営業関連 2019.11.29

営業メールの配信をしたいならまず「リスト」の収集を！

営業活動を行う手段として、メールを中心的に活用している会社は多数あると思われます。基本的なことですが、営業メールを送るには前もって配信リストを用意する必要があります。

リストを作成する方法にはさまざまなものがありますが、この記事では良質な配信リストを作成する重要性について解説するとともに、代表的な作成方法についてもご紹介します。

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営業メールの配信に欠かせない「リスト」

実際にメール営業を行う際は、自社の商品やサービスを売り込みたい個人や企業の連絡先を集めてリスト化するところから始める必要があります。宛先が必要となるメール営業では、他の営業手段よりも配信リストが重要な存在になります。

 

将来的に契約を得られそうな潜在顧客を多数集めることがリスト作りの基本であり、有望な潜在顧客をどれだけ集められるかで総合的な営業効率は大幅に変わってくるといえます。

ただ件数が多くても、自社の営業方針や商品・サービスに合わない潜在顧客ばかりだと、かえって配信作業に時間がかかりやすいので注意が必要です。

 

メールの配信リストを自ら収集するには？

配信リストを自社で作成する場合、新しく連絡先を調査したり、既存の顧客情報をまとめ直したりするなど、多様な方法があります。ここでは、とくに用いられやすい配信リストの作り方をいくつかご紹介します。

 

インターネットで検索する

もっとも手軽なのは、業種や地域などを指定してインターネットでWebサイトを検索することです。自社ホームページを持つ個人事業主や法人を手作業で探し出し、配信リストへ追加していく方法となっています。

場合によっては業種や組合などで会社をまとめて掲載しているWebサイトもあるので、連絡先をまとめて収集することで効率よく配信リストを作成できます。

まとまった件数を集めたい場合に適した方法ですが、購入見込みが低い人と高い人をアプローチ前に見分けることは難しいというデメリットがあります。会社のWebサイトから事業内容や従業員数などを地道に調べていくことである程度は解決できますが、人手と時間がかかる方法なので注意が必要です。

 

法人番号公表サイトを活用する

個人に割り当てられるマイナンバーと同じように、会社にも法人番号が割り当てられています。法人番号は13桁の数字であり、国税庁が設立している「法人番号公表サイト」から日本全国にある会社リストをダウンロードできます。

法人番号から会社名、所在地、メールアドレスなどを調査できるサービスも利用できるので、全国各地からリストを収集したい場合には有効な方法です。

ただし、法人番号から分かるのは相手の本店、本社だけであり、支店を直接把握することはできません。そして、民間の組合や直近1か月以内に設立された会社も法人番号サイトには記載されないようなので、注意が必要です。

 

自社で保有している名刺情報をまとめる

自社の従業員が保有する名刺を再チェックして、配信リストへ追加できる個人や法人が居ないかを探す方法です。営業職員が先送りにした潜在顧客でも、改めて検討することで配信リストへ入る可能性は充分にあります。

名刺を交換してから再度アプローチするまでに自社の商材をアップデートし、相手側の状況や需要が変わったなどの理由で古い名刺が役に立つことは少なくありません。一度は会っている分、新規開拓をするよりもメールに対して反応が見込みやすいというメリットもあります。

しかし、前回のアプローチからほとんど間が空いていなかったり、とくに新しい情報もない時にメールを送信したりしても、売上につながる可能性は低いです。新製品の情報を告知した後や、発売直後などに合わせてメールを送信すると、改めて導入を検討してもらいやすくなります。

 

メールの配信リストの管理方法

Excel（エクセル）を活用する

集めた配信リストを見やすくまとめるには、表計算ソフトのExcelが適しています。相手の会社名や連絡先、住所や担当者名などを一画面で確認できるようになるほか、フィルター表示機能を用いることでいっそう分かりやすく顧客情報をリスト化できます。ある程度大規模なデータベースになる場合、リストの項目名が表記されている部分は常に表示するように設定しておくとリストが見やすくなります。

営業部署内でExcelの情報を随時更新することによって、リストの収集状況や営業頻度といった情報を共有できるようになります。結果として、集めたリストが重複する可能性を抑えられるほか、複数人が同じ所へメールを送信するというミスを防ぎやすくなります。

 

ステータスを明確にする

メールによる営業活動を効率良く実施するには、未配信の潜在顧客、商談が進行中の見込み客、現在取引関係にある既存顧客といったように、ステータスを明確に分けておくことがポイントです。

特に見込み客に関してはメールをいつ、何回送っているか、どれだけ有効なリードが取れているか等についても記録しておくことをおすすめします。そして蓄積された顧客情報を分析することで、業種や地域、顧客別に最適化されたメール営業ができるようになります。

 

メールの配信リストを自ら収集するのは非効率的

配信リストのデータ集めと作成を自社で進めていると、どうしてもリスト作成にかかる時間や人件費は高くなってきます。メールの作成・送信に使える人員や時間も減ってしまうことに加えて、一度収集したリストを使いきったら再び集めなおす手間が必要になります。

そして、営業担当者の人数や技量に見合っていない数を収集しても、アプローチが後回しとなっている間にアドレスが削除、変更されていたり、気づかないうちに同じアドレスを複数集めていたりするなどの問題が出てきます。配信リストを更新、整頓する作業には時間がかかりやすく、人力で取り組むのは少なからず非効率的だといえます。

近年はIT技術が急速に発展しており、配信リストを効率良く収集できる方法が増えてきています。具体的な方法やメリットについては、次項から具体的に解説していきます。

 

メールの配信リストは「ツール」を活用しましょう

メール営業に用いる配信リストを効率良く集めるには、専用のシステムツールを導入してリスト集めを自動化することが有効な手段です。近年では配信リストの収集から更新までを自動化できるツールも増えてきており、さまざまな会社がリスト収集を専用ツールで行うようになっています。

 

メールアプローチツールとは

メール営業に必要な配信リストの収集や、定期的な送信作業などを自動で行う機能を持ったツールをメールアプローチツールといいます。各企業のWebサイトに記載されたメールアドレスに向けて、一度簡単な設定を行うだけで毎日メール営業を実施してくれる機能を持っていることが一般的です。

そして、システムの構造によってオンプレミス型とクラウド型に大別できるという特徴があります。

オンプレミス型は、ツールを利用する個人もしくは法人が自らサーバーを用意して運営するという利用形態です。自社内で顧客情報を全て管理できるぶん、機密情報が外部に漏えいする可能性を抑えやすくなります。

 

しかし、サーバーの用意やアップデートなども自社で行う必要があるので、労力や設備投資コストがかかりやすいというデメリットがあります。

クラウド型は外部の運営業者がサーバーを立てる利用形態です。利用者側はインターネットを経由してサーバーに接続するので、通信環境とPC、スマートフォン等があればすぐにメール営業を始められるというメリットがあります。手軽にメールアプローチツールを導入したい会社なら、クラウド型を選ぶことをおすすめします。

 

メールアプローチツールを導入するメリット

新しくメールアプローチツールを導入した場合、毎日同じ時間帯にメールを送信する機能を用いることで、人が時間を見計らって送信作業を行う手間を省くことができます。

相手がメールチェックを行いそうな時間が早朝や夜中である場合、営業メールを送る目的で早出や残業をする担当者が必要になります。しかし、一度スケジュールを設定すれば人がいなくても自動でメール営業を実施することが可能です。

 

そして、手動だと非常に手間がかかる配信リストの修正作業や、アプローチ状況に合わせて配信リストを補充する作業などもツール側が自動で実施してくれるので、導入しない場合と比べて格段にメール営業を効率良く進められるようになります。古いメールアドレスを自動で営業対象から外してくれるので、誤って迷惑メール業者として判断されてしまう可能性を格段に下げることができます。

なお、メールの送信作業を手動で進めていると、単純な操作ミスで情報漏えいを起こすリスクが少なくありません。自動化されたシステムを導入することで、時と場合によってミスが起こるような事態は防げるようになります。

 

メールアプローチツールなら『APOLLO SALES（アポロセールス）』

近年はさまざまなメールアプローチツールが登場していますが、ここでは使いやすさと高い機能性を両立したAPOLLO SALESをご紹介します。

 

APOLLO SALES（アポロセールス）の機能

APOLLO SALESは、独自のクラウドサーバーを保有しているメールアプローチツールです。数十万件に及ぶ顧客リストから、会社の営業方針に適した配信リストを自動で作成、更新する機能を備えています。

もちろん、APOLLO SALESが作成した配信リストを用いて自動でメール営業を行う機能も備えています。自社が保有する配信リストをツールに読み込ませることで、導入前の営業内容を引き継ぎながらメール営業の効率を向上することも可能です。

 

さらに、継続的にAPOLLO SALESを使用することで人工知能（AI)が営業内容や傾向を自動で学習して、おすすめのメール配信先を提案する機能も備えられています。メールアプローチツールに不慣れな会社でも、リストの自動生成とAIによって営業活動をオートメーション化できるので簡単にメール営業ができるようになります。

APOLLO SALESは非常に直感的で扱いやすいインターフェースを備えていることも特徴です。顧客リストの検索、キャンペーン作成、効果測定の3画面におもな機能がまとめられているので、営業担当者はすぐにAPOLLO SALESを用いたメール営業ができるようになります。

 

APOLLO SALES（アポロセールス）の導入事例

ここでは、中小企業から大手企業まで幅広い規模や業種で導入されているAPOLLO SALESを利用している会社の導入事例をご紹介します。

人材紹介業を行うA社は 、APOLLO SALESを導入してから2か月で200万円の売上を上げられるようになっています。A社は小規模な会社ですが、毎週1社以上の新規顧客を安定して獲得できている状況です。営業職員が少ない会社にとっては、オンライン営業ができるAPOLLO SALESは有用な営業ツールとなっています。

 

Webサービスの開発運営を行うB社は、自社セミナーの集客や新規サービスを試験的に売り出す過程などでAPOLLO SALESを活用しています。同社は広告営業を主なマーケティング手法として用いていましたが、APOLLO SALESの導入後からは広告費を抑えて集客できている状況です。

 

まとめ

営業メールによって売上を上げるには、売上目標に見合うほどの配信リストを集めることが必要になります。現代では配信リストを収集、管理する機能に特化したメールアプローチツールが数多く登場しており、各業界で営業活動にツールを組み込んでいる会社が増えてきています。

これからメールアプローチツールの導入を検討する場合は、導入しやすいクラウド型をおすすめします。当記事で紹介した知識や導入によるメリットを参考に、配信リストの収集を自動化して効率的なメール営業に取り組んでいきましょう。

営業を効率化するなら、APOLLO SALES