営業RPAツール 2019.01.22

営業の生産性を向上させるRPAとは？

RPAという言葉を目にする機会が多いと思いますが、RPAが動いているところを見たことがある方は少ないかもしれません。

営業の携わる人の中には、RPAを知っていても自分には関係ないと考えている方が多いのではないでしょうか。

営業に活用できるRPAをご紹介し、営業への使い道を考えてみましょう。

 

RPAとは

はじめに、RPAとはそもそもどのようなシステムなのかを解説いたします。

RPAの概要

RPAは、「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語です。

ロボットを使って業務プロセスを自動化することを意味します。

ここでいう業務プロセスとはパソコンを使ったオフィスワークのことです。

ロボットというのはパソコン上で動く、特定の作業をこなすソフトウェアのことです。

日本の大手メーカーの工場には、以前から産業用ロボットが導入されてきました。

こうした工場では、ベルトコンベアに流れてくる生産財を、産業用ロボットが加工します。従業員の仕事は産業用ロボットの管理・メンテナンスやロボットではできない作業を行うことです。

ベルトコンベア、産業用ロボット、従業員の三層構造により、正確で迅速な生産が行われます。

一方オフィスワークにおいては、最近まで帳票システム、販売システムなどのシステムを、オフィスの従業員が直接操作していました。

そうした業務の中には、煩雑であるものの定型的であるため、プログラムに任せたほうが速く正確に行えるツールも少なくありません。

オフィスにおいても、システム、RPA（ソフトウェア型ロボット）、従業員の三層構造で業務を遂行することで、工場のように速くて正確に業務を遂行することが可能となります。RPAの導入を成功させるためには、このような三層構造意識する必要があります。

RPAはオフィス従業員が行う一連のパソコン操作を、シナリオと呼ばれる、RPAツールの動作ルールに置き換えて記憶します。

以後、RPAツールがシナリオを実行することで、これまで従業員が行っていた業務を代行します。

一つのシナリオ、あるいは一つのシナリオを実行するRPAツールをロボットと呼びます。

工場内の産業用ロボットのように、RPAロボットがオフィスワークを実行するイメージです。

シナリオを10種類作ることを「ロボットを10体作る」などと表現します。

RPAの最大の特徴は、シナリオの作成のためにプログラミングの知識を必要としないことです。

シナリオを登録するときには、RPAツールを開いて、実際に業務を実行するだけです。

作業単位をツールにドラッグアンドドロップすることでシナリオを作成する場合もあります。

このように直感的に操作できるために、誰でも簡単にシナリオを登録・修正できます。

これはRPAの大きな強みです。

社内のIT部門やITベンダーに頼ることなくオフィスワークを自動化することができます。

AIとの違いはある？

RPAとAI（Artificial Intelligence /人工知能）はどのように関係するのでしょうか。

実はRPAを使った業務の改善にはClass1、Class2、Class3の３段階があります。

最初のClass1は単純作業の自動化を意味します。

請求書のエクセルデータをシステムに入力する作業などは単純ですが時間がかかる作業です。

RPAで自動化すれば数倍～数十倍の速さで実行できます。

簡単なClass1ですが、転記が多い銀行業務などでは効果を発揮します。

Class2は画像認識や音声認識などのAIを用いて自動化の範囲を広げたり質を高めたりする段階です。

たとえば手書された申請用紙や印刷された請求書を光学読み取りでデータ化してからデータベースに登録する作業などを思い浮かべてください。

光学読み取りの段階でAIのパターン認識技術を使っています。

現在のRPAは多くの場合このClass2をカバーしています。

最後のClass 3では売上データ、支出データなどから経営上の意思決定を行うような、高度な判断が自動化されます。

高度な知的作業であっても、基礎となる理論が明確化されている場合、その理論をシステムに組み込めば、作業を自動化することができます。

 

RPAの種類

RPAには二つの種類があります。

デスクトップ型とサーバー型です。

RPAを導入するときには自社の体制や目的に合ったRPAを導入する必要があります。

デスクトップ型のRPAの場合、一つのパソコンにRPAツールがインストールされます。

RPAツールはインストールされたパソコン内のアプリを操作して作業を遂行します。

デスクトップ型のRPAは比較的小規模な部門や個人に適しています。

また、サーバー型のRPAと比較して安い初期費用で導入することができます。

サーバー型のRPAの場合、RPAのロボットはサーバー内に格納されます。

サーバーに格納されたロボットが、複数台のパソコンで作業をこなし、一括で管理することができます。

業務スケールの拡大や、高度化、複数ロボット間の連携などを簡単に行うことができます。会社全体に統一的に導入する場合はサーバー型のRPAが適しています。

サーバー型のRPAの初期費用はデスクトップ型のRPAと比べて高くなることが多く、導入する前に十分な計画と準備が必要です。

ブラウザに依存する場合がありすべてのデスクトップアプリを操作できるとは限りません。

デスクトップ型とサーバー型の種類訳はありますが、今日ではデスクトップ型とされるRPAがサーバー型の機能を提供する場合や、サーバー型がデスクトップ型の機能を提供する場合も多くなっています。

それぞれのRPAの機能を十分に確認しましょう。

 

営業部門でRPAを使う理由

営業部門にも意外に定型業務が多く、そのような作業もRPAに任せることができます。

たとえば見積書の作成で、商品データと得意先データを選んで見積書に転記して見積書の体裁を整える作業などはRPAツールが得意とする作業の一つです。

しかし、こうした作業を汎用のRPAツールで行おうとしても、専門性を必要とするので難しいでしょう。

そこで、営業の専用のRPAツールを利用することが好ましいといえます。

 

営業部門で使えるRPAツール5選

それでは営業部門で使えるRPAツールを5つご紹介いたします。

RPAツールを活用することで、営業部門の定型業務を効率化することができます。

また、オンライン営業、とくに見込み顧客リストの作成と、作成したリストに対する営業活動にはAPOLLO SALES（アポロセールス）のようなRPAツールが有効です。

SMART Message BOT

SMART Message BOTはネオス株式会社が提供しているRPAツールです。

チャットボットについてはご存知でしょうか？

チャットボット(chatbot)は「チャット」と「ボット」を掛け合わせた言葉です。

「ボット」とは「ロボット」の略称であり、「チャット」はおしゃべりを意味します。

つまり、チャットボットとは会話を自動的に行うロボットという意味になります。

SMART Message BOTはチャットを通じて人とやり取りして、さまざまな定型業務をこなすRPAシステムです。

SMART Message BOTを導入すると、チャットボットがこれまで人が行ってきた様々な業務を代行します。

営業や接客の一部に、問い合わせ対応、レストランの食事予約やホテルの宿泊予約、チケット予約をブッキングする業務がありますが、これまで人が行ってきたこれらの業務をチャットボットが代行します。

ユーザーはボットに質問したり、各種の予約を依頼したりします。

ボットはAIやデータベースと連携して、質問に回答したり予約を登録したりします。

チャットボットは社内向けの定型業務も代行します。

勤怠管理、会議室予約、スケジュール管理などは、定型的でありながら、煩雑なため人の手で行うと意外に負担が大きくなりがちです。

たとえば、参加者のスケジュールを押さえて会議室を確保する作業はけっこう時間を取る作業です。

このような場合も、チャットボットに日本語で参加者と会議室を押さえるように依頼するだけで、残りのスケジューリング調整は全部ボットが代行してくれるのですからとても助かります。

WinActor（ウィンアクター）

WinActorはNTTグループが提供する、デスクトップ型のRPAツールです。

Microsoft Windows 各バージョンがインストールされたパソコン上で動作します。

汎用ツールなので、あらゆる定型業務を代行させることができます。

2018年２月現在で800社以上に利用されています。

紙に手書きや印刷された情報をデータ化するツールや紙の帳票類をデータ化する専用ツールなどで情報をデータ化してからWinActorで処理することで業務を自動化します。

機能が汎用であるだけにWinActorのロボットが多数開発されることでしょう。

その様な場合に備えて、複数のロボットを統合管理・連携させるツールも用意されています。豊富なシナリオ・ライブラリが開発を助けます。

FAQやユーザーも充実しています。NTTデータ特約店から購入することで、セミナーなどに参加できたり、導入サポートを受けたりすることができます。

WinActorはMicrosoft Windowsがインストールされたパソコンを用いて行う全ての定型業務を自動化するツールです。

SynchRoid（シンクロイド）

SynchRoidはソフトバンク株式会社が提供するサーバー型の汎用RPAツールです。

RPAテクノロジーズ株式会社が提供するRPAツールBizRobo!（ビズロボ）ベースに、ソフトバンクが独自に開発しました。

SynchRoidもまた、さまざまな定型業務を代行します。

営業に関しては、申し込み入力、経費申請、物販見積などの用途が考えられます。SynchRoidには、会計・人事ソフトの会計フリー、人事労務フリーに対応したロボットが用意されています。

このロボットを使えば、口座を一括で登録・変更したり、支払い通知書を一括で作成・メール送信したり、経費精算の流れを合理化したりすることができます。

BizRobo

BizRoboはRPA テクノロジーズ株式会社が提供する、サーバー型の汎用RPAツールです。

やはりさまざまな定型業務を代行します。

比較的早期にサービスを提供し始めたBizRoboには、10,000ロボットの開発・運用実績とノウハウがあります。

導入を検討する段階から、業務体制の構築、全社的な展開までサポートします。

たくさんのテクノロジーの中から利用企業の運用体制や考慮事項をふまえ、適切なツールを提案します。

このようなサポート体制の充実を受けながら、国内400社以上の現場でさまざまな業務を代行しています。

HRRobo For SAP HCM

HRRobo For SAP HCMは株式会社オデッセイを窓口とする、人事業務に特化したRPAツールです。

HRRoboはHuman Resources Robot、つまり人事ロボットという意味です。

SAP HCM(Human Capital Manegement)はERP（業務統合パッケージ）で世界をリードするドイツのSAP社が提供している包括的な人事管理システムです。

HRRobo For SAP HCMはSAP HCMを利用した人事業務を代行します。

たとえば給与計算などは手作業で行うと煩雑で時間がかかり、ミスも増えますが、このRPAに任せれば、非常に速く行うことができます。

オデッセイ社は24倍程速くなると推計しています。

人事業務を外注している企業などは導入するメリットがありそうです。

 

営業に向いているRPA「APOLLO SALES（アポロセールス）」

企業の営業部門に活用できるRPAに「APOLLO SALES（アポロセールス）」があります。

営業といえば、メール営業やテレアポを思い浮かべる方が多いかと思います。

営業をするにしても、アプローチ先の企業をまとめたリストが必要になります。

そのため、リスト販売会社から購入したり、ターゲットとなりそうな企業をWeb検索などでシートにまとめたりなど、企業へアプローチする前からかなりの時間を要します。

また、メール営業も単純作業とはいえ、その時間を商談の時間に充てたいものです。

APOLLO SALES（アポロセールス）であれば、見込み顧客になり得る企業を自動でリストアップし、作成したリストに対して自動でメールを送ることができます。

APOLLO SALES（アポロセールス）は、数十万件の独自データベースを抱えており、ターゲットの条件を指定することだけで、リストを抽出します。

その後、あらかじめ営業文章、配信日時等の設定をすることで、作成したリストに対して自動でメールを送ることができます。

作業時間にして、ほんの数十分であるため、これまで莫大な時間をかけていた企業、人手不足に悩み営業活動をすることができない企業は是非導入していただきたいRPAです。

 

まとめ

以上、RPAの概要と、RPAを使った営業の生産性の向上についてご紹介しました。

今日さまざまなRPAが提供されています。

中でも、APOLLO SALES（アポロセールス）は特に営業活動に向いているRPAともいえ、数々の企業が導入後、大きな成果を得ることができています。

「営業の成果が振るわない…」

「新たな施策を試したい！」など、

と感じた方は是非お問い合わせください。