営業RPAツール 2019.02.22

営業に特化したRPAを導入すべき理由とは？

「RPAを営業に活用できる」と聞いても、具体的な活用方法を思い浮かべられる人はそれほど多くはないと思われます。

それでは、機械的な処理を自動化するRPAをどのように使えば対人業務を主とする営業活動に役立つのでしょうか。

本記事では、営業活動においてRPAが役立つシーンと、営業に特化したRPAを導入すべき理由をご紹介いたします。

営業活動を効率化させるならAPOLLO SALES

 

RPAとは

RPA(Robotic Process Automation)とは、ロボットと呼ばれるソフトウェアを使って、パソコンを使った繰り返し業務を自動化するツールです。

パソコンを使って行われるホワイトカラーの業務の中にも、数多くの定型作業が含まれています。

 

RPAを導入する目的はホワイトカラーがこれまで行っていた仕事を、人間による着想や判断を必要とするクリエイティブな部分とそれ以外の定型作業に分け、定型作業をロボットにまかせることで、ホワイトカラーがクリエイティブな作業に専念できるようにすることです。

 

RPAツールにより、一度定型作業をこなすロボットを作ってしまえば、次からはその作業をロボットにまかせることができます。

 

RPAのロボットはプログラミングの知識なしに作ることができるのも特徴です。

 

パソコンを使った業務を、RPAに録画したり、RPAの中で小さな作業単位を並べたりすることでロボットを作ることができます。

 

現場に近いところで、小さなロボットを作成・改良しながら使い続けることがRPAの特徴です。

 

プログラミングを必要とする大きなシステムの間を結び、複雑になりがちな仕組みの導入を簡略化することで、ホワイトカラーを定型業務から解放することができます。

 

例えば、注文書がファックスで送られてきたとしましょう。

 

ホワイトカラーの仕事は、ファックスをOCR（光学的文字認識）機器で処理することだけです。

これまで時間がかかっていた受注データを基幹システムに登録する作業はロボットが担当するため、この分の時間コストを浮かせることができます。

 

このようにRPAロボットとOCR機器を活用することで、ホワイトカラーは定型作業から解放されます。

 

仮に複雑な業務であっても、定型的である限り、その定型作業をこなすRPAロボットを作ればよいのです。

 

営業に活用できるRPAの多くの機能

 

対人的な業務が大半を占める営業活動には、一見RPAは向かないと考えられがちです。

 

しかし、日常の中の営業業務を観察してみると、多くの場面でRPAを活用できることに気がつくはずです。

 

発注情報や証憑書類をファックスや郵送の形で受け取っても、OCRとRPAを活用すれば受注情報を自動的に基幹システムに登録できます。

 

OCRとRPAを使えば交通費の精算作業も簡単になりますし、各営業担当者が日々の営業活動をシステムに登録するだけでレポート作成やそのメール送信はRPAロボットにまかせることができます。

 

このように、営業活動に付随する作業が煩雑であったり紙の情報を処理する必要があったりする場合でも、定型的である限りRPAを使うことで作業時間を削減することが可能です。

 

営業の課題をRPAで解決！

 

企業は顧客に商品やサービスを販売し、売上を立てることで事業を存続することができます。

 

たとえどれほど優れた商品やサービスを販売していても、それを顧客に知ってもらうことができなければ意味がありません。

 

既存顧客の顧客を大切にすることはもちろん大切ですが、既存顧客が自社商品を永遠に買い続けることは期待できませんし、存続や成長を望むのであれば、新規顧客を開拓するための営業活動をする必要があります。

 

営業の本来の業務とは

 

企業が行っている営業活動を分類わけすると、「アポ取り」と「アポから受注につなげるための活動」の2つのステップがあります。

 

本来であれば、営業活動は後者の「アポから受注につなげるための活動」に注力する必要がありますが、多くの企業がアポ取りに工数を割いており、お客様の心に刺さるようなソリューションの企画＝クリエイティブな作業に十分なリソースを割けていないという事態が多く発生してしまっています。

 

特に、専門性が高い且つ高単価な法人間の取引は、自社があらかじめ設定した価格や売り方で販売するような、単純なものではありません。

 

大量に受注する見返りとしてディスカウントを行うだけではなく、自社の商品やサービスを使って、顧客企業の本来のニーズに対応すること、つまりソリューションの企画・提供が求められます。

 

顧客のニーズを掘り起こし、ソリューションを提供する活動は、非常にクリエイティブな活動。

営業担当者は自分の業務時間をこの活動のために使うべきです。

 

アポ取り業務がネック

 

多くの営業担当者のリソースを奪ってしまっているアポ取りですが、具体的には以下のように行われていました。

 

これまで使ってきたアポリストを見直す

↓

昔であれば電話帳を利用して、現在であればインターネットを活用して、商品やサービスに興味をもちそうな企業を新規で探してリストに追加する

↓

リストに対してひたすら営業の電話をかける

↓

アポ用資料を作成し、訪問をする

 

単純であるにも関わらず、非常に骨の折れる作業です。

 

まず初めに、リストを作る作業が大変です。

 

検索エンジンで商品名、サービス名、用途、サービス内容などを検索しても、雑多な検索結果しか得られないでしょう。

 

一つ一つ検索結果を開き、多くの情報を見つめながら自社サービスにマッチしそうなのかどうかを一件ずつ判断してリスト化していくのにはひどく時間がかかってしまいます。

 

次にリストに対して電話をかける作業に入りますが、このような営業電話は拒否されるのが通例です。

 

最近は営業電話を嫌う顧客も多く、時間を奪われた相手が怒り出すこともありえます。電話がけは、消耗が多く報われにくい作業。社員のモチベーション低下にも繋がります。

 

アポ取りはRPAにまかせよう

 

このような困難があるために、リストや電話による営業自体がしだいに行われなくなり、テレアポによる新規顧客を獲得できなくなり、しだいに売上が右肩下がりになる企業も少なくありません。

 

これは時代の流れもあり、営業担当者の電話スキルが低いせいでアポが取れないのか？と言われたら、必ずしもそうではありません。

 

アポ取りは煩雑ではあるものの定型的な作業。
このような業務はコンピュータにまかせて、営業担当者がきちんと商談で100%のプレゼンをできるようにすることをおすすめします。

 

そのためのツールとして「APOLLO SALES」を始めとしたRPAツールが存在しているのです。

 

営業で役立つRPAツール6選

続いて、おすすめのRPAツールを6つ紹介します。

ロボットを使うツールだけはなく、コンピュータを使って作業を自動化するツールも含めてご紹介することにします。

 

①BizRobo

BizRoboは日本でのサービス提供が比較的早く始まった、汎用のRPAツールです。

企業全体に導入することを想定したRPAツールであるBizRoboは、導入の検討準備段階のサポート、体制構築のサポートなど、全社的な導入を見据えたきめ細かいサポートを提供されています。

各業界・業種に精通したパートナーと連携しているため、自社の業務に適した活用方法を提案してもらうことができます。

 

②Make Leaps

Make Leapsはクラウドで見積書、納品書、請求書などを簡単に作成するツールです。

作成した書類を、ワンクリックで印刷・封入、投函するサービスも提供されます。外部連携機能も充実しているので、書類の作成と処理をこのシステムにまかせることが可能です。

一人が100の取引先を扱うとすると、年間72,500円で使うことができます。

 

③Sprocket

SprocketはWeb接客を自動化するツールです。

無味乾燥になりがちのECサイトに、Web接客を導入れば、親しみが増し、離脱を防ぐことができるでしょう。

クーポンの提示、商品の選び方の提示、サービスの特徴やメリットの紹介など、顧客心理をくみ取った40以上のシナリオの実行により、ECサイトの顧客体験を改善します。

 

④HRRobo For SAP HCM

SAP HCMは世界的に有名なERP（企業資源計画）企業、SAP社が提供する人事管理システムです。

HRRobo For SAP HCMはSAP HCMを使う定型業務を代行するRPAです。

窓口のオデッセイ社は入力、検索、集計、検証、登録、送信などを自動化することで、給与計算などの作業速度を約24倍も高速化すると試算しています。

 

⑤WinActor（ウィンアクター）

WinActorはWindowsパソコンにインストールして使うタイプの汎用のRPAツールです。

WinActorの導入により、プログラミングなしであらゆる定型業務を自動化することができます。

豊富なライブラリや技術研修が、導入・開発を助けます。WinActorのロボットを統合するWinDirectorや、OCRソフトのDX Suite、Prexifort-OCRと連携させることにより、より広範囲の定型業務に対応することができます。

 

⑥SynchRoid（シンクロイド）

SynchRoidはBizRoboをベースにソフトバンクが開発した汎用のRPAです。

最終的に大規模な導入を目指すシステムということもあり、オンライン／オフラインの学習機会、１対１サポート、導入支援、開発サポートなど学習体制やサポート体制が充実しています。

外部システムとの連携として、会計フリー、人事労務フリー、OCR、AI(IBM Watson)との連携が提供されています。

 

営業に特化したRPA「APOLLO SALES」

ここまでにご紹介したRPAツールは汎用ツールか、営業以外の機能を自動化するツールでした。

汎用的なRPAツールを使って、営業担当者の悩みであるアポ取り業務を自動化したいと考えることは自然なことです。

しかし、実際にやろうとすればすぐにわかることですが、一般のRPAツールを用いて、リード管理を実行するロボットを作成することは、技術的な困難が大きすぎるためほぼ不可能です。

APOLLO SALES（アポロセールス）はこうした問題に対応するためのサーバー型のRPAツールです。

APOLLO SALESを使えば、メールや問い合わせフォームへの入力を活用したアポ取りを自動化／半自動化することができます。

APOLLO SALESの仕組みを説明します。

APOLLO SALESが活用するリソースは、運営会社が独自に収集・管理している、アポ取り営業への活用を想定した、数十万件以上におよぶ法人データベースです。

アプローチ先のリストを作るための担当者の作業は、APOLLO SALESの検索画面で、地域や媒体、業種を指定し、企業の条件を細かく絞りこむだけです。

APOLLO SALESが条件を処理して、法人データベースの中からアプローチ先のリストを抽出します。

リストが作成されたら、メール配信予約画面で、リストと配信日時を指定すれば、あらかじめ登録された営業メールが自動的に送信されます。

このように、とても簡単に操作できるAPOLLO SALESですが、精度の高い法人データベースとAIを活用した検索ロジックのおかげで、自社の商品・サービスに関心をもつ企業を逃さずアプローチすることが可能となります。

APOLLO SALESは、人手が足りない中小企業が活用することを念頭に置いて開発されたツールです。

中小企業の状況を考えた結果、直感的に利用できる作業画面が開発されました。導入支援からアポ取りに成功しやすいメールの書き方まで、手厚いサポートを受けることもできます。

APOLLO SALES利用者の声を見ると、導入後2か月程度で月10件程度のアポを取れるようになるようになった例もあります。

アポを１つ取るためのコストはたったの１万円程度とされています。

APOLLO SALESはだれでも簡単に使うことができ、コストパフォーマンスが高く、比較的短期間で効果が現れるツールです。APOLLO SALESを、最初に導入するべき営業用RPAツールとしておススメします。

 

営業活動の効率化のためにRPAツールの導入検討を

企業の営業活動の中で「アポ取り」はこれまで嫌われたり、ないがしろにされたりすることが多い活動でした。

実際、この活動を営業担当者が行うことには無理があります。そうかといって、「アポ取り」をやらないわけにもいきません。

このような状況において、メールによる営業活動を自動化するツール、APOLLO SALESは第一選択となりえます。

ほかの手段を考える前に、APOLLO SALESを試してみてはいかがでしょうか。