営業RPAツール 2019.05.31

RPAソフトウェアを導入する前に知っておきたいこと

皆さんは、RPAソフトウェアをご存知でしょうか。

RPAソフトウェアとは、シンプルなパソコン作業を自動化するソフトです。RPAを導入することで、人間が今まで当該業務に割いていた時間を他の作業に回すことができるようになり、業務全体の効率化が図れます。

また、人の手ならではのミスをなくすこともできます。この記事では、RPAソフトウェアを導入する前に知っておきたいことをご紹介します。

 

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RPAソフトウェアとは

RPAは、Robotics Process Automation(ロボティックスプロセスオートメーション)の略称で、シンプルなパソコン作業を自動化するソフトです。アプリケーションをまたいで自動化することができるため、例えば、web上の情報をコピーしエクセルに貼り付けるといったことを反復して行うことも可能です。

 

人間は特に同じ作業を続けていると、疲れたり飽きたりしてミスを頻発しやすくなります。
一方、ロボットは故障しない限りは同じ作業を正確にこなすことができます。
例えば、大量生産を行う工場では定型作業が多いため、産業用ロボットを導入することにより大幅な生産性の向上を実現してきました。RPAは、ホワイトカラーの業務の自動化や効率化を目的に開発されたソフトウェアロボットと言えます。

 

RPAソフトウェアを導入するメリット

コストの削減

RPAを導入することによって、従来の人間の手作業に比べおよそ25～50%のコストの削減が実現できると言われています。RPAによるロボットの導入と維持にかかる費用は、フルタイムの派遣社員一人の月給の三分の一ほどで済みます。

 

ミス防止

RPAの導入は、人為的なミス(ヒューマンエラー)も減らせます。人は長時間にわたりデータを入力していると、疲労や飽きなどから集中力を欠いてヒューマンエラーを起こしやすくなります。一定の法則に基づいて行われる作業であれば、RPAを取り入れることでヒューマンエラーを大きく減少させることができます。

　　　

業務効率化

RPAは365日24時間稼働することができるため、コストパフォーマンスは抜群です。それだけでなく、決まった形で進めることができる作業をRPAに任せれば、よりクリエイティブで属人性な業務に人間は時間をかけることができます。

 

業務のムダを発見できる

RPAを導入することになれば、どのような業務をRPAに任せるか、どの部分を自動化するか、といったことを検討することになります。これは、社内における業務のあり方を見直す絶好の機会になるといえるでしょう。

 

このように、RPAと人間とがそれぞれの特性を活かし正しく分業することで、企業は人件費を削減しつつ売り上げを伸ばすことができるのです。

 

RPAソフトウェアを導入する企業事例

RPAソフトウェアを導入する前に、他の企業がどのような背景でどういった業務に対しRPAを導入しているか、過去の事例を見ることはとても重要なことです。いくつかの導入事例を見ていきましょう。

 

三菱UFJフィナンシャルグループの業務全般

三菱UFJフィナンシャルグループは、大手金融機関の中でいち早くRPAを導入し、すでにおよそ20の業務で合計20,000時間もの作業の自動化に成功しています。

金融機関はその業務の特性上、多様なデータベースや記録にアクセスし証跡を残さなくてはなりません。その際に必要なシステムへのログインや、保存されているデータの移動について、今まではすべて人の手作業で行っていました。

RPAを導入することによってこれらの作業を自動化し、これらの専門業務を担当する銀行員のおよそ7割の仕事を自動化することに成功しました。

 

C社の採用関連業務

C社では、自社のサイトや大手採用サイトなど様々な募集媒体に応募が来るたびに、人事担当者が採用管理システムに応募者の情報を入力していました。

また、面接の前日には当該システムから面接担当者にあててリマインドメールも送っていました。この一連の作業に月に約10時間もの時間を要しており、さらには情報の入力漏れやリマインドの送信漏れなど人為的なミスも発生していました。

RPAを導入したことでこれらの作業が自動化され、今まで10時間かかっていた当該作業は30分にまで短縮されました。その結果、人事担当者は浮いた時間を人事戦略に充てることができるようになったとのことです。

 

地方金融機関Aの税務調査票・稟議書作成業務

地方金融機関Aでは、定期的に発生する税務調査書類の作成に多くの人員を割いていました。

税務署に提出する書類の作成にあたっては、特定個人の口座情報や取引情報を複数のデータベースから引っ張ってくる必要があります。

これを自動化することで、複数のデータベースの情報を書類に転記するまでのプロセスを人が行う必要がなくなり、書類作成にかかっていた時間をおよそ7割減らすことができました。年間15,000時間も削減できたことになります。

 

また、融資の稟議書作成の自動化にも成功しました。

融資を決定するために必要な稟議書を作成する際も、税務調査書類と同じく複数のデータベースの情報を参照し、さらに分析をする必要があります。

会社情報、取引情報、貸出実績、決裁書の情報など、分析のために必要な情報は多岐にわたり、これらを集めるには多くの時間を要していました。

RPAを導入したことで、審査のフォーマットに転記するまでのプロセスを人が行う必要がなくなり、最も重要ともいえる分析作業に人間が注力できるようになりました。

RPAの導入が、より質が高くスピーディーなサービスの提供に繋がったのです。年間にすると3,000～4,000時間もの時間削減に繋がりました。

 

RPA導入前に知っておきたいこと3つ

では、実際にRPAを導入するにあたってどのようなことを知っておけばよいのでしょうか。以下では大切なポイントを3つご紹介します。

 

効率化したい業務の候補を挙げる

RPAを取り入れる前にまずやるべきなのは、「効率化したい業務の候補を挙げる」ということです。

RPAは近年特に注目されているため、経営陣が興味を持ったという理由だけで導入が検討されることも少なくありません。言うまでもありませんが、これではRPAを効果的に導入することはできません。

RPAの導入にあたっては、まず自社の業務の洗い出しから始めましょう。

例を挙げると、毎週・毎月行う定型業務をすべて洗い出し、残業の多い部署については分析をしてみるとよいでしょう。その上で、自分たちが抱える業務の問題を明らかにし、その業務がRPAに対応できる種類のものなのかも中立的な立場から考えなければなりません。

 

各社で機能&費用比較しておく

同じRPAでもその種類はさまざまで、単純作業を幅広く自動化できる「汎用型」や特定分野に強い「特化型」が存在します。

それぞれのツールには得意分野と不得意分野とがあるため、自社に必要な機能を持っているかどうかは慎重に検討しましょう。汎用型は多様な業務を自動化したい場合に向いていますが、決まった特定業務だけを自動化したい場合は特化型ツールを選ぶと良いでしょう。

機能が充実しているものについ手が伸びがちですが、不要な機能があると無駄が発生し、必要のない経費が発生してしまいます。

 

難しい設定がなく、誰でも使えるかを確認

RPAの導入にあたっては、基本的には知識や技術は必要としません。しかし、面倒と感じる人や慣れるまでには時間がかかる人もいるでしょう。

また、自動化することで仕事が楽になるとは思えずに、「覚えるよりも従来通り自分で作業した方が早いのでは」とRPAを活用しない従業員もいるかもしれません。

そのため、導入後に現場でしっかりと運用していくには、導入後のサポート体制を整えることが非常に重要になってきます。

 

具体的には、以下のような対策をとることをおすすめします。

 

・導入したRPAのベンダーが提供するサポートシステムを利用する

・導入前に社内研修を実施する

・社内でどのように活用されているか定期的に把握する機会を持ち適宜共有する

・RPAの導入をプロジェクト化して運用チームを結成する

 

導入することを目標にするのではなく、社内で安定的に運用できるようなサポートを続けることが、RPA本来の効果発揮に繋がります。

 

営業に活用できるRPAソフトウェアとは？

最後に、営業活動に活用可能なおすすめのRPAソフトウェアとして、APOLLO SALESをご紹介します。APOLLO SALESは、専用の法人データベースを使って見込み客を抽出し、メールの送信問い合わせフォームへの入力を通して行われる営業活動を自動化するツールです。以下ではAPOLLO SALESの特徴について説明します。

 

独自構築された最新の法人データベース

営業活動の成功・不成功の決め手となるのは作成された見込み客リストの精度です。自社のサービスや商品を最も必要とする法人を見つけ出すことができるようにすれば、特別な営業活動を行わずとも、サービスや商品をシンプルに説明するだけで、相手は利益を見出してくれるでしょう。

APOLLO SALESのデータベースは独自に構築されており、件数にして60万件以上になります。また、データは日々更新されており、常に最新のデータに基づいて営業活動をすることができます。

また、AI機能によって、元となる60万件のデータベースから、自社のサービスや商品を最も必要とする企業を選び出すことができます。AIには学習機能があるため、APOLLO SALESを使い続けることによってリストの精度はどんどん向上します。

 

異なるフォームへの自動入力機能

APOLLO SALESが他の営業リスト自動作成ツールと大きく異なる点は、ツールのカバーする作業範囲が、営業リストの自動作成だけではないという点です。

キーワード等に沿って自動作成された営業リストに対し、あらかじめ設定した商品やサービスの案内文を、それぞれの企業の問い合わせフォーム経由で送信することができます。問い合わせフォームへの自動入力と送信は各企業で体裁が異なるため、人手では行えないレベルのアプローチを可能にしていると言えます。

また、送信した案内文が開封されたのか、本文上のURLがクリックされたのか、といったターゲットの関心の程度別にリストを絞り込むこともできます。つまり、APOLLO SALESは営業リストを自動作成するだけではなく、そのリストに対する営業活動まで自動化することができるのです。

 

使いやすいインターフェース

世の中には沢山のツールが出回っており、どれを選ぶかはなかなか難しい判断ですが、導入の成否を決める要素としてツールの使いやすさは非常に重要です。APOLLO SALESは「使いやすさ」を考慮して一から設計されなおされており、インターフェースが非常に簡潔であることが特徴です。具体的には、「リスト検索」「キャンペーン作成」「効果測定」の三つの画面を見るだけで業務の遂行ができるようになっています。各画面も非常に簡潔なので、担当者は使い方の習得に時間を取られることなく直感的に操作することができます。

 

結果にコミットするサポート体制

APOLLO SALESでは、契約後に専任のサポート担当者が任命されます。サポート担当者は、導入時や使い方のサポートのみならず、アポイントメントを取るための営業の文章を作成するノウハウや、リスト作成のコツなどについても相談に乗ります。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。本稿では、RPAソフトウェア導入のメリット、他社事例、導入前のポイント、そしておすすめのソフトウェアについてご紹介しました。

RPAの有用性が広く知られるようになった今、RPAを導入する企業はどんどん増えていくでしょう。また、技術の進化に伴ってRPAの担う役割も増えていくものと思われます。この記事が、読者の皆様にとってRPA導入を検討する一助となれば幸いです。

 

新規アポを確実に取ろう｜APOLLO SALES