を他の重要な業務と平行して行わなくてはなりません。

こうした理由などから、入力フォームへ必要事項を記入していくだけで日報管理が完結する営業支援システム（SFA）を導入し、マネージャーの負担軽減を図る企業が増えています。

また、スマートフォンの普及により外出先から日報を作成・提出することができるようになったため、SFA営業担当者の側の負担軽減にも繋がりより効率的な働き方が可能となっています。

入力された情報は自動で集計されるため、1日の成果や改善点といったマネジメント層が必要とする情報が一目でわかるようになり、営業チーム全体の活動を効率化することができます。

スケジュール管理機能

営業支援システム（SFA）上のスケジュール管理機能では、行動予定の入力・確認だけではなく、スケジュールが表示されている画面から直接担当している顧客の情報を参照することができます。

また、営業活動の成果やコメントの書き込み・提案書などの各資料をリンクで紐づけるなど、デジタル媒体ならではの利用法を重視したシステムとなっています。

SFAでは、スケジュール画面から過去に行った商談の内容を瞬時に表示し振り返ることができるため、営業先に関する知識や所感などの情報をチーム全体で共有することも容易です。

各営業担当者がSFAを活用しスケジュール管理を行うことで、マネージャーもそれぞれの担当者の動きを一目で把握することができるため、課題の提起などに関する情報分析の負担が減り、当月の営業成果の予測を立てることも容易になります。

商談管理機能

営業支援システム（SFA）の商談管理機能では、過去の商談履歴・決裁者・進捗状況など、商談に関わる情報に特化した管理ができます。

ここで入力した情報を案件管理機能の情報と併用し分析することで、それぞれの商談の経緯・進捗などを把握することができ、結果として受注見込みを高めることへとつなげられます。SFA上の商談管理機能で入力した情報を基にすれば、次回のアクションをどうするか計画を立てることにも役立ちます。

共有された商談管理情報を閲覧することでそれぞれの商談の進捗状況がわかるため、マネージャーは営業担当者に対してより的確なアドバイスをすぐに行えるようになり、成績トップの営業担当者がどのような内容やスケジューリングで商談を行っているかを知ることもできます。

このような点から結果として、情報共有によりチーム全体の営業力向上に繋げていくことができるようになります。

営業支援システムの導入で気を付けるべきこと

営業活動をスムーズにする手助けをしてくれる営業支援システムですが、導入には相応のコストがかかります。ここでは、導入して現場に定着しないなどの失敗を避けるために気を付けるべき2つのポイントをご紹介します。

営業担当者の理解を得てから導入する

導入の際には現場のマネージャーも含め、営業担当者の理解を得ることを第一としましょう。いくら便利な機能がたくさん備えられているとはいえ、現場の営業担当者の中からは「今までのやり方の方が慣れているから変えたくない」という声もあがるかもしれません。

営業支援システム（SFA）は、これまで共有されにくかった営業に関わる情報を可視化するために作られたシステムです。そのため現場の営業担当者は、必然的に今よりも多くの情報を提出する義務を負うことになります。これを「業務の負担増加」や「今後の評価が厳しくならないか」といったデメリットと捉えられてしまい、せっかくSFAを導入しても営業の現場で嫌われ使用されないといった失敗が起こるケースは多いです。

あくまでSFAに日常的に触れ、活用していくのは現場の営業担当者です。導入に際しては不安の声を押し切るのではなく、事前に導入目的やメリットなどをしっかりと説明し、現場の理解を得ることが大切です。

現場の声を聞く

導入することが決まったとしても、いきなりフル機能で導入することはおすすめしません。

第一に現場には今までやってきたやり方があり、急にシステムに合わせようとしても馴染まないというリスクがあるためです。営業支援システム（SFA）は、基本的に高機能で作られているシステムなので、すぐに使いこなすことは難しいと言われています。

実は成績トップの営業担当者ほど案外アナログな方法でスケジュール管理を行っている、というケースも多いため、SFA導入によりこれまで培ってきたペースが崩れ、潰れてしまうことも少なくありません。そのうえ、SFAを導入したからといって成績が劇的に伸びる営業担当者が出てくるというわけでもないため、売り上げに大きな影響を与えてしまう原因にもなりかねません。

まずは少ない機能から導入していき、現場に馴染んでいるかをヒアリングなどで注意深く確認しながら徐々に機能を追加していきましょう。

営業支援システムとあわせて活用してほしいツール

営業支援システム（SFA）は、単体での利用よりもいくつかのツールと併用して利用することで効果が倍増するものもあります。

その中でもおすすめしたいツールが、アポイント獲得に特化したフォローをしてくれる 「APOLLO SALES（アポロセールス）」です。ここでは、APOLLO SALESの機能や実際の導入事例をご紹介します。

APOLLO SALES（アポロセールス）

APOLLO SALESは人工知能を用いて見込み顧客を抽出し、自動でアプローチ、アポイントを獲得する機能を備えた営業ツールです。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES

ターゲットとする企業の条件を指定し入力するだけで、独自のデータベースに掲載されている情報からAPOLLO SALESが自動でリストを抽出・作成します。作成したリストへメール送付などでのアプローチも自動で行うため、基本的に営業担当者はツール上での操作のみで顧客リスト作成・アプローチ・結果の可視化を行うことができます。

工数をかけずにアポイントを取得することができ、アプローチ結果をスコア化することでテレアポの効率上昇につなげられるのが、APOLLO SALESの魅力です。

営業担当者が実際に扱うツールのユーザーインターフェースも感覚的な操作やITスキルの有無に関わらず利用がしやすいよう非常に分かりやすく設計されており、比較的容易に現場への導入が可能です。

仮に不安な面があるというケースでもAPOLLO SALESならばサポート体制が充実しているため、安心して導入が行えます。

例えば操作方法の説明といった基本的なサポートだけではなく、効果的なアプローチ文面の提案といったコンサルティング要素も含んだフォローもサポートの範囲です。専任のサポート担当者が導入開始時点から付くため、IT苦手な営業担当者でも安心して利用でき、人材不足の解消にもつながります。

APOLLO SALESの導入事例

APOLLO SALESのホームページには、実際の導入事例も掲載されています。ここでは導入事例の中から、2社の導入事例をご紹介します。

例えばインフルエンサーによるプロモーションの制作を請け負うGROVE株式会社では、リード獲得のためにAPOLLO SALESを導入したところ、少ない負担で新規の発注オファーを取得することができるようになりました。

月に数十万のリスティング広告をかけるよりも費用対効果が高いとの声を寄せています。

また、Web会議システムとして広く知られているベルフェイス株式会社では、アポイントメント数を増やす目的で有用なツールを探していたときにAPOLLO SALESと出会いました。工数がかからず、ボタン一つで1日最大1,000通ものメールを送信できるAPOLLO SALESを導入することでアポイントメント取得数の底上げができ、コスト面でも満足しているとのことです。

まとめ

今回は営業支援システムとリード獲得に役立つツール「APOLLO SALES」についてご紹介しました。インターネットの発達によって生まれた営業活動の新たなスタイルは、従来よりも効率的な営業活動を可能にしてくれます。

今の営業活動をより効率的に進めて成果を出したい方や、新たな営業活動の手法にチャレンジしてみたいという方はぜひ、APOLLO SALESの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES