営業RPAツール 2019.09.30

RPAツールでメールを自動配信すれば、業務の効率化が期待できる？

人手不足で困っている企業は年々増加しています。現場では少しでも人材不足をカバーするために、苦労や努力をされているとの話をよく聞きます。

シフトの回数を増やしたり、営業の受け持ちエリアが広がっていたり、負担が増えてしまうケースもありますよね。もっと効率的に仕事をできないものか、多くの方が頭を悩ませているはずです。そこで近年大きく注目されているのが、RPAツールです。

中には聞きなれない方もいらっしゃるかもしれませんが、RPAツールは人材不足を補う可能性を秘めています。RPAツールを活用すればメールの自動配信も可能です。それではRPAツールについて詳しくみていきましょう。

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RPAツールについて

では初めにRPAツールとはそもそもどういったものなのでしょうか。最近名前は聞くけど詳しくは知らないといった方も多いはずです。RPAツールの基本を理解して、どのような活用方法があるのか色々と想像してみましょう。

 

「RPAツール」とは

まずRPAとは「Robotic Process Automation」（ロボティック・プロセス・オートメーション）の頭文字をとった言葉で、ホワイトカラーの単純な間接業務をAIやルールエンジンなどの技術を備えたソフトウェアのロボットが代行及び自動化する概念を指しています。そしてこのRPAという概念を実現するツールを、RPAツールと呼んでいます。

 

RPAツールを導入する企業が増えた背景

1億総活躍社会の実現を目指して、働き方改革が叫ばれています。少子高齢化も進んでおり、日本の労働力は減少傾向にありますが、そんな中でも企業は成長を続けていかなければなりません。

労働生産性を向上させながらも人に過度な負担をかけないためには、ITツールの活用が注目されており、その中の一つにRPAツールがあります。RPAツールを導入する企業が増えている理由には、短期間のうちに少ない投資でRPAツールは導入可能な点が挙げられます。
RPAの国内市場は急速に成長しており、今後もさらなる市場拡大が予想されています。

 

RPAにできること

「ホワイトカラーの単純な間接業務」と書きましたが、具体的にはRPAはどんなことができるのでしょうか。以下に一例を記載します。

 

・営業活動

メール営業、顧客情報の取得や情報収集、システムへの登録など

 

・顧客対応

メール自動送付、問い合わせフォームの自動応答など

 

・データ分析

アンケートデータの集計、過去データの分析など

 

・財務・経理業務

財務レポートの作成、請求書の処理など

 

営業RPAツールでメールを自動配信？

RPAツールの多くの可能性を感じていただけたと思います。ビジネスにおいて活用しない手はないですよね。実際のRPAツールの活用場面として取り上げたいのが、メール営業です。

メール営業をしているとルーティンワークも多く手間もかかりますよね。そんな作業を営業RPAツールが代行してくれたらどうでしょう。ここではメール営業とRPAツールを導入する事のメリットをご紹介します。

 

メール営業について

インターネットが当たり前の現代では、メール営業も無くてはならないビジネスツールだと思う営業職の方も多いはずです。出社したらメールのチェックは欠かせないですよね。まずはメール営業の特徴とメリットを振り返ってみましょう。

 

メール営業とは

営業の手段としてメールを活用する事を指します。お客様と約束をしたり、売り込みたい商品をアピールしたり、メールの活用方法は様々です。直接的にお客様のアポを取ろうとしても良いですし、セミナー情報や役立つ情報を紹介するなど、間接的にアポを狙いに行くこともできます。お客様が望んでいる情報は何かうまく見極めて、メールを送付しましょう。

 

メール営業のメリット

続いてメール営業のメリットは何でしょうか。代表的なメリットが以下にまとめてみました。メリットをよく把握した上で、うまくメールを活用していきましょう。

 

・会話に比べて伝わりやすい

メール営業はテキストで情報を送るため、適切な文章を組み立てることができれば、メールを読む相手に内容を理解してもらいやすくなります。

人間は会話の中ですべての情報を記憶できるわけではありませんし、営業でアプローチする内容は顧客にとって知識がない分野であることが珍しくありません。すべてをメモしてもらうわけにもいきません。
メールによってテキストで情報を送ったほうが、顧客の最終的な理解度を高められるでしょう。

 

・履歴がテキストに残る

メール営業であれば、文面が記録に残ります。いつ送ったメールでどういう経緯があったのか、お客様も営業担当者もメールを読めばすぐに思い出せます。後からメールの情報が必要になった際にも、必要に応じて情報を取り出せます。

 

・相手の時間を阻害しない

メールは電話と違って、相手の時間を強制的に拘束はしません。従ってメール営業の場合も、相手に不快感を与えるリスクは他の営業手段に比べて低く、積極的にアプローチできる手段であると言えます。

 

・効率がいい

新発売の商品の宣伝をしたい際、メール営業だとどうでしょうか。宛先は異なりますが、伝えたい内容は共通するはずです。1つメールの文面を構成すれば、あとはコピーして使えます。それをお客様に一斉に送付すればいいので、他の営業方法に比べて圧倒的に効率的です。

 

RPAツールを使ってメールを自動配信するメリット

ではメール営業をRPAツールに代行させたらどうなるでしょう。そもそもメール営業によって営業活動は大きな効率化が図れていたはずです。そこにRPAツールを活用すると、さらにどんなメリットがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

 

業務の効率化

メールの送付作業ですが、意外と時間がかかっていませんか？文章をタイプするのも一苦労ですし、送付先が大量にあると気が遠くなりますよね。そんな時はRPAツールの出番です。ルーティンワークで行う様なメールの送付作業は、RPAツールにて全て自動化が可能です。メールの送付先を間違えるリスクもないので安心です。正確に大量のメール送付がRPAツールなら簡単に実現できます。

 

人件費を抑えられる

メールを送付すると言っても積もり重なれば多くの人と手間が必要です。それも1度だけではなく、営業活動が続く限り必要になる作業なので、人件費も馬鹿になりません。そこでRPAツールを導入するとどうでしょう。今まで人が行っていた作業の殆どをRPAツールが代行します。簡単な作業や繰り返しの作業はRPAツールに任せて、人はより生産的な活動に注力できます。RPAツールの導入によって、人件費を抑えると同時に、仕事の質も向上するでしょう。

 

営業管理・分析がしやすい

人が分担してメール営業をしていると、どうしても情報は分散して管理されます。各々のPCにメールの返信が来るので、管理も人それぞれ異なりますし分析しようとしても一苦労です。RPAツールを使うと、メール営業の管理・分析も様変わりします。メールが一元的に管理されるので、メール全体を母数として、メール営業の反応を分析できます。グラフにして状態を把握し、改善策を練るのも容易になるはずです。

 

営業メールを自動配信するときに使うRPAツールは？

最後に実際に営業メールを自動配信する際に使うRPAツールについてご紹介します。RPAツールは利用目的に応じて様々な種類のものが出ています。どうやってRPAツールを選ぶと失敗しないのでしょうか。営業メールの自動配信でおすすめのRPAツール「APOLLOSALES」についても詳しくご紹介するので是非参考にしてみてください。

 

RPAツールを選ぶときのポイント

営業メールの自動配信するためにRPAツールを選定する際には、以下の3つのポイントに着目するようにしましょう。

 

①メールの自動配信に対応しているか

当たり前に感じられるかもしれませんが、大切なポイントです。営業メールの自動化が目的であれば、目的の機能がRPAツールに含まれているかは真っ先に確認しましょう。よくあるのが高機能を売りにしているRPAツールを導入したものの、欲しい機能が不足していたというケースです。実装されている機能の概要はよくチェックしておきましょう。

 

②自社の規模に機能や価格は合っているか

RPAツールの種類には、複雑な業務に適応できるAIを搭載したものもあれば、単純な作業を自動化するものまで大変幅広くあります。自社で自動化を行おうとしている業務の難易度や規模をよく見極めて、それにフィットしたRPAツールを選定するようにしましょう。営業メールのみ自動化したいのであれば、複雑なRPAツールは不必要です。営業メール以外にも業務の自動化を考えているなら、それに付随した機能が必要となり、RPAツールの価格も高くなります。

 

③継続的に運用可能か

RPAツールは導入できたら終わりではありません。日々運用していく中でメンテナンスも必要です。不具合が発生した際の対応方法もよくチェックしておくようにしましょう。自社での運用の負担が少なく、変更点があってもすぐに対応できるRPAツールが理想的ですが、それはRPAツールが対応する業務の範囲によっても変わってきます。RPAツール導入後のリスクについても前もって相談しておきましょう。

 

営業メールの自動配信なら『APOLLOSALES』

営業のRPAツールは多くのものがありますが、中でも特におすすめしたいのが、APOLLO SALESです。人手不足で困っている営業部門でも、APOLLOSALESを導入すれば、効率の良い営業力が手に入ります。メール営業を積極的に行いたいが、リストの作成に手間と時間がかかって悩んでいる。

そんな悩みの解決手段にAPOLLOSALESはうってつけ。多くの見込み顧客へのアプローチを実現し、新規のお客様を獲得するきっかけを作れます。既に多くの企業がAPOLLOSALESを導入し、非効率な営業活動から脱却しています。営業メールの自動配信なら、APOLLOSALESにお任せです。

 

APOLLOSALESの特徴と事例

ではAPOLLOSALESには一体どんな特徴があるのでしょうか。ここでは3つの特徴をお伝えします。

 

特徴1：営業リストを楽々作成

必要な作業は、営業を行いたいお客様の条件を指定するだけ。あとはAPOLLOSALESがインターネット上の企業情報からお客様リストを自動生成します。今までのアナログな情報収拾とリスト作成作業はもう必要ありません。

 

特徴2：お客様に自動でアプローチ

作成したお客様リストに対して、自動でメール送付もできます。手間をかける事なくお客様へのアプローチが可能です。アプローチ結果をスコア化すれば、その後の営業をより戦略的に進められます。

 

特徴3：分かりやすいインターフェイス

RPAツールを導入したものの、画面が難しく使いにくい。そんな心配はAPOLLOSALESには不要です。誰でも直感的に理解して扱いやすいインターフェイスです。顧客リストの作成から分析まで、誰でも簡単に行えます。

 

最後にAPOLLOSALESを実際に導入した会社の事例を3つ紹介します。どのような効果があったのでしょうか。

 

【事例1：GROVE株式会社】

APOLLOSALESは顧客リスト作成からメールの自動配信まで行えるため、大変重宝しているそうです。少ないリソースでも新規発注を取ることができ効果を実感しているそうです。費用対効果がとても高いと感じています。

 

【事例2：ベルフェイス株式会社】

アポ数を伸ばすためにRPAツールを探していた際に、APOLLOSALESに出会ったそうです。自社に工数がかからない点が大きな魅力で、ボタンを押すだけで1日に最大で1000通ものメールを送れる事には驚いたそうです。今ではアポ数獲得のための大きな武器になっています。

 

【事例3：株式会社アルバイトタイムス】

新規お客様の開拓に課題を感じていたそうで、打開策としてAPOLLOSALESを導入したそうです。過去4年間の実績よりも、APOLLOSALES導入後の4ヶ月の実績の方が上回ったそうで、今の営業にAPOLLOSALESは欠かせないとの事でした。

 

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以下の記事では、テレワークでの営業活動で導入していただきたいツールをご紹介しています。ぜひ、こちらの記事もご一読ください。

テレワークで営業活動を行うには？積極的に使いたいツールとは

 

まとめ

今回はRPAツールについて詳しくご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。RPAツールは導入のハードルも低いので、既に多くの企業が活用しています。APOLLOSALESの導入事例でも紹介しましたが、効果も明白でしたよね。

RPAツールはこれからの営業活動を推進する上で、なくてはならない武器と言えるでしょう。現状の営業活動を変えたい、もっと営業で成果を出したいとお考えの方は、まずは気軽にAPOLLOSALESについて問い合わせてみて下さい。今までの営業の常識が変わり、新たな可能性が開けてくるはずですよ。

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