営業RPAツール 2018.12.06

RPAって効果があるの？導入・活用事例6選

RPAという言葉をご存知でしょうか。

Robotics Process Automation(ロボティクス・プロセス・オートメーション=ロボットによる業務の自動化)の略です。

現在企業で活躍しているロボットというと工場内で24時間休まず黙々と物を削ったり、箱に詰めたりといった作業を行う機械が大部分ですね。

ロボットの導入により工場の生産性は飛躍的に向上したわけですが、ホワイトカラーの職域においてもロボットを導入して同様の生産性向上を図ろうというのがRPAの考え方です。

定型業務をロボットに任せることで、人はより創造的な仕事に回ることができるのです。

イギリスが発祥のRPAですが、少子高齢化による労働人口減少で働き方改革が急務となっている日本にこそ導入されるべきツールと言えます。

「RPAが流行しているが、自社あるいは各部署で導入する価値が果たしてあるのだろうか」とお考えの方に向けて代表的なRPAツールでの導入・活用事例をご紹介します。

RPAとは

定型作業のロボットによる自動化は工業の世界では早くから行われてきました。

工場にロボットを導入することで生産性は桁単位で上がり、劇的なコスト削減につながりました。

一方でホワイトカラーの仕事には多数のPCが使われているものの、PCを使用するうえで煩雑な定型業務がヒューマンリソースを奪っている状況もしばしばみられます。

 

例えば、

製造現場ではロボットが担っている箱詰めのような定型繰り返し作業はホワイトカラーの現場ではデータの参照・入力作業と言えます。

ロボットが進化して複雑な箱詰め作業をこなせるようになったのと同様に、PC作業の現場ではRPAツールが省力化を助けてくれるようになりました。

労働力不足やコスト削減圧力、働き方改革への対応が必要になる中で、定型業務はロボットに任せ、人は人間にしかできない業務に専念できる体制にシフトしていくのにRPAは大きな力になります。

RPAは定型作業でありながら、従来は自動化が難しかった業務に向いています。

RPAツールが一番力を発揮するのは複数システムの連携作業です。

導入時期や目的の違いにより複数の基幹システムが存在し、システム間でのデータの転記を人が行っているケースなどで自動化を果たそうとすると、基幹システム自体を拡張するか、システム同士を接続するシステムを新規導入する必要がありました。

しかし、省力化の度合いに比べてシステム改修・開発費用が多額になり、導入できないケースが多々あります。

クライアントマシン上の操作を自動化するRPAツールは人がコピー＆ペーストで行っていた転記作業等をロボットが代行してくれます。

また、ExcelやWordといったオフィスアプリケーションを使用する作業でも、個々のアプリケーション内で閉じた作業についてはマクロを活用するなどの自動化方法がありますが、互いの間でのデータの転記、メールへの添付と自動送信、APIが存在しない基幹システムとのやり取りなどはやはりRPAツールが本領を発揮します。

 

RPAの機能とは

RPAで何ができるかといえば「PC上でできる作業は全て」です。

人がPCを使って行う作業を「シナリオ」という形で記録しておき、何度も再生できます。シナリオの起動は手動によるRPAツールからの起動操作だけでなく、タイマーによる定時起動や前シナリオの終了やメール着信といったイベントよっても行うことができ、人が働いていない時間もPC上のロボットが黙々と作業をこなします。

従ってRPAツールの活躍できるシーンは「手順は複雑でもその間に人の思考や判断が不要で、何度も繰り返される業務」だと言えます。

発注時間が定められていて、担当者が回り持ちで早出して基幹システムのデータを参照して発注メールを出していたようなケースや、定時後に必要であった締め作業も業務をPCに任せることができます。

アプリケーションや基幹システムからシナリオ想定外のレスポンスがあった場合は、エラーログやスクリーンショットを保存して、その内容を担当者にメールやメッセンジャーで送信することもできます。

RPAツールは複雑な定型作業を人に代わって行うことができますが、専門知識に基づいたプログラミングが不要なことも大きな特徴です。業務シナリオの作成はRPAツール上のシナリオ作成の機能を起動した状態で、対象業務をひととおり行います。

これだけでシナリオが記録され、ツール上に処理の流れが図示されます。

その上で細かい修正や追加動作を手動で指定していくことができます。

 

生産性を上げるためには効果的！

生産性向上のための業務改善と言えばBPR(Business Process Reengineering)ですが、BPRは業務の根本からの見直しを行うため、多くは基幹システムの刷新も伴い、非常に多くのコストがかかります。

業務フローの大幅な変更を伴うため、現場の抵抗が大きかったり、既存業務への影響を避けようとした結果、かかったコストに比べて小粒な改革に終わってしまったりと失敗のリスクが高く、その際の影響も大きくなります。

大上段に振りかぶったBPRにくらべ、RPAツールの導入はスモールスタートが可能な点が大きな利点です。

サーバレスでクライアントマシン1台からでも導入が可能で、小規模な場合は専任の担当者すら必要ありません。

業務担当者レベルで「毎日(毎週、毎月、期末など)のこの業務が面倒だ」と感じる点から従来の作業の流れを変更することなく順次効率化していくことが可能です。

基幹システムとの連携についても基幹システム側の変更が全く必要ない点も安くスピーディーな業務改善に繋がります。

異なる顧客からそれぞれのフォーマットで出される注文書を基幹システムに入力していく作業や、逆に複数システムのデータを参照しつつ、顧客ごとに異なるフォーマットで報告書を作成する作業は非常に煩雑です。

基幹システム開発の大枠の中では対応しきれなかった細かい入出力フォーマットやフローの差異を人が埋める形になっているわけですが、この作業内で単純ミスが発生しがちです。

このようなケースにRPAを適用できると業務のコストを大きく下げることができます。

一旦シナリオを完成させてしまえば、担当者が行うべき作業はツール動作後のログを確認し、もしイレギュラーで停止した処理があればそれを修正するだけになります。

RPA導入のメリットとして意外に多くの事例で報告されているのが、古くなった基幹システムを刷新できずに使い続けていたり、取引先の受発注システムにログインして作業を行ったりする場合に発生するレスポンスの遅延を気にしなくてよくなったという点です。

1件ずつの処理では数秒の遅延でも、数十件、数百件の処理となると無駄になる時間も相当のものですし、それ以上に担当者の負担になっています。

時間のかかる処理もRPAツールは黙ってこなしてくれるので、稼働時間という数値に現れる部分にとどまらず、業務担当者の負担感という可視化できないコストの低減にも大きく役立っています。

RPAは導入が容易ですが、潮流に乗って漫然と導入した場合、運用コストを賄える効果が挙がらないこともあります。

RPAに向かない業務は処理を途中で止めて人の判断を仰ぐシーンが多かったり、件数が少なく総作業時間が限られていたりするものです。

ツールによりライセンス体系は様々ですが、基本的にはツールの稼働率が高いほどコストは下がってきますので、最終的な導入目標は作業負荷の高い業務の置き換えを目指したいところです。

システム全体を作り上げ一気にカットオーバーするシステムインテグレーションに対して、RPAは小さく導入しユーザー自身の手で順次業務適用範囲を広げていくことが可能です。

従って導入当初は取引先に直接影響しない部分から開始するのがよいでしょう。

また、全自動を目指すとシナリオ作成に時間がかかりすぎて本末転倒の事態に陥る危険もあるので、否定形処理の性質が強い部分については人間がある程度整形したデータを用意するといった、人とRPAツールのハイブリッド処理を目指すのもよいでしょう。

 

RPAの導入・活用事例6選

 

BizRobo

BizRoboはRPA テクノロジーズ株式会社が提供するRPAの総合プラットフォームです。

RPAツールのパイオニアと言えるblueprismをはじめとした同社の扱う各種RPA製品から最適な組み合わせをユーザー企業に提案します。

導入企業：保険「日本生命保険相互会社」

導入業務内容：請求書データのシステム入力作業

導入理由：請求書データのシステム入力作業に時間がかかる。単純処理の連続がヒューマンエラーを招く可能性がある。

導入形態：保険契約者から郵送される保険金の請求書に記載されている約10桁の証券記号番号スキャンするだけでロボットが複数の基幹システムを横断してデータを収集し、業務システムへの入力を行う。

導入効果：当該請求書処理業務に数分/件かかっていたが、20秒/件に短縮され、担当者はロボットの処理しきれないイレギュラーケースへの対応など、人にしかできない業務に注力することができるようになった。

BizteX cobit

BizteX cobitはクラウド型RPAツールです。適用できる業務はWebブラウザ上で完結するものに限定されますが、ロボットの稼働がクラウド上で行われるため、クライアントマシンを占有せず、複数のロボットを並行稼働でき管理が容易です。

導入企業：船舶代理店「ウィルヘルムセン・シップス・サービス・ジャパン・プライベイト・リミテッド」社

導入業務内容：Web上でのマーケット情報の収集

導入理由：働き方改革を行って就労時間を削減し、人材の定着しやすい環境を構築したい。

導入効果：週210分かかっていた作業が5分で終了するようになった上、結果のクオリティも高く、情報収集頻度を上げることができた。

WinActor（ウィンアクター）

WinActorは国内シェアNo.1をうたうRPAツールです。国内開発のためユーザーインターフェースは完全に日本語であることが使いやすさにつながっています。

クライアント台数ベースの安価なライセンス体系でスモールスタートが容易なうえ、統合ツールWinDirectorにより大規模展開も可能でスケーラビリティが魅力です。

導入企業：鉄鋼「JFEスチール株式会社 知多製造所」

導入業務内容：製品をつくるときのスケジュール、実績、品質管理のデータを基幹システムに投入する作業等

導入理由：働き方改革を推進するうえで事務作業時間を削減したい。

導入効果：283時間/月の業務時間削減効果に加え、作業を失念してしまうこともなくなった

SynchRoid（シンクロイド）

ソフトバンクグループのRPAツールです。

手厚いサポート体制を特徴とし、ライトパックのライセンスは比較的安価です。

導入企業：食品製造「マルコメ株式会社」

導入業務内容：卸し先POSデータからのデータダウンロード

導入理由：条件設定が複雑で手間がかかる上に、営業経由で顧客に提出するデータであるためミスが許されず、作業負荷が高かった。

導入効果：50社以上ある卸先について1社あたり約20分だった処理を5分に短縮することができた。

HRRobo For SAP HCM

プラットフォームにRPAテクノロジーズのBizRoboを採用した人事業務に特化したRPA。

SAP上で基本的な人事の定型業務処理を行う開発済みロボットもオプション提供されます。

導入企業：(HRoboに含まれる定型ロボット)

導入業務内容：通勤交通費の変更処理

導入効果：人間が7分程度かかっていた処理が約1分で完了できる。

APOLLO SALES（アポロセールス）

RPAの中でも営業に特化したRPAツールといえます。

APOLLO SALES（アポロセールス）は人工知能を用いて、営業活動の中でも単純作業といわれる部分を自動化することができます。

営業活動の中でも、新規顧客を獲得するために、まずは企業とのアポイントを取らなければなりません。

APOLLO SALES（アポロセールス）は主にメール営業でのアポイント獲得に優れたツールになっています。

アプローチ先企業のリスト化、メールの送信までを自動化することで、営業担当者が本来やるべきクロージングの部分に専念することができます。

導入企業：求人情報サービス A社

導入業務内容：アプローチ先企業の掘り起こしの自動化

導入効果：顧客へのアプローチ数が圧倒的に増え、導入後4か月の実績が過去4年間の実績を上回る。

また、作業時間が圧倒的に減ったため、そのほかの業務に充てる時間が増えた。

 

RPAツール「APOLLO SALES（アポロセールス）」で営業も効率化！

従来、業務システムの効率化というと情報システム部門が主導し、システム刷新の伴う大がかりなものになりがちでした。

しかし、RPAはトップダウンの形だけではなく、ユーザー部門からのボトムアップの形でも業務改善に取り組むことのできるツールです。

プログラミングなどの専門知識を必要としないため、導入の敷居が低いにもかかわらず、対象業務がうまくマッチすれば大きな効率改善効果を見込めます。

また、企業の営業活動に使えるRPAツール「APOLLO SALES（アポロセールス）」は、これまでのRPAツールとは違った角度から、業務の効率化を図ることができます。

少しでもご興味いただけた場合は下記お問い合わせフォームよりご連絡をお待ちしております。